文化公司會議記錄審核制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司文化會議記錄的審核流程，確保會議記錄準確、完整地反映會議內(nèi)容和決策，為公司的運營管理、信息傳遞以及后續(xù)工作開展提供可靠依據(jù)。同時，通過有效的審核機制，加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，提升工作效率和執(zhí)行力，促進公司文化的傳承與發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于文化公司全體員工。公司內(nèi)部各類文化相關(guān)會議，包括但不限于管理層會議、部門例會、項目研討會、文化活動策劃會等所產(chǎn)生的會議記錄，均需遵循本制度進行審核。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本制度秉持公司“創(chuàng)新、協(xié)作、共享、傳承”的企業(yè)文化理念。在會議記錄審核過程中，注重鼓勵創(chuàng)新思維的記錄與呈現(xiàn)，強調(diào)各部門之間協(xié)作信息的準確傳達，促進知識與經(jīng)驗的共享，以及文化元素的有效傳承，確保公司文化在日常運營中得以落地生根。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.記錄人職責-負責會議過程中的詳細記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決策事項等關(guān)鍵信息。記錄應(yīng)客觀、真實、全面，盡可能準確地反映會議現(xiàn)場的發(fā)言和討論情況。-會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，確保文字表述清晰、邏輯連貫，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給審核人。-對會議記錄的原始準確性負責，如有因記錄失誤導致的問題，需承擔相應(yīng)責任。2.審核人職責-對提交的會議記錄進行全面審核，檢查記錄內(nèi)容是否準確反映會議實際情況，有無遺漏重要信息或錯誤表述。-審核會議記錄的格式是否符合公司要求，語言表達是否規(guī)范、簡潔。-確認會議決策事項是否明確，責任人和時間節(jié)點是否清晰。對于存在疑問或不明確的地方，及時與記錄人溝通核實，并提出修改意見。審核通過后，在會議記錄上簽字確認。-審核人通常為會議主持人或其指定人員，一般為參會人員的上級領(lǐng)導或相關(guān)負責人，需對審核結(jié)果負責。3.存檔管理人職責-負責接收審核通過后的會議記錄，并按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存檔。確保存檔的會議記錄易于查找和檢索，為公司后續(xù)工作提供歷史參考。-定期對存檔的會議記錄進行整理和備份，防止記錄丟失或損壞。同時，要保證存檔記錄的安全性，遵守公司的保密制度。三、管理流程1.會議記錄準備階段-會議組織者應(yīng)在會議前明確會議主題、議程，并提前通知參會人員。如有需要，可提供相關(guān)資料和背景信息，以便記錄人更好地理解會議內(nèi)容。-記錄人在會議開始前，應(yīng)準備好記錄工具，熟悉會議議程，明確需要重點記錄的內(nèi)容。2.會議記錄撰寫階段-會議進行過程中，記錄人要專注于會議內(nèi)容，采用速記、錄音等方式（如有需要且經(jīng)允許）確保重要信息不遺漏。記錄重點包括會議討論的核心問題、各方觀點、提出的解決方案、達成的共識以及明確的決策事項等。-會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)（根據(jù)會議重要性和緊急程度可適當調(diào)整）完成會議記錄的初稿撰寫。初稿應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進行排版，包括標題、會議基本信息、正文內(nèi)容等。3.審核階段-記錄人完成初稿后，應(yīng)及時提交給審核人。審核人應(yīng)在收到會議記錄后的2個工作日內(nèi)完成審核工作。-審核人在審核過程中，可采用批注、標記等方式指出問題和修改意見。如發(fā)現(xiàn)記錄存在重大問題或與會議實際情況嚴重不符，應(yīng)要求記錄人重新撰寫。-記錄人根據(jù)審核意見進行修改完善后，再次提交給審核人進行二次審核，直至審核通過。審核通過的會議記錄由審核人簽字確認，進入存檔階段。4.存檔階段-存檔管理人收到審核通過并簽字的會議記錄后，應(yīng)按照會議類型、時間順序等進行分類編號，將其存入相應(yīng)的電子或紙質(zhì)檔案庫。-建立會議記錄索引目錄，方便公司內(nèi)部人員查閱。對于涉及公司機密的會議記錄，應(yīng)嚴格按照保密制度進行管理，限制查閱權(quán)限。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)要求會議組織者提前提供會議相關(guān)信息，以便更好地理解會議主題和內(nèi)容，為會議記錄做好準備。-記錄人在撰寫會議記錄過程中，如有對會議內(nèi)容理解不清或疑問的地方，有權(quán)向參會人員尤其是會議主持人進行詢問核實。-員工對審核人提出的修改意見如有異議，有權(quán)與審核人進行溝通解釋，陳述自己的觀點和理由。經(jīng)雙方充分溝通后，如仍無法達成一致，可向上級領(lǐng)導或相關(guān)部門申請協(xié)調(diào)解決。2.員工義務(wù)-所有參會員工都有義務(wù)配合記錄人做好會議記錄工作，發(fā)言清晰、有條理，確保重要信息能夠準確被記錄。-記錄人有義務(wù)按照本制度要求，及時、準確地完成會議記錄的撰寫和提交工作，并根據(jù)審核意見認真修改完善。-審核人有義務(wù)認真履行審核職責，對會議記錄的準確性、完整性和規(guī)范性進行嚴格把關(guān)，不得敷衍塞責或拖延審核時間。-存檔管理人有義務(wù)按照公司檔案管理規(guī)定，妥善保管會議記錄，確保記錄的安全和可查閱性。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自泄露會議記錄內(nèi)容。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-公司行政部門負責對會議記錄審核制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括會議記錄的撰寫質(zhì)量、審核流程的規(guī)范性、存檔管理的合理性等方面。-行政部門可通過抽查會議記錄、與相關(guān)人員溝通訪談等方式進行監(jiān)督檢查，并將檢查結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門和人員。對于發(fā)現(xiàn)的問題，督促責任部門和人員限期整改。-鼓勵員工對違反會議記錄審核制度的行為進行舉報。公司將對舉報信息進行核實處理，并對舉報人進行保密和適當獎勵。2.獎勵機制-對于在會議記錄工作中表現(xiàn)出色的員工，如記錄準確、及時，審核認真負責，為公司信息傳遞和工作推進做出突出貢獻的，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于物質(zhì)獎勵（獎金、獎品等）、精神獎勵（榮譽證書、公開表揚等）。-在會議記錄審核過程中，如提出創(chuàng)新性的改進建議并被公司采納，有效提升了會議記錄工作效率和質(zhì)量的，公司將給予相應(yīng)獎勵。3.懲罰機制-對于未按照本制度要求及時完成會議記錄撰寫和提交工作的記錄人，第一次給予口頭警告，第二次給予書面警告，并扣減當月績效分數(shù)5分；多次違反且情節(jié)嚴重的，將視情況給予降職、降薪或辭退等處理。-審核人如未認真履行審核職責，導致存在嚴重問題的會議記錄通過審核并造成不良影響的，第一次給予書面警告，扣減當月績效分數(shù)10分；第二次將給予降職、降薪等處理；情節(jié)特別嚴重的，予以辭退。-存檔管理人如因工作失誤導致會議記錄丟失、損壞或泄露公司機密的，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括但不限于罰款、降職、降薪、辭退等，并依法追究其法律責任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。如有未盡事宜或需要進一步細化的條款，行政