酒店掛賬管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)酒店掛賬業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范掛賬操作流程，有效控制財務(wù)風(fēng)險，保障酒店資金安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店與協(xié)議單位、公司內(nèi)部員工等發(fā)生的掛賬業(yè)務(wù)管理。（三）基本原則1.合法性原則：掛賬業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度的要求。2.風(fēng)險可控原則：在拓展掛賬業(yè)務(wù)時，充分評估客戶信用風(fēng)險，確保應(yīng)收賬款能夠及時足額收回。3.規(guī)范操作原則：明確掛賬業(yè)務(wù)的申請、審批、記賬、結(jié)算等操作流程，確保各項工作有序進(jìn)行。4.責(zé)任明確原則：對掛賬業(yè)務(wù)涉及的各部門及人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，做到責(zé)任清晰。二、掛賬客戶管理（一）協(xié)議單位掛賬管理1.協(xié)議簽訂市場營銷部門負(fù)責(zé)與潛在協(xié)議單位洽談合作事宜，達(dá)成合作意向后，擬定《酒店掛賬協(xié)議》?！毒频陹熨~協(xié)議》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括掛賬額度、結(jié)算方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任等條款。協(xié)議經(jīng)酒店總經(jīng)理審批后，由市場營銷部門與協(xié)議單位簽訂。2.客戶信息收集與審核市場營銷部門負(fù)責(zé)收集協(xié)議單位的基本信息，包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書等。財務(wù)部負(fù)責(zé)對協(xié)議單位的信用狀況進(jìn)行審核，評估其還款能力和信用風(fēng)險。審核內(nèi)容包括但不限于：協(xié)議單位的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、銀行信用記錄、涉訴情況等。根據(jù)審核結(jié)果，財務(wù)部確定協(xié)議單位的掛賬額度，并報酒店總經(jīng)理審批。3.協(xié)議變更與終止如協(xié)議單位的經(jīng)營狀況、信用狀況等發(fā)生變化，市場營銷部門應(yīng)及時通知財務(wù)部。財務(wù)部根據(jù)實際情況，重新評估協(xié)議單位的信用風(fēng)險，并調(diào)整其掛賬額度。如需變更《酒店掛賬協(xié)議》的相關(guān)條款，市場營銷部門應(yīng)與協(xié)議單位協(xié)商一致后，擬定《掛賬協(xié)議變更協(xié)議》，經(jīng)酒店總經(jīng)理審批后，與協(xié)議單位簽訂。如協(xié)議單位出現(xiàn)違反《酒店掛賬協(xié)議》約定的情況，或不再符合掛賬條件，市場營銷部門應(yīng)及時通知財務(wù)部，財務(wù)部有權(quán)終止與該協(xié)議單位的掛賬業(yè)務(wù)，并要求其結(jié)清所有掛賬款項。（二）公司內(nèi)部員工掛賬管理1.掛賬申請公司內(nèi)部員工因工作需要在酒店掛賬消費的，應(yīng)填寫《酒店內(nèi)部員工掛賬申請表》，注明掛賬事由、預(yù)計掛賬金額、還款期限等信息?！毒频陜?nèi)部員工掛賬申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至財務(wù)部。2.額度設(shè)定與審批財務(wù)部根據(jù)員工的職位、工作性質(zhì)等因素，為員工設(shè)定相應(yīng)的掛賬額度。掛賬額度一般不超過員工當(dāng)月工資收入的一定比例，具體比例由酒店根據(jù)實際情況確定。員工掛賬額度經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報酒店總經(jīng)理審批。3.掛賬消費員工在酒店消費時，應(yīng)出示有效工作證件，并告知酒店前臺本次消費為掛賬消費。酒店前臺根據(jù)員工的掛賬額度及消費情況，對本次消費進(jìn)行登記，并在《酒店內(nèi)部員工掛賬消費明細(xì)清單》上簽字確認(rèn)。4.還款管理員工應(yīng)按照《酒店內(nèi)部員工掛賬申請表》中約定的還款期限及時還款。如遇特殊情況需要延期還款的，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后報財務(wù)部備案。