辦公室檔案管理辦法總則目的為了加強(qiáng)本公司辦公室檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司辦公室各類檔案的管理，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。管理原則1.集中管理原則：辦公室檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和提供利用等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案的形成和管理應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守國家和公司的保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：在保證檔案安全保密的前提下，合理開發(fā)檔案信息資源，為公司的決策、管理和業(yè)務(wù)開展提供及時(shí)、有效的服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立綜合辦公室作為檔案管理的職能部門，配備專職或兼職檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)公司辦公室檔案的日常管理工作。綜合辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體辦法和工作流程。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、完整和規(guī)范。3.對(duì)公司各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目和上架存放，建立科學(xué)的檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全和完好。5.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司各部門和人員提供檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用的登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)超過保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。8.開展檔案宣傳和培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步審核工作，確保文件材料的真實(shí)、完整和規(guī)范。2.按照公司檔案管理的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料移交綜合辦公室歸檔，辦理檔案移交手續(xù)。3.配合綜合辦公室做好檔案的整理、編目和數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，向綜合辦公室提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定。5.對(duì)本部門形成的檔案負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自泄露檔案信息。檔案的收集與整理收集范圍1.行政文件：包括公司的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)合同：公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合作合同等。3.會(huì)議記錄：公司各類會(huì)議的記錄，包括董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議、部門工作會(huì)議等。4.人事檔案：公司員工的個(gè)人檔案，包括入職材料、培訓(xùn)記錄、績效考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。5.財(cái)務(wù)檔案：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、審計(jì)報(bào)告等。6.項(xiàng)目檔案：公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目實(shí)施記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.其他檔案：公司的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、宣傳資料等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，建立文件材料收集清單，定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清理和收集。2.文件材料的收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保反映公司各項(xiàng)工作的全過程。對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)符合國家和公司的相關(guān)規(guī)定和要求，字跡清晰、簽字蓋章齊全、格式規(guī)范。對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將公司檔案分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等幾大類，每大類再進(jìn)一步細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)方法可采用年度類別流水號(hào)的方式，如“2024行政001”。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照文件材料的順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有漏頁、掉頁現(xiàn)象。對(duì)于厚度較大的文件材料，可采用分冊(cè)裝訂的方式。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，建立紙質(zhì)目錄和電子目錄，便于檔案的檢索和利用。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案的類別、年度、起止編號(hào)等信息，便于檔案的上架存放和管理。檔案的歸檔與移交歸檔時(shí)間1.行政文件、會(huì)議記錄等一般性文件材料，應(yīng)在文件形成后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目檔案等重要文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或合同履行完畢后的三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應(yīng)在員工入職、離職、晉升等人事變動(dòng)發(fā)生后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在年度財(cái)務(wù)決算完成后的三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照本辦法規(guī)定的整理方法進(jìn)行整理，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、編目清晰。2.歸檔的文件材料應(yīng)一式兩份，一份為紙質(zhì)檔案，一份為電子檔案（如有）。電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOCX等，并進(jìn)行必要的加密和備份。3.歸檔的文件材料應(yīng)附有歸檔清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括文件材料的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，與文件材料一并移交綜合辦公室。移交手續(xù)1.各部門在向綜合辦公室移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.綜合辦公室對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行整改，直至符合要求為止。3.檔案移交完成后，綜合辦公室應(yīng)及時(shí)將檔案納入檔案管理系統(tǒng)，更新檔案的存儲(chǔ)位置和狀態(tài)信息。檔案的保管與保護(hù)保管設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等基本條件，確保檔案的安全和完好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、密集架、書架等，檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案的存放和管理。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)的溫濕度適宜，一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.檔案庫房應(yīng)配備消防器材和安全報(bào)警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好，能夠正常使用。保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)的順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。對(duì)于不同保管期限、不同密級(jí)的檔案，應(yīng)分開存放，采取相應(yīng)的保管措施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)和防護(hù)措施。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。保護(hù)措施1.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取雙套制保管，即一份存放在公司檔案庫房，另一份存放在異地的安全場所，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案的丟失或損壞。2.加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的備份和遠(yuǎn)程存儲(chǔ)，提高檔案的安全性和可用性。3.對(duì)檔案進(jìn)行加密和訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能查閱和使用檔案信息。4.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案的利用與服務(wù)查閱與借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱檔案。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，查閱、借閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。3.外部單位和人員因工作需要查閱、借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱、借閱。查閱與借閱程序1.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱人或借閱人應(yīng)填寫《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)表》，注明查閱（借閱）的檔案名稱、數(shù)量、用途、期限等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱（借閱）手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱（借閱）申請(qǐng)表的內(nèi)容，在檔案檢索系統(tǒng)中查找所需檔案，并將檔案提供給查閱人或借閱人。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得將檔案帶出閱覽室。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用的登記工作，記錄查閱（借閱）人的姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，建立檔案利用登記臺(tái)賬。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用范圍和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)和檔案資源的開發(fā)提供依據(jù)。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合辦公室、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案的保管期限和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定公司檔案的保管期限表，明確各類檔案的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管期限分為永久、長期（1650年）和短期（15年以下）三種。鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)公司檔案進(jìn)行全面檢查和鑒定，一般每35年進(jìn)行一次。2.檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出鑒定意見，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行審核。3.檔案鑒定工作小組對(duì)初步篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和實(shí)際利用情況，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存意見。4.對(duì)于需要銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀方法1.對(duì)需要銷毀的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底銷毀。2.對(duì)需要銷毀的電子檔案，應(yīng)采用刪除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。檔案的信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)公司檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化處理：對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或引進(jìn)適合公司實(shí)際情況的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理和信息化服務(wù)。3.檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)：建立公司檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享和遠(yuǎn)程訪問，為公司各部門和人員提供便捷的檔案利用服務(wù)。4.檔案數(shù)據(jù)安全保障：加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與公司的信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與公司其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重實(shí)用性和可操作性，滿足公司檔案管理和利用的實(shí)際需求，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化技能和水平，確保檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。檔案的保密管理保密制度1.公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、等級(jí)、措施和責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理和監(jiān)督。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問、專人保管等。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息，不得擅自將檔案帶出公司或提供給無關(guān)人員。保密措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，根據(jù)檔案的保密等級(jí)，采取不同的保管和防護(hù)措施。對(duì)于絕密級(jí)檔案，應(yīng)采用專門的保險(xiǎn)柜或保密庫進(jìn)行存放。2.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防