小額度采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司小額度采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構小額度采購活動的管理。本辦法所指小額度采購是指采購金額在[X]元以下的各類物資、服務及工程采購項目。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的檢查。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購管理部門1.職責負責制定和完善公司小額度采購管理制度、流程和標準。指導和監(jiān)督各部門小額度采購工作，協(xié)調解決采購過程中的問題。建立和維護公司小額度采購供應商庫，定期對供應商進行評估和管理。負責組織實施部分集中采購項目，或對各部門采購項目進行抽查和監(jiān)督。分析采購數(shù)據(jù)，總結采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議和措施。2.人員配備根據(jù)公司采購業(yè)務量和工作需要，配備相應數(shù)量的專業(yè)采購人員。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。（二）需求部門1.職責根據(jù)本部門業(yè)務需求，提出小額度采購申請，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預算金額等詳細信息。參與采購項目的市場調研、供應商選擇、采購合同簽訂等工作，提供必要的技術支持和商務意見。負責采購項目的驗收工作，確保采購物資、服務或工程符合合同要求。配合采購管理部門對采購項目進行績效評價。（三）財務部門1.職責負責審核小額度采購預算，確保采購資金的合理安排和有效使用。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關，確保付款方式和時間符合公司財務規(guī)定。負責辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和核算。（四）審計部門1.職責負責對小額度采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購結果是否公正等。對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題進行調查和處理，提出審計意見和建議，促進公司采購管理水平的提高。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)本部門年度工作計劃和業(yè)務需求，在每年[具體時間]前編制下一年度小額度采購預算，報采購管理部門匯總審核。2.采購預算應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額、采購時間等內(nèi)容，并詳細說明采購項目的必要性和可行性。3.采購管理部門對各部門上報的采購預算進行審核，結合公司年度經(jīng)營目標和資金狀況，對預算進行綜合平衡和調整，形成公司年度小額度采購預算草案，報公司領導審批。（二）預算執(zhí)行1.采購預算一經(jīng)批準，必須嚴格執(zhí)行。各需求部門應按照預算安排組織采購活動，不得擅自突破預算。2.如因特殊原因需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調整原因、調整金額及調整后的預算安排，報采購管理部門審核。采購管理部門審核后，報公司領導審批。（三）預算監(jiān)督1.財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，定期檢查各部門采購預算的執(zhí)行進度，確保采購資金按預算使用。2.采購管理部門應定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報，對預算執(zhí)行偏差較大的部門進行督促和指導，確保采購預算的有效執(zhí)行。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《小額度采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預算金額、預計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交采購管理部門。2.采購申請表應附相關的技術文件、圖紙、樣品等資料，以便采購管理部門準確了解采購需求。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括采購項目的必要性、合規(guī)性、預算合理性等。2.對于金額較小、采購流程相對簡單的項目，采購管理部門可直接審批；對于金額較大、采購風險較高或涉及特殊要求的項目，采購管理部門應組織相關部門進行會審，并報公司領導審批。3.采購審批應在[規(guī)定時間]內(nèi)完成，審批通過的采購申請進入采購實施階段；審批不通過的采購申請，采購管理部門應及時反饋給需求部門，并說明原因。（三）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點和需求，采購管理部門可以選擇以下采購方式：詢價采購：適用于采購規(guī)格、標準統(tǒng)一，市場貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購管理部門向多家供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇成交供應商。競爭性談判：適用于采購項目技術復雜或有特殊要求，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的采購項目。采購管理部門邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購，或發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的采購項目。采購管理部門應提供充分的理由和相關證明材料，報公司領導批準后，與單一供應商進行采購談判。網(wǎng)上競價采購：利用公司內(nèi)部采購平臺或第三方電商平臺，發(fā)布采購需求，邀請供應商進行網(wǎng)上競價，根據(jù)報價情況確定成交供應商。適用于標準化程度較高、市場競爭充分的采購項目。采購管理部門應根據(jù)采購項目的實際情況，合理選擇采購方式，確保采購活動的公平、公正、公開。2.供應商選擇采購管理部門根據(jù)采購方式和采購需求，從公司供應商庫或市場上選擇潛在供應商。對于新供應商，采購管理部門應進行資格審查，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審查。采購管理部門可以通過實地考察、樣品檢驗、市場調研、供應商評價等方式，對潛在供應商進行綜合評估，選擇符合要求的供應商作為候選供應商。采購管理部門向候選供應商發(fā)出采購邀請，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件或響應文件。報價文件或響應文件應包括報價明細、技術方案、售后服務承諾、資質證明文件等內(nèi)容。3.采購談判對于采用競爭性談判、單一來源采購等方式的采購項目，采購管理部門應組織與候選供應商進行采購談判。