鐵路存貨管理辦法一、總則（一）目的為加強鐵路存貨管理，規(guī)范存貨采購、驗收、存儲、發(fā)出、盤點等環(huán)節(jié)的操作流程，確保存貨安全、完整，提高存貨使用效率，降低存貨成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于鐵路系統(tǒng)內(nèi)各單位的存貨管理活動，包括但不限于原材料、燃料、備品備件、低值易耗品等各類存貨。（三）基本原則1.合法性原則：存貨管理活動必須符合國家法律法規(guī)和鐵路行業(yè)相關(guān)標準要求。2.準確性原則：存貨的記錄和核算應(yīng)準確無誤，確保賬實相符。3.安全性原則：采取有效措施保障存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：通過科學(xué)管理，提高存貨周轉(zhuǎn)速度，降低存貨資金占用，實現(xiàn)存貨管理的經(jīng)濟效益。（四）職責(zé)分工1.物資管理部門負責(zé)制定存貨管理制度和流程，并組織實施。編制存貨采購計劃，審核采購申請，組織采購活動。負責(zé)存貨的驗收、存儲、保管和發(fā)放工作。定期組織存貨盤點，編制盤點報告，提出存貨管理改進建議。2.財務(wù)部門負責(zé)存貨的賬務(wù)處理和核算工作，確保賬實相符。參與存貨采購計劃的審核，對存貨采購資金進行預(yù)算控制和監(jiān)督。定期對存貨成本進行分析，為存貨管理決策提供財務(wù)支持。3.使用部門提出存貨采購申請，提供存貨需求信息。負責(zé)存貨的領(lǐng)用和使用管理，合理使用存貨，提高存貨使用效益。配合物資管理部門和財務(wù)部門進行存貨盤點工作。二、存貨采購管理（一）采購計劃編制1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)鐵路運輸生產(chǎn)任務(wù)、設(shè)備維修計劃、物資消耗定額等，結(jié)合存貨庫存情況，定期編制存貨采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準。（二）采購申請審批1.使用部門根據(jù)實際需求填寫存貨采購申請單，詳細說明采購存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交物資管理部門。2.物資管理部門對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、庫存情況等。對于金額較大或重要的采購申請，應(yīng)組織相關(guān)部門進行論證。3.采購申請經(jīng)物資管理部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的采購申請方可進入采購流程。（三）采購方式選擇1.鐵路存貨采購可根據(jù)采購金額、采購頻率、市場供應(yīng)情況等因素，選擇公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式。2.對于符合公開招標條件的采購項目，應(yīng)按照國家和鐵路行業(yè)有關(guān)規(guī)定進行公開招標。公開招標應(yīng)發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標，并按照規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應(yīng)商。3.對于因特殊原因不適合公開招標的采購項目，可采用邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式。邀請招標應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書；競爭性談判應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商；單一來源采購應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的情形，并經(jīng)審批后實施。（四）采購合同簽訂1.物資管理部門應(yīng)與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門備案。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款對采購資金進行管理和支付。（五）采購過程監(jiān)督1.物資管理部門應(yīng)建立采購過程監(jiān)督機制，對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購過程合法、合規(guī)、公正、透明。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購價格合理性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改。三、存貨驗收管理（一）驗收準備1.物資管理部門在存貨到貨前，應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.驗收人員應(yīng)熟悉存貨的采購合同、技術(shù)標準、質(zhì)量要求等文件，準備好驗收所需的工具和設(shè)備。（二）驗收程序1.存貨到貨后，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求和驗收標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。2.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)對存貨的質(zhì)量進行檢驗，出具質(zhì)量檢驗報告。對于需要進行理化性能檢驗的存貨，應(yīng)按照相關(guān)標準進行檢驗。3.驗收人員應(yīng)認真填寫驗收記錄，詳細記錄驗收情況。驗收記錄應(yīng)包括存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、驗收結(jié)果等內(nèi)容。4.驗收合格的存貨，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的存貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的存貨，物資管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將存貨存入指定倉庫，并登記存貨臺賬。2.對于驗收不合格的存貨，物資管理部門應(yīng)填寫不合格存貨處理單，注明不合格原因、處理意見等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)處理不合格存貨。處理方式包括退貨、換貨、補貨等。4.對于因驗收不合格給鐵路造成損失的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、存貨存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)存貨的類別、特性、存儲要求等，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、燃料區(qū)、備品備件區(qū)、低值易耗品區(qū)等。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，配備必要的消防器材、安全設(shè)施和存儲設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤等。（二）存貨入庫1.存貨驗收合格后，物資管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)驗收記錄，將存貨準確無誤地存入指定倉庫，并在存貨臺賬上登記入庫日期、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。2.對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊存貨，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲和管理，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（三）存貨保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對存貨進行檢查和盤點，確保存貨的安全和完整。檢查內(nèi)容包括存貨的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀態(tài)等。