公司備用金管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司備用金管理，提高資金使用效率，確保備用金的安全與合理使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要而設(shè)立的備用金管理。（三）定義備用金是指公司為滿足各部門臨時性、緊急性業(yè)務(wù)支出需求，預(yù)先撥付給相關(guān)部門或個人周轉(zhuǎn)使用的資金。（四）管理原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金必須用于規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門業(yè)務(wù)特點和實際需求，合理核定備用金限額，并嚴(yán)格控制。3.及時報賬原則：備用金使用后應(yīng)及時報賬，不得拖延，確保資金循環(huán)使用。4.監(jiān)督檢查原則：財務(wù)部門定期對備用金使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保備用金管理規(guī)范。二、備用金的申請與審批（一）申請條件各部門因業(yè)務(wù)需要確需設(shè)立備用金的，應(yīng)填寫《備用金申請表》，詳細(xì)說明備用金用途、預(yù)計金額、使用期限等，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人對本部門備用金申請進(jìn)行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況進(jìn)行審批，審批通過后交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核備用金申請的合理性、合規(guī)性以及與預(yù)算的匹配性，審核通過后報總經(jīng)理審批。4.總經(jīng)理審批同意后，財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理備用金撥付手續(xù)。三、備用金的核定與撥付（一）備用金限額核定財務(wù)部門根據(jù)各部門業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)頻率、歷史支出情況等因素，綜合考慮后核定備用金限額。備用金限額一經(jīng)確定，原則上一年內(nèi)不作調(diào)整。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整備用金限額的，應(yīng)重新履行申請審批程序。（二）備用金撥付財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《備用金申請表》，將備用金足額撥付至備用金使用部門或個人指定的銀行賬戶。備用金到賬后，使用部門或個人應(yīng)及時確認(rèn)，并在《備用金領(lǐng)用登記表》上簽字。四、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費：員工因公務(wù)出差所需的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務(wù)招待費：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費用，包括餐飲、禮品、娛樂等。3.零星采購費：購買辦公用品、低值易耗品、小額設(shè)備等所需的費用。4.其他臨時性、緊急性業(yè)務(wù)支出：如突發(fā)性的辦公設(shè)備維修、水電費支付等。（二）使用要求1.備用金使用必須取得合法、有效的原始憑證，憑證內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等，并按照公司財務(wù)報銷制度的規(guī)定進(jìn)行粘貼和填寫。2.備用金使用應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用，不得擅自改變用途。如需變更用途的，應(yīng)重新履行申請審批程序。3.備用金使用過程中，如遇金額較大或特殊情況的支出，應(yīng)提前向財務(wù)部門報備，經(jīng)同意后方可支出。五、備用金的報賬與核銷（一）報賬期限備用金使用后，使用部門或個人應(yīng)在規(guī)定的報賬期限內(nèi)到財務(wù)部門報賬。報賬期限原則上不得超過[X]天，特殊情況需延期的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因并申請延期。（二）報賬流程1.備用金使用部門或個人整理好相關(guān)原始憑證，填寫《備用金報銷單》，并注明備用金使用日期、用途、金額等信息。2.將《備用金報銷單》及原始憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實業(yè)務(wù)的真實性、合理性以及報銷金額的準(zhǔn)確性，簽署審核意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，審批通過后交財務(wù)部門審核。4.財務(wù)部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性以及報銷金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核無誤后辦理報銷手續(xù)。5.財務(wù)部門根據(jù)報銷金額與備用金已使用金額進(jìn)行核對，如報銷金額小于備用金已使用金額，應(yīng)收回多余的備用金；如報銷金額大于備用金已使用金額，應(yīng)補(bǔ)足備用金差額。（三）核銷備用金報賬后，財務(wù)部門應(yīng)及時對備用金進(jìn)行核銷，并在《備用金領(lǐng)用登記表》上注明核銷日期、金額等信息。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金管理制度的制定、修訂和解釋。2.審核備用金申請，核定備用金限額，辦理備用金撥付和核銷手續(xù)。3.定期對備用金使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。4.建立備用金臺賬，詳細(xì)記錄備用金的申請、撥付、使用、報賬、核銷等情況，確保備用金賬目清晰、準(zhǔn)確。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門備用金的日常管理和使用，確保備用金安全、合理使用。2.督促本部門備用金使用人員及時報賬，定期與財務(wù)部門核對備用金使用情況。3.對本部門備用金使用過程中的真實性、合理性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時向財務(wù)部門報告。（三）監(jiān)督檢查1.財務(wù)部門定期對備用金使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括備用金使用是否符合規(guī)定用途、報賬是否及時、原始憑證是否合法有效等。2.審計部門不定期對備用金管理情況進(jìn)行審計，重點檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況、資金使用效益等。3.對于檢查和審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或個人限期整改。對違規(guī)使用備用金的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。七、備用金的清查與盤點（一）清查期限財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進(jìn)行清查，清查期限原則上為每季度一次。（二）清查內(nèi)容1.核對備用金賬目與實際庫存現(xiàn)金是否相符。2.檢查備用金使用情況是否符合規(guī)定，有無超范圍、超限額使用等情況。3.核實備用金報賬是否及時，有無逾期未報賬的情況。4.檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況，有無違規(guī)操作等問題。（三）盤點1.備用金盤點應(yīng)由財務(wù)部門會同備用金使用部門共同進(jìn)行。2.盤點時，應(yīng)編制《備用金盤點表》，詳細(xì)記錄備用金的實存金額、賬存金額、差異金額等信息。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。屬于記賬錯誤的，應(yīng)及時調(diào)整賬目；屬于挪用、貪污等違規(guī)行為的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、罰則（一）對備用金使用部門或個人的處罰1.如發(fā)現(xiàn)備用金使用部門或個人存在以下行為之一的，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停備用金使用資格等處罰：未按照規(guī)定用途使用備用金的；未及時報賬，逾期超過規(guī)定期限的；提供虛假報銷憑證，騙取備用金的；挪用備用金的。2.對于因違規(guī)使用備用金給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。（二）對相關(guān)管理人員的處罰1.如發(fā)現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等管理人員在備用金審批過程中存在把關(guān)不嚴(yán)、濫用職權(quán)等行為的，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、免職等處罰。2.對于因管理人員違規(guī)審批導(dǎo)致備用金出現(xiàn)問題的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