采買樣品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采買樣品的管理流程，確保采買樣品的采購、使用、存儲等環(huán)節(jié)得到有效控制，提高工作效率，保證公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要進行的采買樣品活動，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測、市場推廣等方面。（三）原則1.合法性原則：采買樣品活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。2.合理性原則：根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，合理確定采買樣品的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免浪費。3.規(guī)范性原則：建立標準化的采買樣品管理流程，確保各項工作有序進行。4.責任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在采買樣品管理中的職責，做到責任到人。二、職責分工（一）需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出采買樣品的申請，詳細說明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負責對采購回來的樣品進行驗收，檢查樣品的質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。3.妥善保管和使用采買樣品，按照規(guī)定進行登記和記錄。（二）采購部門1.根據(jù)需求部門的申請，負責采買樣品的具體采購工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.跟進采購進度，確保樣品按時、按質(zhì)、按量采購回來。3.負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的問題和糾紛。（三）財務(wù)部門1.審核采買樣品的預(yù)算，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負責對采買樣品的費用進行核算和報銷，嚴格按照財務(wù)制度進行操作。3.監(jiān)督采買樣品資金的使用情況，防止出現(xiàn)資金浪費和違規(guī)支出。（四）倉庫管理部門1.負責采買樣品的入庫、存儲和保管工作，按照規(guī)定的存儲條件進行存放，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.建立樣品庫存臺賬，記錄樣品的出入庫情況，定期進行盤點。3.根據(jù)需求部門的領(lǐng)用申請，及時發(fā)放樣品，并做好發(fā)放記錄。（五）質(zhì)量管理部門1.對采買樣品的質(zhì)量進行抽檢，確保采購的樣品符合相關(guān)質(zhì)量標準。2.參與樣品驗收工作，提供專業(yè)的質(zhì)量意見和建議。3.負責對不合格樣品的處理進行監(jiān)督和審核。三、采買樣品申請與審批（一）申請流程1.需求部門填寫《采買樣品申請表》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額、用途、需求日期等信息。2.將申請表提交給部門負責人審核，部門負責人根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況進行審批，簽署意見后提交至采購部門。（二）審批權(quán)限1.采購金額在[X]元以下的采買樣品申請，由部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的采買樣品申請，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購金額在[X]元以上的采買樣品申請，由總經(jīng)理審批。（三）預(yù)算管理1.需求部門在申請采買樣品時，應(yīng)同時提交樣品采購預(yù)算，明確采購費用的來源和金額。2.財務(wù)部門對預(yù)算進行審核，確保預(yù)算合理、可行。對于超出預(yù)算的申請，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批后才能進行采購。四、采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)等情況，確保其符合公司要求。3.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。（二）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請和合同，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保樣品按時、按質(zhì)、按量交付。2.在采購過程中，如遇供應(yīng)商無法按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進度、更換產(chǎn)品等。3.采購部門應(yīng)定期向需求部門反饋采購進度，如遇重大問題應(yīng)及時匯報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）采購驗收1.樣品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門、倉庫管理部門和質(zhì)量管理部門進行驗收。2.需求部門按照申請要求對樣品的規(guī)格、數(shù)量、外觀等進行驗收，檢查樣品是否與采購合同一致。3.倉庫管理部門對樣品的數(shù)量進行核對，并檢查樣品的包裝是否完好。4.質(zhì)量管理部門對樣品的質(zhì)量進行抽檢，按照相關(guān)質(zhì)量標準進行檢驗，確保樣品質(zhì)量合格。5.驗收合格的樣品，由需求部門在《采買樣品驗收單》上簽字確認，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的樣品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并做好記錄。五、樣品使用與保管（一）使用管理1.需求部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用采買樣品，不得擅自改變其用途或挪作他用。2.在使用樣品過程中，需求部門應(yīng)做好記錄，包括樣品的使用時間、使用人員、使用情況等信息，以便追溯和查詢。3.對于有特殊存儲要求的樣品，需求部門應(yīng)按照要求進行存儲和使用，確保樣品質(zhì)量不受影響。（二）保管管理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的特性和存儲要求，設(shè)置專門的存儲區(qū)域，確保樣品妥善存放。2.對于易損壞、易變質(zhì)的樣品，倉庫管理部門應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，如防潮、防蟲、防火等，定期對樣品進行檢查和維護，確保樣品質(zhì)量安全。3.倉庫管理部門應(yīng)建立樣品庫存臺賬，詳細記錄樣品的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存放位置等信息，做到賬物相符。4.定期對樣品進行盤點，確保庫存數(shù)量準確。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。六、樣品處置（一）報廢處理1.對于已失去使用價值或損壞無法修復(fù)的樣品，需求部門應(yīng)填寫《樣品報廢申請表》，說明報廢原因、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.將申請表提交給部門負責人審核，部門負責人簽署意見后提交至質(zhì)量管理部門和財務(wù)部門審批。3.質(zhì)量管理部門對報廢樣品進行鑒定，確認其確實已無使用價值；財務(wù)部門審核報廢申請的合理性和合規(guī)性。4.經(jīng)審批同意后，倉庫管理部門對報廢樣品進行清理，并做好記錄。報廢樣品的處理方式應(yīng)符合環(huán)保要求，避免造成環(huán)境污染。（二）退換貨處理1.如因質(zhì)量問題或其他原因需要退換貨的樣品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退換貨手續(xù)。2.采購部門填寫《樣品退換貨申請表》，說明退換貨原因、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期等信息，并附上相關(guān)證明材料。3.將申請表提交給部門負責人審核，部門負責人簽署意見后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，采購部門負責與供應(yīng)商聯(lián)系，安排退換貨事宜。倉庫管理部門做好退換貨樣品的出入庫記錄。（三）樣品回收1.對于因業(yè)務(wù)結(jié)束或其他原因不再需要的樣品，需求部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門進行回收。2.倉庫管理部門對回收的樣品進行清點和核對，辦理入庫手續(xù)，并做好記錄。3.回收的樣品應(yīng)妥善保管，根據(jù)實際情況進行處理，如再次利用、報廢等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.財務(wù)部門定期對采買樣品的費用支出進行審計，檢查采購費用是否合理、合規(guī)，是否存在浪費和違規(guī)支出的情況。2.審計部門對采買樣品的管理流程進行不定期審計，檢查各部門是否按照規(guī)定的流程進行操作，各項職責是否落實到位。（二）日常檢查1.質(zhì)量管理部門定期對采買樣品的質(zhì)量進行抽檢，確保采購的樣品符合相關(guān)質(zhì)量標準。2.倉庫管理部門定期對樣品的庫存情況進行檢查，確保賬物相符，樣品存儲安全。3.各部門應(yīng)定期對本部門采買樣品的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況上報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）違規(guī)處理1.對于在采買樣品管理過程中違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的責任，要求其賠償損失。八、附則（一）解