財務(wù)部負(fù)責(zé)對員工的掛賬情況進(jìn)行跟蹤管理，定期向員工發(fā)送掛賬明細(xì)及還款提醒。如員工逾期未還款，財務(wù)部有權(quán)從員工工資中扣除相應(yīng)款項。三、掛賬業(yè)務(wù)操作流程（一）掛賬申請1.客戶向酒店提出掛賬申請時，應(yīng)填寫《酒店掛賬申請表》，詳細(xì)注明客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、申請掛賬額度、結(jié)算方式、結(jié)算周期等信息。2.對于協(xié)議單位掛賬申請，市場營銷部門應(yīng)在收到申請后，對客戶信息進(jìn)行核實，并在《酒店掛賬申請表》上簽署意見。3.對于公司內(nèi)部員工掛賬申請，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到申請后，對掛賬事由及預(yù)計掛賬金額進(jìn)行審核，并在《酒店掛賬申請表》上簽署意見。（二）信用評估與審批1.財務(wù)部收到經(jīng)市場營銷部門或所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見的《酒店掛賬申請表》后，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估。2.根據(jù)信用評估結(jié)果，財務(wù)部確定客戶的掛賬額度，并填寫在《酒店掛賬申請表》上。3.《酒店掛賬申請表》經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報酒店總經(jīng)理審批。如掛賬額度超過一定金額，還需提交酒店管理層會議審議。（三）掛賬消費登記1.客戶在酒店消費時，應(yīng)出示有效證件，并告知酒店前臺本次消費為掛賬消費。2.酒店前臺根據(jù)客戶的掛賬信息，在酒店財務(wù)管理系統(tǒng)中對本次消費進(jìn)行登記，記錄消費日期、消費項目、消費金額等詳細(xì)信息。3.消費結(jié)束后，酒店前臺打印消費賬單，交客戶簽字確認(rèn)?？蛻艉炞趾蟮南M賬單作為掛賬記賬的原始憑證。（四）掛賬記賬1.每日營業(yè)結(jié)束后，酒店前臺將當(dāng)日掛賬消費賬單整理匯總，交財務(wù)部審核。2.財務(wù)部審核人員對掛賬消費賬單的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，確保消費項目與酒店收費標(biāo)準(zhǔn)相符，消費金額計算正確，客戶簽字齊全。3.審核無誤后，財務(wù)部審核人員根據(jù)消費賬單在酒店財務(wù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行掛賬記賬，將消費金額計入相應(yīng)客戶的應(yīng)收賬款明細(xì)賬戶。（五）結(jié)算管理1.結(jié)算周期協(xié)議單位的結(jié)算周期按照《酒店掛賬協(xié)議》約定執(zhí)行，一般為每月[X]日至次月[X]日為一個結(jié)算周期。公司內(nèi)部員工的結(jié)算周期為每月[X]日，員工應(yīng)在結(jié)算周期結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)結(jié)清所有掛賬款項。2.結(jié)算通知在結(jié)算周期結(jié)束前，財務(wù)部應(yīng)向協(xié)議單位和公司內(nèi)部員工發(fā)送《酒店掛賬結(jié)算通知單》，通知其本月掛賬消費金額及應(yīng)結(jié)算款項。協(xié)議單位應(yīng)在收到《酒店掛賬結(jié)算通知單》后的[X]個工作日內(nèi)，將應(yīng)結(jié)算款項支付至酒店指定賬戶。公司內(nèi)部員工應(yīng)在收到《酒店掛賬結(jié)算通知單》后的[X]個工作日內(nèi)，到財務(wù)部辦理還款手續(xù)。3.款項催收如協(xié)議單位或公司內(nèi)部員工逾期未支付掛賬款項，財務(wù)部應(yīng)及時進(jìn)行款項催收。對于逾期時間較短的客戶，財務(wù)部可通過電話、郵件等方式進(jìn)行提醒；對于逾期時間較長的客戶，財務(wù)部應(yīng)安排專人上門催收，并向客戶發(fā)送《酒店掛賬催款函》。如客戶仍未支付掛賬款項，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)實際情況，采取進(jìn)一步的催收措施，如暫停其掛賬業(yè)務(wù)、通過法律途徑追討欠款等。四、財務(wù)核算與監(jiān)控（一）財務(wù)核算1.財務(wù)部應(yīng)按照國家財務(wù)制度和會計準(zhǔn)則的要求，對酒店掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的財務(wù)核算。2.