市外事接待管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本市外事接待工作，加強(qiáng)對(duì)外事活動(dòng)的管理，提高外事接待水平，展示良好形象，促進(jìn)對(duì)外交流與合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市各級(jí)政府部門、企事業(yè)單位及其他組織在本市范圍內(nèi)舉辦的各類外事接待活動(dòng)，包括但不限于外國政府代表團(tuán)、國際組織代表、外國企業(yè)高管、外國專家學(xué)者等的來訪接待。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：外事接待工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和外交政策，確保外事活動(dòng)合法合規(guī)。2.對(duì)等性原則：根據(jù)來訪外賓的身份、職務(wù)和來訪目的，安排相應(yīng)規(guī)格的接待，體現(xiàn)對(duì)等原則。3.節(jié)儉性原則：外事接待應(yīng)注重實(shí)效，厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用。4.安全性原則：確保外事接待活動(dòng)的安全，包括人員安全、信息安全、財(cái)產(chǎn)安全等，制定完善的安全預(yù)案。二、接待計(jì)劃與審批（一）接待計(jì)劃制定1.接待申請(qǐng)：接待單位應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向同級(jí)外事部門提交外事接待申請(qǐng)，詳細(xì)說明來訪外賓的基本情況（包括姓名、國籍、身份、職務(wù)、來訪目的、行程安排等）、接待安排（包括接待時(shí)間、地點(diǎn)、陪同人員等）以及接待費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.接待計(jì)劃審核：外事部門收到接待申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括來訪外賓的身份信息是否真實(shí)、接待安排是否合理、接待費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)于重要外賓的接待計(jì)劃，應(yīng)報(bào)上級(jí)外事部門審批。3.接待計(jì)劃調(diào)整：如因特殊情況需要調(diào)整接待計(jì)劃，接待單位應(yīng)及時(shí)向外事部門報(bào)告，并說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。外事部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（二）接待審批1.審批流程：外事接待計(jì)劃經(jīng)審核通過后，接待單位應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般外事接待活動(dòng)由接待單位負(fù)責(zé)人審批；重要外事接待活動(dòng)需報(bào)同級(jí)政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大外交事項(xiàng)的外事接待活動(dòng)，需報(bào)上級(jí)政府批準(zhǔn)。2.審批文件存檔：接待單位應(yīng)將外事接待活動(dòng)的審批文件、接待計(jì)劃等相關(guān)資料存檔，以備查閱。三、接待安排（一）迎送安排1.迎送人員：根據(jù)來訪外賓的身份和規(guī)格，安排相應(yīng)級(jí)別的迎送人員。迎送人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)，做好迎送準(zhǔn)備工作。2.迎送儀式：迎送儀式應(yīng)簡潔莊重，體現(xiàn)禮儀規(guī)范。一般包括獻(xiàn)花、奏國歌（或兩國國歌）、檢閱儀仗隊(duì)（如有）、歡迎致辭（或歡送辭）等環(huán)節(jié)。迎送儀式的具體安排應(yīng)根據(jù)來訪外賓的身份和習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整。（二）會(huì)見會(huì)談安排1.會(huì)見會(huì)談人員：根據(jù)來訪外賓的身份和來訪目的，確定會(huì)見會(huì)談的人員。會(huì)見會(huì)談人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，熟悉會(huì)談內(nèi)容，明確會(huì)談目的和要求。2.會(huì)見會(huì)談場地：會(huì)見會(huì)談場地應(yīng)選擇在合適的地點(diǎn)，確保環(huán)境安靜、整潔、安全。場地應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、茶具、音響設(shè)備等，以滿足會(huì)見會(huì)談的需要。3.會(huì)見會(huì)談禮儀：會(huì)見會(huì)談過程中，應(yīng)遵循國際禮儀規(guī)范，注意言行舉止、著裝儀表等。會(huì)見會(huì)談結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)談紀(jì)要，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行上報(bào)和存檔。（三）參觀考察安排1.參觀考察項(xiàng)目選擇：根據(jù)來訪外賓的興趣和需求，選擇具有代表性和特色的參觀考察項(xiàng)目。參觀考察項(xiàng)目應(yīng)能夠展示本市的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成果、文化特色和城市風(fēng)貌。2.參觀考察安排：參觀考察前，應(yīng)提前與參觀考察單位溝通協(xié)調(diào)，安排好參觀考察路線、講解人員等。參觀考察過程中，應(yīng)注意安全，確保外賓的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。3.接待陪同人員：根據(jù)參觀考察項(xiàng)目的需要，安排相應(yīng)的接待陪同人員。接待陪同人員應(yīng)熟悉參觀考察項(xiàng)目的情況，能夠?yàn)橥赓e提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的講解和介紹。（四）宴請(qǐng)安排1.宴請(qǐng)規(guī)格：根據(jù)來訪外賓的身份和規(guī)格，確定宴請(qǐng)的規(guī)格。宴請(qǐng)規(guī)格應(yīng)與外賓的身份和來訪目的相適應(yīng)，體現(xiàn)對(duì)等原則。2.宴請(qǐng)地點(diǎn)：宴請(qǐng)地點(diǎn)應(yīng)選擇在環(huán)境優(yōu)雅、服務(wù)周到的餐廳或酒店。宴請(qǐng)地點(diǎn)應(yīng)提前預(yù)訂，并確保場地布置符合宴請(qǐng)規(guī)格和氛圍要求。3.宴請(qǐng)菜品：宴請(qǐng)菜品應(yīng)體現(xiàn)本地特色，注重菜品質(zhì)量和口味。菜品選擇應(yīng)根據(jù)外賓的飲食習(xí)慣和宗教信仰進(jìn)行調(diào)整，避免出現(xiàn)外賓禁忌的菜品。4.宴請(qǐng)禮儀：宴請(qǐng)過程中，應(yīng)遵循國際禮儀規(guī)范，注意言行舉止、著裝儀表等。宴請(qǐng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)結(jié)算宴請(qǐng)費(fèi)用，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)銷。