辦公室物品管理辦法總則目的為了加強公司辦公室物品的管理，規(guī)范物品的采購、使用、保管和處置等行為，提高物品的使用效率，降低公司運營成本，保障公司各項工作的正常開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部所有辦公室物品的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設備、辦公家具等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室物品由公司行政部門統(tǒng)一負責采購、調配和管理，確保資源的合理配置和有效利用。2.節(jié)約使用原則：倡導全體員工節(jié)約使用辦公室物品，杜絕浪費現(xiàn)象，提高物品的使用效率。3.依規(guī)操作原則：嚴格按照本辦法的規(guī)定進行辦公室物品的采購、使用、保管和處置等操作，確保管理工作的規(guī)范化和制度化。管理職責行政部門1.負責制定和完善辦公室物品管理的相關制度和流程。2.組織辦公室物品的采購、驗收、發(fā)放和調配等工作。3.建立辦公室物品管理臺賬，定期對物品進行盤點和清查，確保賬物相符。4.對辦公室物品的使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.負責辦公室物品的報廢、處置等工作，確保資產的安全和完整。使用部門1.負責本部門辦公室物品的申請、領取和使用管理。2.按照規(guī)定的使用范圍和用途使用辦公室物品，不得擅自轉借、挪用或損壞。3.定期對本部門的辦公室物品進行清理和盤點，及時向行政部門反饋物品的使用情況和需求。4.配合行政部門做好辦公室物品的采購、調配和處置等工作。財務部門1.負責審核辦公室物品采購預算和費用報銷，確保資金的合理使用。2.協(xié)助行政部門做好辦公室物品的資產核算和管理工作，定期進行財務審計和監(jiān)督。物品分類與管理辦公用品1.定義：指日常辦公所需的消耗性物品，如筆、紙、文件夾、筆記本等。2.采購管理行政部門根據(jù)各部門的需求和庫存情況，定期制定辦公用品采購計劃，報公司領導審批后實施。采購人員應選擇質量可靠、價格合理的供應商進行采購，確保辦公用品的質量和供應的及時性。采購回來的辦公用品應及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員進行驗收和登記。3.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門領取辦公用品。行政部門按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。對于一些貴重或限量供應的辦公用品，如打印機墨盒、硒鼓等，應實行以舊換新制度。4.使用管理員工應按照規(guī)定的用途和用量使用辦公用品，不得浪費或濫用。對于剩余的辦公用品，應及時交回行政部門，以便統(tǒng)一管理和調配。辦公設備1.定義：指用于辦公的各種設備，如電腦、打印機、復印機、傳真機等。2.采購管理各部門根據(jù)工作需要，提出辦公設備采購申請，說明設備的名稱、型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負責人和公司領導審批后，由行政部門負責采購。采購人員應對市場上的辦公設備進行充分的調研和比較，選擇性能穩(wěn)定、價格合理、售后服務好的產品。采購回來的辦公設備應及時辦理入庫手續(xù)，并組織專業(yè)人員進行安裝、調試和驗收。3.使用管理辦公設備應由專人負責使用和保管，使用者應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自拆卸、改裝或維修設備。定期對辦公設備進行清潔、保養(yǎng)和維護，確保設備的正常運行。如辦公設備出現(xiàn)故障，使用者應及時向行政部門報告，由行政部門安排專業(yè)人員進行維修。4.調配管理行政部門根據(jù)公司的實際工作需要，對辦公設備進行合理調配，提高設備的使用效率。當部門或員工因工作變動或其他原因不再使用辦公設備時，應及時將設備交回行政部門，由行政部門進行統(tǒng)一調配或處置。辦公家具1.定義：指辦公室內使用的各種家具，如辦公桌、辦公椅、文件柜等。2.采購管理行政部門根據(jù)公司的辦公布局和實際需求，制定辦公家具采購計劃，報公司領導審批后實施。采購人員應選擇質量好、款式合適的辦公家具供應商進行采購，確保家具的質量和美觀度。采購回來的辦公家具應及時辦理入庫手續(xù)，并進行安裝和擺放。3.使用管理員工應愛護辦公家具，不得隨意損壞或涂寫。如辦公家具有損壞，應及時向行政部門報告，由行政部門安排維修或更換。4.調配管理行政部門根據(jù)公司的人員變動和辦公布局調整，對辦公家具進行合理調配，確保辦公空間的有效利用。采購管理采購計劃1.各部門應于每月末根據(jù)本部門的工作需求和物品使用情況，填寫物品采購申請表，報部門負責人審批后，提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請表進行匯總和審核，結合庫存情況和公司的預算，制定下個月的辦公室物品采購計劃。3.采購計劃應包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等內容，并報公司領導審批。