設(shè)立應(yīng)收賬款明細(xì)賬戶，對每個掛賬客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括掛賬金額、結(jié)算金額、余額等信息。3.定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行核對，確保賬賬相符、賬實相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）財務(wù)監(jiān)控1.財務(wù)部應(yīng)建立應(yīng)收賬款監(jiān)控機(jī)制，定期對應(yīng)收賬款的賬齡、余額、周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)進(jìn)行分析，評估應(yīng)收賬款的風(fēng)險狀況。2.對于賬齡較長、余額較大的應(yīng)收賬款，財務(wù)部應(yīng)重點關(guān)注，及時與市場營銷部門或相關(guān)部門溝通，了解客戶的經(jīng)營狀況和還款能力，制定相應(yīng)的催收措施。3.定期向酒店管理層匯報應(yīng)收賬款的管理情況，為管理層決策提供依據(jù)。五、風(fēng)險管理與防范（一）信用風(fēng)險防范1.在拓展掛賬業(yè)務(wù)時，嚴(yán)格按照信用評估流程對客戶進(jìn)行信用評估，確保掛賬客戶具有良好的信用狀況和還款能力。2.定期對掛賬客戶的信用狀況進(jìn)行跟蹤評估，如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況惡化，應(yīng)及時調(diào)整其掛賬額度或終止掛賬業(yè)務(wù)。3.與信用良好的客戶建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和合理的優(yōu)惠政策，增強(qiáng)客戶的忠誠度，降低信用風(fēng)險。（二）操作風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對酒店員工的培訓(xùn)，提高員工對掛賬業(yè)務(wù)操作流程的熟悉程度和風(fēng)險意識，確保掛賬業(yè)務(wù)操作規(guī)范、準(zhǔn)確。2.建立健全掛賬業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，明確各部門及人員的職責(zé)權(quán)限，加強(qiáng)對掛賬業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防止因操作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致的風(fēng)險。3.定期對酒店財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，防止因系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)泄露等原因?qū)е碌娘L(fēng)險。（三）法律風(fēng)險防范1.在簽訂《酒店掛賬協(xié)議》時，仔細(xì)審查協(xié)議條款，確保協(xié)議內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免法律糾紛。2.加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時了解國家相關(guān)政策法規(guī)的變化，確保酒店掛賬業(yè)務(wù)管理辦法符合法律法規(guī)的要求。3.如遇法律糾紛，及時咨詢專業(yè)律師的意見，通過合法途徑解決問題，維護(hù)酒店的合法權(quán)益。六、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）部門間溝通1.市場營銷部門應(yīng)及時將協(xié)議單位的合作意向、信用狀況等信息反饋給財務(wù)部，協(xié)助財務(wù)部做好掛賬客戶的信用評估和管理工作。2.酒店前臺在辦理掛賬消費登記時，如發(fā)現(xiàn)客戶信息有誤或消費異常情況，應(yīng)及時通知財務(wù)部和市場營銷部門。3.財務(wù)部在掛賬業(yè)務(wù)管理過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶還款逾期或存在其他風(fēng)險情況，應(yīng)及時通知市場營銷部門或相關(guān)部門，共同協(xié)商制定解決方案。（二）與客戶溝通1.市場營銷部門應(yīng)與協(xié)議單位保持密切溝通，及時了解協(xié)議單位的經(jīng)營狀況和需求變化，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。2.財務(wù)部在與協(xié)議單位結(jié)算款項時，應(yīng)及時與協(xié)議單位核對賬目，