平安辦公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公章的管理，確保辦公章的正確使用和安全保管，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在辦理各類業(yè)務(wù)、文件簽署等工作中涉及辦公章的使用與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：辦公章的使用與管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保辦公章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或遺失，對(duì)涉及印章使用的信息嚴(yán)格保密。3.規(guī)范使用原則：明確印章使用的流程和權(quán)限，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。二、辦公章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對(duì)外行使權(quán)力，用于各類重要文件、合同協(xié)議、對(duì)外報(bào)送資料等的簽署。2.使用范圍示例：如公司與外部單位簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重大項(xiàng)目合同等。（二）法定代表人章1.用途：主要用于辦理銀行結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，以及特定文件上代表法定代表人的簽署。2.使用范圍示例：銀行開戶許可證變更、支票背書等。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用途：專門用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)文件的蓋章。2.使用范圍示例：各類財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、收款收據(jù)等。（四）合同專用章1.用途：專門用于公司對(duì)外簽訂各類合同協(xié)議時(shí)蓋章。2.使用范圍示例：采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等。（五）部門章1.用途：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，僅用于本部門內(nèi)部文件、資料等的標(biāo)識(shí)和流轉(zhuǎn)。2.使用范圍示例：部門內(nèi)部的工作通知、報(bào)表等。三、辦公章的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制辦公章的部門，應(yīng)填寫《辦公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，統(tǒng)一提交公司法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，由行政部門指定具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。（二）啟用程序1.新刻制的辦公章在正式啟用前，行政部門應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄印章的名稱、編號(hào)、刻制時(shí)間、啟用時(shí)間等信息。2.行政部門應(yīng)及時(shí)將新印章啟用的相關(guān)信息通知各部門，并組織對(duì)涉及印章使用的人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉印章的使用規(guī)定和流程。四、辦公章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管；合同專用章由合同管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)與印章使用人員分離，不得由同一人兼任。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、辦公章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或人員需填寫《辦公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：申請(qǐng)表提交后，根據(jù)印章的使用范圍和審批權(quán)限，依次由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。涉及公司重大事項(xiàng)、重要文件等使用公司公章、法定代表人章的，需經(jīng)公司法定代表人審批。涉及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)使用財(cái)務(wù)專用章的，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。涉及合同簽訂使用合同專用章的，需經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及部門內(nèi)部文件使用部門章的，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.用章：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，印章保管人員憑《辦公章使用申請(qǐng)表》在用章文件上加蓋印章，并做好用章登記記錄，包括用章時(shí)間、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人等信息。（二）使用權(quán)限1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.部門章僅限于本部門內(nèi)部文件、資料等的使用，不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法按照正常流程事先申請(qǐng)用章的，使用部門或人員應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于異地用章的情況，原則上應(yīng)通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式將用章文件寄回公司蓋章。如因特殊原因確需在異地用章的，應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，并按照行政部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)。六、辦公章的停用與銷毀（一）停用情形1.辦公章因磨損、損壞等原因無(wú)法正常使用的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。3.其他需要停用辦公章的情形。（二）停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《辦公章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因，并報(bào)行政部門審核。2.行政部門審核通過后，報(bào)公司法定代表人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知各部門該印章已停用，并收回印章進(jìn)行妥善保管。（三）銷毀程序1.對(duì)于停用的辦公章，由行政部門統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《辦公章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、編號(hào)、停用時(shí)間等信息，并報(bào)公司法定代表人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章的銷毀過程，確保印章被徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像留存，以備查考。4.印章銷毀后，行政部門應(yīng)在《辦公章銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公章的使用與管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公章的保管是否安全，是否符合保管要求。2.辦公章的使用是否按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行，審批手續(xù)是否齊全。3.辦公章的登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)更新。4.辦公章的停用與銷毀是否按照規(guī)定程序辦理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本管理辦法規(guī)定使用、保管辦公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款等。2.如因違規(guī)使用辦公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