外包費發(fā)放管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包業(yè)務(wù)費用的發(fā)放管理，確保外包費用支付的準(zhǔn)確性、及時性和合規(guī)性，保障公司及外包商的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外包業(yè)務(wù)費用的發(fā)放管理，包括但不限于勞務(wù)外包、技術(shù)外包、服務(wù)外包等各類外包項目。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：外包費發(fā)放必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、財務(wù)制度及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確及時原則：確保外包費用核算準(zhǔn)確無誤，并按照合同約定及時支付，維護公司與外包商的良好合作關(guān)系。3.權(quán)責(zé)清晰原則：明確各部門在外包費發(fā)放管理中的職責(zé)，做到分工明確、責(zé)任到人。4.監(jiān)督制衡原則：建立健全監(jiān)督機制，對費用發(fā)放的各個環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)操作。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)外包項目的發(fā)起、需求確認(rèn)、合同簽訂等工作，并確保合同條款明確外包服務(wù)內(nèi)容、費用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式及結(jié)算周期等關(guān)鍵信息。2.定期對外包項目的進展情況進行跟蹤，及時與外包商溝通協(xié)調(diào)，解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)審核外包商提交的費用結(jié)算申請，確保費用結(jié)算依據(jù)充分、合理，并提供相關(guān)證明材料。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)外包費用的核算、賬務(wù)處理及資金支付工作。2.依據(jù)業(yè)務(wù)部門審核通過的費用結(jié)算申請，對相關(guān)費用進行審核，確保費用金額準(zhǔn)確、支付方式合規(guī)。3.定期與業(yè)務(wù)部門核對外包費用支付情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決賬務(wù)差異問題。4.負(fù)責(zé)保管外包費用發(fā)放的相關(guān)憑證、資料，建立健全財務(wù)檔案管理制度。（三）法務(wù)部門1.參與外包合同的審核，對合同中涉及的法律條款、風(fēng)險防范等內(nèi)容提出專業(yè)意見，確保合同合法有效。2.對外包費發(fā)放過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，防范法律風(fēng)險。（四）審計部門1.對外包費發(fā)放情況進行定期審計或?qū)ｍ棇徲?，檢查費用發(fā)放的合規(guī)性、準(zhǔn)確性及內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、外包費核算與結(jié)算（一）費用核算依據(jù)1.外包費用應(yīng)根據(jù)外包合同約定的服務(wù)內(nèi)容、工作量、單價等進行核算。2.對于按工作量計費的外包項目，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求外包商定期提交工作量報告，并進行審核確認(rèn)。審核通過的工作量報告作為費用核算的依據(jù)之一。3.對于按服務(wù)期限計費的外包項目，按照合同約定的服務(wù)期限和費用標(biāo)準(zhǔn)進行核算。（二）費用結(jié)算周期1.外包費用的結(jié)算周期應(yīng)在合同中明確約定，一般分為月度結(jié)算、季度結(jié)算或年度結(jié)算等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知外包商結(jié)算周期及結(jié)算時間要求，確保外包商按時提交費用結(jié)算申請。（三）費用結(jié)算申請1.外包商應(yīng)在每個結(jié)算周期結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)，向業(yè)務(wù)部門提交費用結(jié)算申請。費用結(jié)算申請應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：結(jié)算周期內(nèi)的服務(wù)內(nèi)容、工作量明細及對應(yīng)的費用計算依據(jù)。已完成工作的驗收證明（如有）。應(yīng)支付費用的明細清單，包括各項費用的金額、計算依據(jù)及總計金額。其他相關(guān)證明材料，如發(fā)票、收據(jù)等。2.業(yè)務(wù)部門收到外包商提交的費用結(jié)算申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括：外包服務(wù)內(nèi)容是否符合合同約定，工作量是否準(zhǔn)確無誤。費用計算是否按照合同約定的單價、計費方式進行，金額是否正確。相關(guān)證明材料是否齊全、真實、有效。外包項目是否已通過驗收（如有驗收要求）。3.業(yè)務(wù)部門審核通過后，在費用結(jié)算申請上簽署審核意見，并提交至財務(wù)部門。（四）費用支付申請1.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門審核通過的費用結(jié)算申請后，對費用進行再次審核。審核內(nèi)容主要包括：費用核算是否準(zhǔn)確，與業(yè)務(wù)部門審核意見是否一致。支付方式是否符合合同約定及公司財務(wù)制度。發(fā)票是否合規(guī)，是否已按規(guī)定進行稅務(wù)處理。2.財務(wù)部門審核無誤后，填寫費用支付申請單，注明支付金額、支付對象、支付方式等信息，并提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費用支付申請單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見安排資金支付。四、外包費發(fā)放流程（一）支付準(zhǔn)備1.財務(wù)部門根據(jù)費用支付申請單，準(zhǔn)備好相關(guān)支付憑證，如支票、匯票、網(wǎng)上銀行支付指令等。2.對于需要開具發(fā)票的外包項目，財務(wù)部門應(yīng)確認(rèn)外包商已提供合規(guī)發(fā)票。如發(fā)票不符合要求，應(yīng)及時通知外包商更換。（二）支付審批1.費用支付申請單按照公司財務(wù)審批流程進行審批。審批層級和權(quán)限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保支付金額在各級審批人員的授權(quán)范圍內(nèi)。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核費用支付申請單的各項內(nèi)容，包括支付金額、支付對象、支付原因等，對不符合規(guī)定的申請予以駁回，并說明理由。