2.對于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的存貨，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防腐、防火等措施，確保存貨質(zhì)量不受影響。3.倉庫應(yīng)建立存貨保管臺賬，詳細記錄存貨的出入庫情況、存儲位置、保管期限等信息。保管臺賬應(yīng)定期與存貨臺賬進行核對，確保賬賬相符。（四）存貨出庫1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要填寫存貨領(lǐng)用單，注明領(lǐng)用存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交物資管理部門。2.物資管理部門對存貨領(lǐng)用單進行審核，審核內(nèi)容包括領(lǐng)用申請的合理性、必要性、庫存情況等。審核通過后，辦理存貨出庫手續(xù)。3.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)存貨領(lǐng)用單，及時將存貨發(fā)放給使用部門，并在存貨臺賬上登記出庫日期、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。4.對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊存貨的出庫，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行審批和登記，確保出庫過程安全、規(guī)范。五、存貨盤點管理（一）盤點計劃制定1.物資管理部門應(yīng)定期組織存貨盤點，制定盤點計劃。盤點計劃應(yīng)明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。2.盤點范圍應(yīng)涵蓋鐵路系統(tǒng)內(nèi)各單位的所有存貨，包括庫存存貨、在途存貨、委托加工存貨等。3.盤點時間應(yīng)根據(jù)鐵路生產(chǎn)經(jīng)營特點和存貨管理要求確定，一般每年至少進行一次全面盤點，每月或每季度進行一次局部盤點。（二）盤點實施1.物資管理部門應(yīng)組織成立盤點小組，負責(zé)具體的盤點工作。盤點小組應(yīng)由物資管理部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成。2.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃，對存貨進行逐一清點、核對，并記錄盤點結(jié)果。盤點記錄應(yīng)包括存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點、賬實差異等內(nèi)容。3.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進行記錄。對于盤盈、盤虧的存貨，應(yīng)填寫盤盈盤虧報告單，注明盤盈、盤虧的原因、數(shù)量、金額等信息。（三）盤點結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，盤點小組應(yīng)編制盤點報告，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等內(nèi)容。盤點報告經(jīng)相關(guān)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于盤盈的存貨，應(yīng)按照規(guī)定進行賬務(wù)處理，增加存貨賬面價值，并查明原因，報相關(guān)部門審批后進行相應(yīng)處理。3.對于盤虧的存貨，應(yīng)區(qū)分不同情況進行處理：屬于正常損耗的，經(jīng)審批后計入當(dāng)期損益；屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任，要求責(zé)任人賠償損失；屬于自然災(zāi)害等不可抗力原因造成的，經(jīng)審批后計入營業(yè)外支出。4.物資管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果，及時調(diào)整存貨臺賬和財務(wù)賬目，確保賬實相符。同時，應(yīng)針對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，分析原因，提出改進措施，完善存貨管理制度和流程。六、存貨核算管理（一）核算原則1.鐵路存貨核算應(yīng)遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原則、歷史成本原則、配比原則等會計核算原則。2.存貨的入賬價值應(yīng)按照實際成本確定，包括采購成本、加工成本和其他成本。（二）核算方法1.物資管理部門應(yīng)建立存貨明細賬，按照存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額等進行明細核算。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物資管理部門提供的存貨出入庫憑證，及時進行賬務(wù)處理，登記存貨總賬和明細賬，確保賬賬相符、賬實相符。3.對于存貨的發(fā)出，可采用先進先出法、加權(quán)平均法、個別計價法等方法進行核算。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實際情況選擇合適的核算方法，并保持核算方法的一致性。（三）成本核算1.鐵路存貨成本應(yīng)包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、保險成本等直接成本和間接成本。2.物資管理部門應(yīng)定期對存貨成本進行核算和分析，找出成本控制的關(guān)鍵點，采取有效措施降低存貨成本。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)存貨成本核算結(jié)果，編制存貨成本報表，為存貨管理決策提供財務(wù)支持。七、存貨信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.鐵路應(yīng)建立完善的存貨信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)存貨采購、驗收、存儲、發(fā)出、盤點、核算等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.存貨信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、預(yù)警等功能，能夠?qū)崟r反映存貨的庫存情況、出入庫情況、成本情況等信息。（二）數(shù)據(jù)維護與管理1.物資管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)存貨信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護和管理工作，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性。2.數(shù)據(jù)維護人員應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)情況一致。（三）信息化應(yīng)用1.鐵路各單位應(yīng)充分利用存貨信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)存貨管理的信息化、自動化和規(guī)范化。2.通過信息化系統(tǒng)，物資管理部門可以實時掌握存貨庫存情況，合理安排采購計劃，提高采購效率；使用部門可以及時查詢存貨庫存信息，按需領(lǐng)用存貨，提高存貨使用效益；財務(wù)部門可以實時獲取存貨財務(wù)數(shù)據(jù)，進行準確的賬務(wù)處理和成本核算，為財務(wù)管理提供有力支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.鐵路內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對各單位的存貨管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括存貨管理制度執(zhí)行情況、采購管理、驗收管理、存儲管理、盤點管理、核算管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。（二）考核評價1.物資管理部門應(yīng)建立存貨管理考