托管理檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織托管理檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在托管理活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于委托協(xié)議、受托管理記錄、資產(chǎn)清單、財(cái)務(wù)資料、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：托管理檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映托管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，以滿足公司/組織內(nèi)部管理和外部審計(jì)等工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善托管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)托管理檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好托管理檔案的形成、積累和移交工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在托管理活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門形成檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，及時(shí)為利用者提供檔案信息。4.對(duì)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.委托方與受托方簽訂的委托管理協(xié)議及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。2.受托管理過(guò)程中形成的各類文件、記錄，如工作計(jì)劃、執(zhí)行報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.涉及托管理資產(chǎn)的清單、評(píng)估報(bào)告、產(chǎn)權(quán)證書等。4.財(cái)務(wù)收支記錄、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.與托管理業(yè)務(wù)相關(guān)的往來(lái)信函、合同、協(xié)議等。6.其他與托管理活動(dòng)有關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在托管理活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為委托管理類、資產(chǎn)類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號(hào)等進(jìn)行編制。3.編目：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，保持檔案的整潔和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案，按照分類編號(hào)順序進(jìn)行上架歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.托管理檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的記錄等。3.中期檔案保管期限為[X]年，如重要的財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)合同等。4.長(zhǎng)期檔案保管期限為[X]年以上，如委托管理協(xié)議、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱托管理檔案。2.外部審計(jì)、稅務(wù)等部門因法定職責(zé)查閱相關(guān)檔案。3.委托方因了解托管理情況查閱檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好記錄。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門提出需鑒定的檔案清單，并提供相關(guān)檔案信息。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.形成鑒定報(bào)告，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀程序1.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由專人負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的托管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便公司/組織內(nèi)部各部門和相關(guān)人員查詢和利用檔案信息。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，防止檔案信息泄露和非法利用。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照公司/組織信息化建設(shè)規(guī)劃，推進(jìn)托管理檔案信息化工作。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，與原件一致。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。4.完善檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等模塊，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性。5.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行妥善保管，防止損壞、丟失或泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)托管理檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，是否存在檔案缺失、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。3.檔案信息化管理情況，包括系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)錄入、安全保密等方面。4.檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備情況，是否符合安全保密要求。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措