總公司公文管理辦法一、總則（一）目的為了加強總公司公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于總公司各部門、各分支機構(gòu)及下屬子公司的公文管理工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關(guān)規(guī)定，確保準確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應(yīng)遵循時效要求，及時傳遞、辦理，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文的保密管理，防止公文信息泄露。4.精簡實用原則：公文應(yīng)內(nèi)容簡潔、重點突出、表述準確，注重實用性，避免冗長繁瑣。（四）公文定義本辦法所稱公文，是指總公司在行政管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀要等。二、公文種類及適用范圍（一）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（四）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（八）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（九）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十二）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。（十三）紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）具體要求1.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。7.標題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。18.頁碼：公文頁數(shù)順序號。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。3.向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當直接報送上級主管部門。下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。4.向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。5.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（二）特殊情況行文規(guī)則1.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)政府同意。2.屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。4.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。5.上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。五、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)當做到：符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。文種正確，格式規(guī)范。深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。機關(guān)負責人應(yīng)當主持、指導重要公文起草工作。2.起草公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。（二）審核1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。2.需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進行初核。（三）簽發(fā)1.公文應(yīng)當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。2.以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。六、公文辦理（一）收文辦理收文辦理主要程序是：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。1.簽收：對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。3.初審：對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理發(fā)文辦理主要程序是：復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。2.登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。（三）涉密公文管理1.涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。2.涉密公文應(yīng)當嚴格按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。3.復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責人批準。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。4.復(fù)制件應(yīng)當加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。七、公文歸檔（一）歸檔范圍1.反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料。4.其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。3.歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，在年度終了后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷，于次年上半年向檔案部門移交。2.歸檔的電子文件，應(yīng)在辦理完畢后及時向檔案部門移交。八、公文管理（一）公文的保管1.設(shè)立專門的公文保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保公文的安全存放。2.對公文進行分類存放，便于查找和利用。3.定期對公文進行清查盤點，確保公文的數(shù)量和