采購分配管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購分配行為，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購項(xiàng)目的分配管理，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.公平公正原則：采購分配過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保所有參與采購的供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭，不得偏袒任何一方。2.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇能夠提供最佳性價(jià)比的供應(yīng)商，以實(shí)現(xiàn)公司效益的最大化。3.合規(guī)合法原則：采購分配活動必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為的合法性。4.透明公開原則：采購分配過程應(yīng)保持透明，公開采購信息，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，定期向采購部門提交采購需求計(jì)劃。采購需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)說明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.對于臨時性或緊急性的采購需求，需求部門應(yīng)及時填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購部門。（二）需求審核1.采購部門收到采購需求計(jì)劃后，應(yīng)組織相關(guān)部門對需求進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、準(zhǔn)確性等。2.對于審核通過的采購需求，采購部門應(yīng)將其納入采購計(jì)劃；對于審核不通過的采購需求，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并要求需求部門進(jìn)行修改或調(diào)整。（三）需求變更1.在采購過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因需要變更采購需求，需求部門應(yīng)及時填寫《采購需求變更申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購部門。2.采購部門收到采購需求變更申請表后，應(yīng)組織相關(guān)部門對變更需求進(jìn)行評估，并根據(jù)評估結(jié)果決定是否同意變更。如同意變更，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并對采購合同進(jìn)行相應(yīng)的修改。三、采購供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。2.根據(jù)采購需求，采購部門應(yīng)從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并邀請其參與報(bào)價(jià)。在邀請供應(yīng)商報(bào)價(jià)時，采購部門應(yīng)向供應(yīng)商提供詳細(xì)的采購需求文件，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評審結(jié)果，采購部門應(yīng)選擇綜合得分最高的供應(yīng)商作為中標(biāo)供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估。評估方式包括實(shí)地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門應(yīng)將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商三個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，采購部門應(yīng)給予一定的獎勵，并在今后的采購活動中優(yōu)先選擇；對于不合格供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能整改到位，采購部門應(yīng)將其從供應(yīng)商信息庫中刪除，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)將其淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，給公司造成重大損失的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的；存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.采購部門在淘汰供應(yīng)商時，應(yīng)填寫《供應(yīng)商淘汰申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給公司管理層。公司管理層批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)及時通知被淘汰的供應(yīng)商，并將其從供應(yīng)商信息庫中刪除。四、采購分配流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)本部門的采購需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后直接提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)根據(jù)采購金額的大小，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的副總經(jīng)理審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。2.對于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行可行性研究和論證，并提交可行性研究報(bào)告?？尚行匝芯繄?bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)效益分析等內(nèi)容。公司管理層根據(jù)可行性研究報(bào)告進(jìn)行決策。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，制定采購計(jì)劃，并按照采購計(jì)劃組織實(shí)施采購活動。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進(jìn)展情況，確保采購活動的順利進(jìn)行。3.對于需要簽訂采購合同的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照公司的合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。（四）采購驗(yàn)收1.采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。2.對于驗(yàn)收合格的采購物品，采購部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并將入庫單提交給財(cái)務(wù)部門；對于驗(yàn)收不合格的采購物品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（五）采購付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購付款申請，并按照公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款。2.采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同的約定進(jìn)行選擇，包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行等。五、采購分配監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立健全采購分配監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購分配過程的監(jiān)督和管理。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購分配活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購分配過程是否符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的要求，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。3.公司應(yīng)設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對采購分配過程中違規(guī)違紀(jì)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，公司應(yīng)給予舉報(bào)人一定的獎勵，并對違規(guī)違紀(jì)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核制度1.公司應(yīng)建立采購分配考核制度，對采購部門和相關(guān)人員的采購分配工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，公司應(yīng)給予采購部門和相關(guān)人員相應(yīng)的獎勵或處罰。對于采購工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵；對于采購工作存在問題的部門和個人，公司應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司采購部門