電子章如何管理辦法電子章管理辦法總則目的為規(guī)范公司電子章的管理和使用，提高工作效率，保障公司電子文檔的安全性、真實性、完整性和不可抵賴性，根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及全體員工在業(yè)務活動中使用電子章的管理。定義電子章是指以電子數(shù)據(jù)形式存在，依附于電子文件并與其邏輯關聯(lián)，用于識別電子文件簽署者身份以及表明簽署者認可電子文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)。管理原則電子章的管理遵循“集中管理、授權(quán)使用、安全可靠、規(guī)范操作”的原則。電子章的申請與制作申請流程1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務需要，由使用人填寫《電子章申請表》，詳細說明申請電子章的用途、使用范圍、使用期限等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審核批準：申請表提交至公司行政管理部門，行政管理部門對申請進行審核，重點審核申請的合理性、必要性以及使用人是否具備相應的權(quán)限。審核通過后，報公司分管領導批準。3.制作安排：經(jīng)批準后，行政管理部門將申請信息提交至電子章制作機構(gòu)，安排電子章的制作。制作要求1.合規(guī)性：電子章的制作必須符合《中華人民共和國電子簽名法》等相關法律法規(guī)的要求，確保電子章的法律效力。2.唯一性：每個電子章都應具有唯一的標識，以確保其可追溯性和不可篡改性。3.安全性：電子章制作機構(gòu)應采用先進的加密技術，保障電子章的安全性，防止電子章被非法獲取、篡改或冒用。交付與備案1.交付：電子章制作完成后，制作機構(gòu)應將電子章交付給公司行政管理部門，并提供相關的使用說明和技術支持。2.備案：行政管理部門應將電子章的相關信息（包括電子章的樣式、使用人、使用范圍、使用期限等）進行備案，建立電子章管理檔案。電子章的使用使用范圍電子章僅限于在公司內(nèi)部的業(yè)務活動中使用，包括但不限于合同簽訂、文件審批、報表報送等。嚴禁將電子章用于與公司業(yè)務無關的活動。使用權(quán)限1.授權(quán)使用：電子章的使用實行授權(quán)制度，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用電子章。使用人應嚴格按照授權(quán)的范圍和期限使用電子章。2.分級管理：根據(jù)業(yè)務需求和安全級別，對電子章的使用權(quán)限進行分級管理。高級別權(quán)限的使用人應具備更高的安全意識和保密責任。使用流程1.文件準備：使用人在使用電子章前，應確保電子文件的內(nèi)容準確、完整，并經(jīng)過相關部門和人員的審核。2.身份驗證：使用人在使用電子章時，應進行身份驗證，確保使用人的身份真實有效。身份驗證方式包括但不限于用戶名、密碼、數(shù)字證書等。3.蓋章操作：身份驗證通過后，使用人按照系統(tǒng)提示進行蓋章操作。蓋章操作應確保電子章與電子文件的邏輯關聯(lián)，防止電子章被濫用或冒用。4.記錄保存：每次使用電子章后，系統(tǒng)應自動記錄使用的時間、地點、文件名稱、使用人等信息，并進行保存。使用人應妥善保管使用記錄，以備查詢和審計。特殊情況處理1.緊急情況：在緊急情況下，如無法按照正常流程使用電子章，使用人應及時向部門負責人報告，并經(jīng)部門負責人批準后，可采取臨時措施使用電子章。事后，使用人應及時補辦相關手續(xù)。2.異常情況：如發(fā)現(xiàn)電子章使用過程中出現(xiàn)異常情況，如身份驗證失敗、蓋章操作異常等，使用人應立即停止使用，并及時向行政管理部門報告。行政管理部門應及時進行調(diào)查處理，確保電子章的安全使用。電子章的保管與維護保管責任1.專人保管：電子章應由專人負責保管，保管人應具備較高的安全意識和保密責任。保管人應嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和流程使用電子章，不得擅自將電子章轉(zhuǎn)借他人使用。2.安全存放：電子章應存放在安全可靠的存儲設備中，如加密的移動硬盤、U盤等。存儲設備應設置密碼保護，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。維護要求1.定期檢查：行政管理部門應定期對電子章的使用情況進行檢查，包括電子章的保管、使用記錄、系統(tǒng)運行情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時進行處理。2.技術支持：公司應建立電子章技術支持團隊，負責電子章系統(tǒng)的日常維護、故障排除和技術升級等工作。技術支持團隊應及時響應使用人的需求，確保電子章系統(tǒng)的正常運行。3.安全防護：公司應采取必要的安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件等，防止電子章系統(tǒng)受到網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。監(jiān)督與審計監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司行政管理部門應加強對電子章使用情況的內(nèi)部監(jiān)督，定期對各部門的電子章使用情況進行檢查和評估。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用電子章的行為，應及時進行糾正和處理。2.外部監(jiān)督：公司應接受相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供電子章的使用情況和相關資料。審計要求1.定期審計：公司應定期對電子章的使用情況進行審計，審計內(nèi)容包括電子章的申請、制作、使用、保管等環(huán)節(jié)。審計報告應及時報送公司管理層，為公司決策提供參考。2.專項審計：在必要時，公司可組織專項審計，對特定時間段或特定業(yè)務的電子章使用情況進行審計。專項審計應重點關注電子章的使用合規(guī)性、安全性和有效性。違規(guī)處理1.責任追究：對違反本辦法規(guī)定使用電子章的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分；造成經(jīng)濟損失的，應依法承擔賠償責任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。2.整改措施：對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，相關部門和人員應及時采取整改措施，確保電子章的管理和使用符合本辦法的要求。電子章的停用與銷毀停用條件1.使用期限屆滿：電子章的使用期限屆滿后，應及時停用。2.業(yè)務變更：因公司業(yè)務變更，不再需要使用電子章時，應及時停用。3.安全隱患：如發(fā)現(xiàn)電子章存在安全隱患，可能影響公司的信息安全和業(yè)務正常開展時，應及時停用。停用流程1.申請停用：使用部門或使用人應填寫《電子章停用申請表》，說明停用的原因和時間，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審核批準：申請表提交至公司行政管理部門，行政管理部門對申請進行審核，審核通過后，報公司分管領導批準。3.停用操作：經(jīng)批準后，行政管理部門應及時對電子章進行停用操作，并通知相關部門和人員。銷毀條件1.停用期滿：電子章停用期滿后，且不再需要使用時，應進行銷毀。2.損壞無法修復：電子章因損壞無法修復時，應進行銷毀。3.法律要求：根據(jù)法律法規(guī)的要求，需要對電子章進行銷毀時，應及時進行銷毀。銷毀流程1.申請銷毀：使用部門或使用人應填寫《電子章銷毀申請表》，說明銷毀的原因和時間，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審核批準：申請表提交至公司行政管理部