采購流程1.經(jīng)公司領導審批通過的采購計劃，由行政部門負責組織實施。2.采購人員應根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應商進行詢價、比價和議價，確定最終的供應商和采購價格。3.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準等內容。4.供應商按照合同約定的時間和地點將物品送達公司，采購人員和倉庫管理人員共同進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。采購監(jiān)督1.財務部門對采購預算和費用進行審核和監(jiān)督，確保采購資金的合理使用。2.行政部門定期對采購工作進行總結和評估，分析采購成本和采購質量，不斷優(yōu)化采購流程和供應商選擇。3.公司內部審計部門不定期對采購工作進行審計和檢查，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。庫存管理入庫管理1.采購回來的辦公室物品應及時辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員應根據(jù)采購合同和送貨單，對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等進行認真核對和驗收。2.驗收合格的物品應按照規(guī)定的存放位置進行擺放，并做好標識。3.倉庫管理人員應及時登記物品入庫臺賬，記錄物品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。出庫管理1.各部門領取辦公室物品時，應填寫物品領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫領取物品。2.倉庫管理人員應根據(jù)審批后的申請表發(fā)放物品，并做好發(fā)放記錄，記錄物品的出庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門、領用人等信息。3.對于貴重物品或限量供應的物品，倉庫管理人員應嚴格按照規(guī)定的審批程序進行發(fā)放。盤點管理1.倉庫管理人員應定期對庫存物品進行盤點，一般每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點時應認真核對物品的實際數(shù)量和臺賬記錄，發(fā)現(xiàn)差異應及時查明原因，并進行調整。3.盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，報行政部門和財務部門。庫存控制1.行政部門應根據(jù)公司的實際需求和庫存情況，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.對于一些保質期較短或容易過時的物品，應根據(jù)實際使用情況進行適量采購，減少庫存浪費。使用與維護使用規(guī)范1.員工應按照規(guī)定的使用范圍和用途使用辦公室物品，不得擅自將物品用于私人用途。2.嚴格遵守辦公設備的操作規(guī)程，正確使用辦公設備，避免因操作不當造成設備損壞。3.愛護辦公室物品，保持物品的整潔和完好，不得隨意損壞或丟棄物品。維護保養(yǎng)1.各部門應定期對本部門的辦公設備和家具進行清潔和保養(yǎng)，確保設備和家具的正常使用。2.行政部門應定期組織對辦公設備進行全面的維護和檢修，及時發(fā)現(xiàn)和排除設備故障。3.對于一些需要專業(yè)維護的設備，如電腦、打印機等，應委托專業(yè)的維修公司進行維護和保養(yǎng)。損壞賠償1.如因員工個人原因造成辦公室物品損壞或丟失，應按照物品的實際價值進行賠償。2.員工發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失后，應及時向行政部門報告，說明情況并填寫物品損壞/丟失報告表。3.行政部門根據(jù)報告表進行調查和核實，確定賠償責任和賠償金額，并通知責任人進行賠償。處置管理報廢處理1.對于無法修復或已達到使用年限的辦公室物品，由使用部門提出報廢申請，說明報廢原因和物品的基本情況。2.行政部門組織相關人員對報廢物品進行鑒定和審核，確定是否符合報廢條件。3.經(jīng)審核符合報廢條件的物品，報公司領導審批后進行報廢處理。4.報廢物品應按照規(guī)定的程序進行處置，如變賣、捐贈或銷毀等，處置所得收入應及時上繳公司財務部門。閑置物品處理1.對于閑置的辦公室物品，行政部門應進行登記和統(tǒng)計，了解物品的基本情況和閑置原因。2.行政部門可以通過內部調配、變賣、捐贈等方式對閑置物品進行處理，提高物品的使用效率。3.對于一些有價值的閑置物品，應優(yōu)先考慮在公司內部進行調配使用。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門的辦公室物品使用和管理情況進行檢查，檢查內容包括物品的采購、使用、保管、處置等方面。2.檢查方式可以采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問員工等方式進行。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時