采購談判前，采購管理部門應制定談判方案，明確談判目標、談判策略、談判議程等內(nèi)容。談判方案應報公司領導批準。采購談判過程中，采購管理部門應與供應商就采購項目的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取達成最優(yōu)的采購合同條款。談判過程應做好記錄，形成談判紀要。4.合同簽訂采購談判達成一致后，采購管理部門應起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同草案應提交財務部門、審計部門等相關部門進行審核，審核通過后，報公司領導審批。采購合同經(jīng)公司領導審批后，由采購管理部門與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后，采購管理部門應將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門履行相應職責。（四）采購驗收1.采購項目完成后，需求部門應按照采購合同約定的驗收標準和方法，組織對采購物資、服務或工程進行驗收。2.驗收過程中，需求部門應邀請采購管理部門、財務部門等相關人員參加。驗收人員應認真核對采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等內(nèi)容，確保采購項目符合合同要求。3.對于驗收合格的采購項目，需求部門應填寫《小額度采購驗收單》，經(jīng)驗收人員簽字確認后，報采購管理部門備案。對于驗收不合格的采購項目，需求部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或退換貨等處理方式，直至驗收合格為止。（五）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核采購管理部門提交的付款申請及相關憑證。2.付款申請應包括采購合同編號、采購項目名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額、付款理由等內(nèi)容，并附采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證。3.財務部門審核無誤后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門辦理采購款項的支付手續(xù)。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購管理部門應定期對小額度采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調查、案例分析、專家咨詢、數(shù)據(jù)分析等，全面、準確地識別采購活動中存在的風險。（二）風險評估1.采購管理部門對識別出的風險因素進行風險評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可以采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個等級，對于高風險因素應采取重點關注和控制措施。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，采購管理部門制定相應的風險應對措施。風險應對措施應包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于市場風險，采購管理部門可以通過市場調研、價格監(jiān)測等方式，及時了解市場動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。3.對于供應商風險，采購管理部門應加強供應商管理，建立供應商評價機制，定期對供應商進行評估和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。同時，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。4.對于質量風險，采購管理部門應加強采購質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量保證文件。在驗收過程中，嚴格按照合同要求進行驗收，確保采購物資、服務或工程的質量符合要求。5.對于合同風險，采購管理部門應加強合同管理，嚴格合同起草、審核、簽訂、履行等環(huán)節(jié)的管理。在合同簽訂前，認真審核合同條款，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、無歧義。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，避免合同糾紛的發(fā)生。6.對于付款風險，財務部門應加強付款管理，嚴格審核付款申請及相關憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。同時，合理安排付款時間，避免提前付款或逾期付款給公司帶來損失。六、采購績效評價（一）評價指標1.采購成本：主要考核采購項目的實際采購價格與預算價格的差異率，反映采購成本控制情況。2.采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，考核采購物資、服務或工程的質量符合要求的程度。3.采購效率：以采購周期、合同簽訂及時率等指標，評價采購活動的執(zhí)行效率。4.供應商管理：從供應商滿意度、供應商投訴率等方面，考核對供應商的管理效果。5.合規(guī)性：檢查采購活動是否符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部制度及采購流程的要求。（二）評價方法1.采購管理部門定期收集和整理采購績效評價數(shù)據(jù)，采用定量分析與定性分析相結合的方法，對各部門采購績效進行評價。2.定量分析主要通過計算各項評價指標的數(shù)值，進行對比分析；定性分析主要通過對采購過程中的合規(guī)性、供應商管理等方面進行綜合評價。3.采購績效評價結果可以采用評分制或等級制進行表示，以便直觀地反映各部門采購績效水平。（三）評價結果應用1.采購管理部門將采購績效評價結果反饋給各需求部門，對采購績效優(yōu)秀的部門進行表彰和獎勵，對采購績效較差的部門進行督促和指導，要求其分析原因，制定改進措施，提高采購績效水平。2.采購績效評價結果作為公司對各部門績效考核的重要依據(jù)之一，與部門和員工的績效獎金、晉升等掛鉤，激勵各部門和員工積極做好采購工作。3.采購管理部門根據(jù)采購績效評價結果，總結采購工作中的經(jīng)驗教訓，分析存在的問題和不足，提出改進采購管理工作的建議和措施，不斷完善公司采購管理制度和流程，提高公司采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對小額度采購活動的全過程監(jiān)督。定期對采購項目進行抽查，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購結果是否公正等。2.審計部門應定期對小額度采購活動進行審計監(jiān)督，對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題進行調查和處理，提出審計意見和建議，促進公司采購管理水平的提高。3.財務部門應加強對采購資金的