面料樣卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司面料樣卡的管理，規(guī)范面料樣卡的制作、使用、保存及銷毀等流程，確保面料樣卡信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)及銷售等環(huán)節(jié)的工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及面料樣卡管理的所有部門和人員，包括但不限于研發(fā)部、采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量控制部、銷售部等。（三）基本原則1.合法性原則：面料樣卡的管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保面料樣卡所記錄的信息準(zhǔn)確無誤，包括面料的材質(zhì)、規(guī)格、顏色、特性等。3.規(guī)范性原則：規(guī)范面料樣卡的制作、使用、保存及銷毀等操作流程，保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密或客戶隱私的面料樣卡信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、面料樣卡的制作（一）樣卡需求提出1.研發(fā)部在進(jìn)行新產(chǎn)品研發(fā)時(shí)，根據(jù)設(shè)計(jì)要求確定所需面料的種類、規(guī)格、顏色等信息，并填寫《面料樣卡制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明樣卡制作的目的、用途、數(shù)量及交付時(shí)間等。2.采購部在采購新面料或?qū)ふ姨娲媪蠒r(shí)，需提供面料樣卡需求，以便與供應(yīng)商溝通確認(rèn)面料的特性和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。申請(qǐng)表應(yīng)包括所需面料的名稱、規(guī)格、顏色、采購數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有面料樣卡信息不完整或不準(zhǔn)確，影響生產(chǎn)正常進(jìn)行時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出面料樣卡更新或補(bǔ)充的需求，并填寫相應(yīng)申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)注明需更新或補(bǔ)充的內(nèi)容、涉及的產(chǎn)品型號(hào)及生產(chǎn)批次等。（二）樣卡制作審批1.《面料樣卡制作申請(qǐng)表》提交后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核樣卡需求的合理性、必要性以及與部門工作的關(guān)聯(lián)性。初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至相關(guān)審批部門。2.根據(jù)樣卡需求的性質(zhì)和涉及范圍，審批流程如下：對(duì)于一般性的面料樣卡制作需求，由研發(fā)部經(jīng)理審批。涉及新產(chǎn)品研發(fā)或重要項(xiàng)目的面料樣卡制作，需經(jīng)研發(fā)總監(jiān)審批。采購部提出的面料樣卡需求，由采購經(jīng)理審批；若涉及大額采購或特殊規(guī)格面料的樣卡制作，需經(jīng)采購總監(jiān)審批。生產(chǎn)部提出的面料樣卡需求，由生產(chǎn)部經(jīng)理審批；若影響到整個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃或產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵面料樣卡，需經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)審批。3.審批部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如審批通過，申請(qǐng)表返回至提出部門；如審批不通過，應(yīng)明確說明原因，并要求提出部門重新調(diào)整樣卡需求。（三）樣卡制作執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的《面料樣卡制作申請(qǐng)表》交至面料樣卡制作部門（通常為研發(fā)部或采購部指定人員），制作人員按照申請(qǐng)表要求進(jìn)行面料樣卡的制作。2.面料樣卡應(yīng)包含以下基本信息：面料名稱、編號(hào)及規(guī)格型號(hào)。面料材質(zhì)成分及含量。面料顏色（應(yīng)提供實(shí)物顏色樣本或標(biāo)準(zhǔn)色卡編號(hào)）。面料的組織結(jié)構(gòu)（如平紋、斜紋、緞紋等）。面料的物理性能指標(biāo)，如克重、幅寬、縮水率、拉伸強(qiáng)度等。面料的化學(xué)性能指標(biāo)，如酸堿度、甲醛含量、色牢度等。面料的生產(chǎn)廠家及產(chǎn)地。面料的用途及適用產(chǎn)品范圍。制作日期及有效期。3.制作面料樣卡時(shí)，應(yīng)確保所使用的面料樣本具有代表性，能夠真實(shí)反映該面料的各項(xiàng)特性。對(duì)于顏色要求較高的面料，應(yīng)采用專業(yè)的染色或印花設(shè)備制作顏色樣本，確保顏色的準(zhǔn)確性和一致性。4.在面料樣卡上應(yīng)加蓋公司的樣卡專用章，并由制作人員簽字確認(rèn)。對(duì)于多頁的面料樣卡，應(yīng)進(jìn)行頁碼編號(hào)并裝訂成冊，確保樣卡的完整性。（四）樣卡制作檢驗(yàn)1.面料樣卡制作完成后，由質(zhì)量控制部對(duì)樣卡進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括樣卡信息的準(zhǔn)確性、面料樣本的代表性以及樣卡的制作質(zhì)量等。2.質(zhì)量控制部應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)樣卡上記錄的各項(xiàng)信息進(jìn)行核對(duì)，確保與實(shí)際面料特性相符。同時(shí)，對(duì)樣卡的顏色、物理性能指標(biāo)、化學(xué)性能指標(biāo)等進(jìn)行檢測，檢測結(jié)果應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.如檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)樣卡存在信息錯(cuò)誤、面料樣本不具代表性或制作質(zhì)量問題等，質(zhì)量控制部應(yīng)及時(shí)通知制作部門進(jìn)行整改。制作部門應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整改，并重新提交質(zhì)量控制部進(jìn)行檢驗(yàn)，直至樣卡符合要求為止。三、面料樣卡的使用（一）樣卡領(lǐng)用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要領(lǐng)用面料樣卡時(shí)，應(yīng)填寫《面料樣卡領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用部門、樣卡名稱、編號(hào)、用途及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.《面料樣卡領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，交至面料樣卡管理部門（通常為研發(fā)部或采購部）。面料樣卡管理部門根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放相應(yīng)的面料樣卡，并做好領(lǐng)用記錄，記錄內(nèi)容包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、樣卡名稱及編號(hào)、領(lǐng)用人簽字等。3.對(duì)于重要或稀缺的面料樣卡，領(lǐng)用部門應(yīng)提供相應(yīng)的擔(dān)?；蛘f明領(lǐng)用必要性，經(jīng)面料樣卡管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。