（三）支付執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的費用支付申請單交至財務(wù)部門后，財務(wù)人員按照支付指令進行資金支付操作。2.支付完成后，財務(wù)人員應(yīng)及時在財務(wù)系統(tǒng)中記錄支付信息，更新相關(guān)賬務(wù)數(shù)據(jù)，并將支付憑證妥善保管。3.財務(wù)部門應(yīng)定期與外包商核對支付情況，確保外包商收到款項，并對可能出現(xiàn)的支付差異及時進行調(diào)查和處理。五、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具要求1.外包商應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及公司要求，在收到款項后的規(guī)定時間內(nèi)開具合規(guī)發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與外包服務(wù)內(nèi)容、金額一致，不得虛開發(fā)票。2.發(fā)票應(yīng)包含以下基本信息：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。3.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，確保印章清晰、完整。（二）發(fā)票審核與接收1.業(yè)務(wù)部門在審核外包商費用結(jié)算申請時，應(yīng)同時審核發(fā)票的合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時通知外包商更換。2.財務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的費用結(jié)算申請及發(fā)票后，對發(fā)票進行再次審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性等。3.對于不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)拒絕接收，并要求外包商重新開具。（三）發(fā)票保管與歸檔1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)保管外包費用發(fā)放過程中涉及的發(fā)票及相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)按照日期、類別等進行分類整理，妥善存放。2.發(fā)票保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司財務(wù)檔案管理制度的要求。期滿后，按照規(guī)定進行銷毀或存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對外包費發(fā)放情況進行審計，檢查費用核算是否準(zhǔn)確、支付流程是否合規(guī)、發(fā)票管理是否規(guī)范等。2.審計人員可通過查閱相關(guān)合同、費用結(jié)算申請單、支付憑證、發(fā)票等資料，與業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門及外包商進行溝通核實等方式開展審計工作。3.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時出具審計報告，提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應(yīng)向公司管理層匯報。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)、審計機關(guān)等外部監(jiān)管部門的檢查工作，如實提供外包費發(fā)放相關(guān)資料。2.對于外部監(jiān)管部門提出的問題和要求，公司應(yīng)及時整改，并按照規(guī)定報送整改情況報告。七、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.各部門應(yīng)定期對各自職責(zé)范圍內(nèi)的外包費發(fā)放管理工作進行風(fēng)險識別和評估，重點關(guān)注以下風(fēng)險：合同風(fēng)險：合同條款不明確、不合理，導(dǎo)致費用結(jié)算糾紛。費用核算風(fēng)險：工作量計算不準(zhǔn)確、費用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行錯誤，造成費用核算偏差。支付風(fēng)險：支付流程不規(guī)范、資金安全問題，引發(fā)財務(wù)風(fēng)險。發(fā)票風(fēng)險：發(fā)票開具不合規(guī)、虛假發(fā)票，帶來稅務(wù)風(fēng)險。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強合同審核管理，明確合同條款，特別是費用結(jié)算相關(guān)條款。在合同執(zhí)行過程中，及時與外包商溝通協(xié)調(diào)，避免合同糾紛。2.費用核算風(fēng)險應(yīng)對：建立健全費用核算制度，規(guī)范工作量統(tǒng)計和費用計算方法。加強業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間的溝通協(xié)作，定期核對數(shù)據(jù)，確保費用核算準(zhǔn)確無誤。3.支付風(fēng)險應(yīng)對：完善支付審批流程，加強資金安全管理。嚴(yán)格按照支付指令進行操作，定期對支付情況進行檢查和監(jiān)控，防范資金風(fēng)險。4.發(fā)票風(fēng)險應(yīng)對：加強對外包商發(fā)票開具的培訓(xùn)和指導(dǎo)，明確發(fā)票開具要求。建立發(fā)票審核機制，嚴(yán)格審核發(fā)票的真實性、合法性和完整性。對發(fā)現(xiàn)的發(fā)票問題及時處理，避免稅務(wù)風(fēng)險。八、信息溝通與反饋（一）內(nèi)部溝通1.業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、審計部門等應(yīng)建立定期溝通機制，及時交流外包費發(fā)放管理工作中的相關(guān)信息。2.溝通方式可包括會議、報告、工作聯(lián)系單等。對于重要事項或問題，應(yīng)及時召開專題會議進行研究討論，制定解決方案。3.在費用結(jié)算過程中，業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門應(yīng)保持密切溝通，及時解決費用核算、支付等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。如遇重大分歧，應(yīng)提交公司管理層協(xié)調(diào)解決。（二）與外包商溝通1.公司應(yīng)與外包商建立良好的溝通渠道，及時傳達費用結(jié)算要求、支付時間等信息。2.對于外包商提出的費用結(jié)算疑問或問題，應(yīng)及時給予答復(fù)和解決。如涉及合同變更、費用調(diào)整等事項，應(yīng)按照合同約定的程序進行協(xié)商處理。3.定期對外包商的服務(wù)質(zhì)量和費用支付情