公司備用金管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司備用金管理，提高資金使用效率，確保備用金的安全與合理使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要而設(shè)立的備用金管理。（三）定義備用金是指公司為滿足各部門(mén)臨時(shí)性、緊急性業(yè)務(wù)支出需求，預(yù)先撥付給相關(guān)部門(mén)或個(gè)人周轉(zhuǎn)使用的資金。（四）管理原則1.專(zhuān)款專(zhuān)用原則：備用金必須用于規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求，合理核定備用金限額，并嚴(yán)格控制。3.及時(shí)報(bào)賬原則：備用金使用后應(yīng)及時(shí)報(bào)賬，不得拖延，確保資金循環(huán)使用。4.監(jiān)督檢查原則：財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保備用金管理規(guī)范。二、備用金的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要確需設(shè)立備用金的，應(yīng)填寫(xiě)《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明備用金用途、預(yù)計(jì)金額、使用期限等，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。（二）審批流程1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)備用金申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核備用金申請(qǐng)的合理性、合規(guī)性以及與預(yù)算的匹配性，審核通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理審批。4.總經(jīng)理審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果辦理備用金撥付手續(xù)。三、備用金的核定與撥付（一）備用金限額核定財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)頻率、歷史支出情況等因素，綜合考慮后核定備用金限額。備用金限額一經(jīng)確定，原則上一年內(nèi)不作調(diào)整。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整備用金限額的，應(yīng)重新履行申請(qǐng)審批程序。（二）備用金撥付財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《備用金申請(qǐng)表》，將備用金足額撥付至備用金使用部門(mén)或個(gè)人指定的銀行賬戶。備用金到賬后，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)及時(shí)確認(rèn)，并在《備用金領(lǐng)用登記表》上簽字。四、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費(fèi)：?jiǎn)T工因公務(wù)出差所需的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費(fèi)用，包括餐飲、禮品、娛樂(lè)等。3.零星采購(gòu)費(fèi)：購(gòu)買(mǎi)辦公用品、低值易耗品、小額設(shè)備等所需的費(fèi)用。4.其他臨時(shí)性、緊急性業(yè)務(wù)支出：如突發(fā)性的辦公設(shè)備維修、水電費(fèi)支付等。（二）使用要求1.備用金使用必須取得合法、有效的原始憑證，憑證內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單等，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度的規(guī)定進(jìn)行粘貼和填寫(xiě)。2.備用金使用應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用，不得擅自改變用途。如需變更用途的，應(yīng)重新履行申請(qǐng)審批程序。3.備用金使用過(guò)程中，如遇金額較大或特殊情況的支出，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備，經(jīng)同意后方可支出。五、備用金的報(bào)賬與核銷(xiāo)（一）報(bào)賬期限備用金使用后，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)在規(guī)定的報(bào)賬期限內(nèi)到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)賬。報(bào)賬期限原則上不得超過(guò)[X]天，特殊情況需延期的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因并申請(qǐng)延期。（二）報(bào)賬流程1.備用金使用部門(mén)或個(gè)人整理好相關(guān)原始憑證，填寫(xiě)《備用金報(bào)銷(xiāo)單》，并注明備用金使用日期、用途、金額等信息。2.將《備用金報(bào)銷(xiāo)單》及原始憑證提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及報(bào)銷(xiāo)金額的準(zhǔn)確性，簽署審核意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證的合法性、合規(guī)性、完整性以及報(bào)銷(xiāo)金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。5.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)報(bào)銷(xiāo)金額與備用金已使用金額進(jìn)行核對(duì)，如報(bào)銷(xiāo)金額小于備用金已使用金額，應(yīng)收回多余的備用金；如報(bào)銷(xiāo)金額大于備用金已使用金額，應(yīng)補(bǔ)足備用金差額。（三）核銷(xiāo)備用金報(bào)賬后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)備用金進(jìn)行核銷(xiāo)，并在《備用金領(lǐng)用登記表》上注明核銷(xiāo)日期、金額等信息。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金管理制度的制定、修訂和解釋。2.審核備用金申請(qǐng)，核定備用金限額，辦理備用金撥付和核銷(xiāo)手續(xù)。3.定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。4.建立備用金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金的申請(qǐng)、撥付、使用、報(bào)賬、核銷(xiāo)等情況，確保備用金賬目清晰、準(zhǔn)確。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)備用金的日常管理和使用，確保備用金安全、合理使用。2.督促本部門(mén)備用金使用人員及時(shí)報(bào)賬，定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)備用金使用情況。3.對(duì)本部門(mén)備用金使用過(guò)程中的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告。（三）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括備用金使用是否符合規(guī)定用途、報(bào)賬是否及時(shí)、原始憑證是否合法有效等。2.審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)備用金管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況、資金使用效益等。3.對(duì)于檢查和審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)或個(gè)人限期整改。對(duì)違規(guī)使用備用金的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。七、備用金的清查與盤(pán)點(diǎn)（一）清查期限財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)備用金進(jìn)行清查，清查期限原則上為每季度一次。（二）清查內(nèi)容1.核對(duì)備用金賬目與實(shí)際庫(kù)存現(xiàn)金是否相符。2.檢查備用金使用情況是否符合規(guī)定，有無(wú)超范圍、超限額使用等情況。3.核實(shí)備用金報(bào)賬是否及時(shí)，有無(wú)逾期未報(bào)賬的情況。4.檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況，有無(wú)違規(guī)操作等問(wèn)題。（三）盤(pán)點(diǎn)1.備用金盤(pán)點(diǎn)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同備用金使用部門(mén)共同進(jìn)行。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)編制《備用金盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄備用金的實(shí)存金額、賬存金額、差異金額等信息。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。屬于記賬錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬目；屬于挪用、貪污等違規(guī)行為的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、罰則（一）對(duì)備用金使用部門(mén)或個(gè)人的處罰1.如發(fā)現(xiàn)備用金使用部門(mén)或個(gè)人存在以下行為之一的，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停備用金使用資格等處罰：未按照規(guī)定用途使用備用金的；未及時(shí)報(bào)賬，逾期超過(guò)規(guī)定期限的；提供虛假報(bào)銷(xiāo)憑證，騙取備用金的；挪用備用金的。2.對(duì)于因違規(guī)使用備用金給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。（二）對(duì)相關(guān)管理人員的處罰1.如發(fā)現(xiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等管理人員在備用金審批過(guò)程中存在把關(guān)不嚴(yán)、濫用職權(quán)等行為的，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、免職等處罰。2.對(duì)于因管理人員違規(guī)審批導(dǎo)致備用金出現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