（二）樣卡使用規(guī)范1.領(lǐng)用部門應(yīng)妥善保管面料樣卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如因工作需要轉(zhuǎn)借樣卡給其他部門或人員，需經(jīng)面料樣卡管理部門同意，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)。轉(zhuǎn)借手續(xù)應(yīng)包括轉(zhuǎn)借日期、轉(zhuǎn)借部門及人員、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.在使用面料樣卡過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照樣卡上記錄的信息進(jìn)行操作。如發(fā)現(xiàn)樣卡信息與實(shí)際使用情況不符或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與面料樣卡管理部門溝通核實(shí)，不得擅自更改樣卡信息。3.面料樣卡僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得將樣卡提供給外部單位或個(gè)人，不得用于商業(yè)目的或其他非法活動(dòng)。（三）樣卡歸還1.領(lǐng)用部門在完成工作后，應(yīng)及時(shí)將面料樣卡歸還至面料樣卡管理部門。歸還時(shí)，樣卡管理部門應(yīng)對(duì)樣卡進(jìn)行檢查，確認(rèn)樣卡無損壞、信息無涂改且未超期使用后，辦理歸還手續(xù)，并在領(lǐng)用記錄上注明歸還日期。2.如發(fā)現(xiàn)樣卡存在損壞、丟失或信息涂改等情況，領(lǐng)用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償或處理。賠償金額應(yīng)根據(jù)樣卡的價(jià)值、制作成本以及對(duì)公司造成的損失等因素綜合確定。四、面料樣卡的保存（一）保存方式1.面料樣卡管理部門應(yīng)設(shè)立專門的樣卡檔案室或樣卡存儲(chǔ)區(qū)域，用于存放面料樣卡。樣卡檔案室或存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保樣卡的保存環(huán)境適宜。2.面料樣卡應(yīng)按照類別、編號(hào)、制作時(shí)間等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的樣卡檔案目錄，便于查找和管理。對(duì)于電子樣卡，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子樣卡信息的安全和可追溯性。（二）保存期限1.一般面料樣卡的保存期限為[X]年，自樣卡制作完成之日起計(jì)算。對(duì)于涉及公司重要產(chǎn)品、關(guān)鍵客戶或具有長期參考價(jià)值的面料樣卡，保存期限可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]年。2.在保存期限屆滿后，面料樣卡管理部門應(yīng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定，對(duì)樣卡進(jìn)行清理和銷毀。清理和銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括樣卡名稱、編號(hào)、制作時(shí)間、銷毀日期及銷毀方式等。（三）保存期間的維護(hù)1.定期對(duì)保存的面料樣卡進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保樣卡的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)樣卡有褪色、損壞或信息模糊等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。2.對(duì)于電子樣卡，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問或修改電子樣卡信息。五、面料樣卡的銷毀（一）銷毀申請(qǐng)1.面料樣卡保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，由面料樣卡管理部門填寫《面料樣卡銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀樣卡的名稱、編號(hào)、數(shù)量、制作時(shí)間及銷毀原因等信息。2.《面料樣卡銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司檔案管理部門進(jìn)行審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審查，確保銷毀行為的合法性和合規(guī)性。（二）銷毀審批1.檔案管理部門在收到《面料樣卡銷毀申請(qǐng)表》后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如審批通過，申請(qǐng)表返回至面料樣卡管理部門；如審批不通過，應(yīng)明確說明原因，并要求面料樣卡管理部門重新調(diào)整銷毀申請(qǐng)。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私或重要?dú)v史資料的面料樣卡，銷毀申請(qǐng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知面料樣卡管理部門。（三）銷毀執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的《面料樣卡銷毀申請(qǐng)表》交至面料樣卡管理部門，由面料樣卡管理部門組織實(shí)施面料樣卡的銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)樣卡的材質(zhì)、數(shù)量及保密要求等選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、有效。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《面料樣卡銷毀記錄》上簽字確認(rèn)，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、樣卡名稱及編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式及監(jiān)督人員簽字等。3.對(duì)于電子樣卡的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除完成后，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，如粉碎硬盤、格式化存儲(chǔ)設(shè)備等。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立面料樣卡管理監(jiān)督小組，由質(zhì)量控制部、審計(jì)部等相關(guān)部門人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)面料樣卡的制作、使用、保存及銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理工作符合本辦法的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：樣卡制作流程的規(guī)范性、樣卡信息的準(zhǔn)確性、樣卡使用的合規(guī)性、樣卡保存的安全性以及樣卡銷毀的徹底性等。監(jiān)督小組應(yīng)定期出具監(jiān)督檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立面料樣卡管理工作考核制度，將面料樣卡管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系。考核指標(biāo)包括樣卡制作質(zhì)量、樣卡使用規(guī)范程度、樣卡保存完好率、樣卡銷毀合規(guī)性等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)在面料樣卡管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致