四、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.預(yù)算編制原則：外事接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)接待計(jì)劃和實(shí)際需要進(jìn)行編制，遵循節(jié)儉、合理、透明的原則。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括迎送費(fèi)用、會(huì)見會(huì)談費(fèi)用、參觀考察費(fèi)用、宴請(qǐng)費(fèi)用、禮品費(fèi)用、交通費(fèi)用、翻譯費(fèi)用等各項(xiàng)開支。2.預(yù)算審批：外事接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)接待單位負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)同級(jí)財(cái)政部門審批。財(cái)政部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷憑證：外事接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供合法有效的報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。報(bào)銷憑證應(yīng)注明接待活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、費(fèi)用明細(xì)等信息。2.報(bào)銷流程：外事接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照接待單位的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行辦理。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)由接待人員填寫報(bào)銷申請(qǐng)表，并附上相關(guān)報(bào)銷憑證，經(jīng)接待單位負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。3.費(fèi)用結(jié)算：外事接待費(fèi)用應(yīng)及時(shí)結(jié)算，避免拖欠。對(duì)于超過預(yù)算的費(fèi)用，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和追加。（三）費(fèi)用監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：接待單位應(yīng)建立健全外事接待費(fèi)用管理制度，加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用使用情況的內(nèi)部監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)外事接待費(fèi)用進(jìn)行核算和審計(jì)，確保費(fèi)用使用合規(guī)、合理。2.外部監(jiān)督：財(cái)政部門、審計(jì)部門等應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外事接待費(fèi)用的外部監(jiān)督，定期對(duì)各單位的外事接待費(fèi)用使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并依法依規(guī)進(jìn)行處理。五、禮品管理（一）禮品選擇原則1.體現(xiàn)特色：禮品應(yīng)選擇具有本地特色的物品，能夠展示本市的文化底蘊(yùn)和特色產(chǎn)品。2.符合身份：禮品的檔次和價(jià)值應(yīng)與來訪外賓的身份和來訪目的相適應(yīng)，避免過于昂貴或過于廉價(jià)。3.注重實(shí)用：禮品應(yīng)注重實(shí)用性，能夠?yàn)橥赓e提供便利或具有一定的紀(jì)念意義。（二）禮品贈(zèng)送規(guī)定1.贈(zèng)送范圍：禮品贈(zèng)送應(yīng)嚴(yán)格控制范圍，一般僅限于來訪外賓及其隨行人員。不得向來訪外賓贈(zèng)送現(xiàn)金、有價(jià)證券等。2.贈(zèng)送方式：禮品贈(zèng)送應(yīng)在合適的場合進(jìn)行，如會(huì)見會(huì)談結(jié)束后、宴請(qǐng)結(jié)束后等。禮品贈(zèng)送時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明禮品的名稱、特色和寓意等。3.禮品登記：接待單位應(yīng)建立禮品登記制度，對(duì)贈(zèng)送的禮品進(jìn)行詳細(xì)登記，包括禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值、贈(zèng)送對(duì)象等信息。禮品登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、安全保障（一）安全預(yù)案制定1.安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：接待單位應(yīng)在接待活動(dòng)前對(duì)可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，包括人員安全、信息安全、財(cái)產(chǎn)安全等方面的風(fēng)險(xiǎn)。2.安全預(yù)案制定：根據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定完善的安全預(yù)案。安全預(yù)案應(yīng)包括安全責(zé)任分工、安全防范措施、突發(fā)事件應(yīng)急處置等內(nèi)容。3.安全預(yù)案演練：定期組織安全預(yù)案演練，提高接待人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。安全預(yù)案演練應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，并做好演練記錄。（二）安全保障措施1.人員安全保障：加強(qiáng)對(duì)接待人員和來訪外賓的安全管理，確保人員安全。在接待活動(dòng)中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場的巡邏和監(jiān)控。2.信息安全保障：加強(qiáng)對(duì)外事接待活動(dòng)中涉及的信息安全管理，確保信息不泄露。在接待活動(dòng)中，應(yīng)嚴(yán)格控制信息傳播范圍，加強(qiáng)對(duì)重要信息的保密措施。3.財(cái)產(chǎn)安全保障：加強(qiáng)對(duì)外事接待活動(dòng)中涉及的財(cái)產(chǎn)安全管理，確保財(cái)產(chǎn)不受損失。在接待活動(dòng)中，應(yīng)妥善保管貴重物品和重要文件資料，加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場的財(cái)物管理。七、翻譯工作管理（一）翻譯人員選派1.專業(yè)能力要求：翻譯人員應(yīng)具備扎實(shí)的外語基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，熟悉外事禮儀和相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的知識(shí)。2.選派程序：接待單位應(yīng)根據(jù)接待活動(dòng)的需要，選派合適的翻譯人員。翻譯人員應(yīng)通過接待單位的內(nèi)部選拔或委托專業(yè)翻譯機(jī)構(gòu)選派，并簽訂翻譯服務(wù)協(xié)議。（二）翻譯工作要求1.準(zhǔn)確翻譯：翻譯人員應(yīng)準(zhǔn)確、流暢地翻譯外賓的講話和文件資料，確保信息傳遞的準(zhǔn)