清分機(jī)支票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司清分機(jī)支票的管理，規(guī)范支票使用流程，防范資金風(fēng)險，確保公司資金安全與正常流轉(zhuǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及清分機(jī)支票使用的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及金融行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保清分機(jī)支票的使用合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：支票填寫信息必須準(zhǔn)確無誤，包括日期、金額、收款人等，避免因信息錯誤導(dǎo)致的退票或其他風(fēng)險。3.安全性原則：加強支票的保管與傳遞過程中的安全防范，防止支票丟失、被盜用等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)使用人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，一旦出現(xiàn)問題能夠及時追溯。二、清分機(jī)支票的購買與保管（一）購買1.由公司財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，定期編制清分機(jī)支票購買計劃，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，安排專人前往銀行購買。2.購買支票時，需填寫銀行規(guī)定的購買憑證，注明支票種類、數(shù)量等信息，并加蓋公司預(yù)留銀行印鑒。3.購買回來的支票應(yīng)及時交予專人保管，并辦理交接手續(xù)。（二）保管1.設(shè)立專門的支票保管箱或保險柜，用于存放清分機(jī)支票。保管箱或保險柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮等性能。2.支票保管人員必須為公司正式員工，具備責(zé)任心和保密意識。保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。3.支票應(yīng)按照號碼順序排列存放，便于核對與查找。同時，要建立支票使用登記臺賬，詳細(xì)記錄支票的購入、使用、作廢等情況。4.定期對支票保管情況進(jìn)行檢查，確保支票安全無缺失。如發(fā)現(xiàn)支票丟失或被盜，應(yīng)立即報告財務(wù)部門，并采取相應(yīng)的掛失等措施，防止資金損失。三、清分機(jī)支票的使用流程（一）申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用清分機(jī)支票時，應(yīng)填寫《清分機(jī)支票使用申請表》，詳細(xì)注明支票用途、金額、收款人等信息。2.《清分機(jī)支票使用申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保業(yè)務(wù)真實合理后，提交至財務(wù)部門。（二）審核1.財務(wù)部門收到《清分機(jī)支票使用申請表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請表填寫是否完整、準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)是否符合公司規(guī)定和財務(wù)制度，資金來源是否合法合規(guī)等。2.對于金額較大或風(fēng)險較高的支票使用申請，財務(wù)部門可要求申請部門提供相關(guān)業(yè)務(wù)合同、發(fā)票等資料作為輔助審核依據(jù)。3.經(jīng)審核無誤后，財務(wù)負(fù)責(zé)人在申請表上簽字批準(zhǔn)。如申請不符合要求，應(yīng)及時退回申請部門，并說明原因。（三）簽發(fā)1.支票簽發(fā)人員根據(jù)批準(zhǔn)后的《清分機(jī)支票使用申請表》，按照支票填寫規(guī)范，準(zhǔn)確填寫支票信息。2.支票上的日期、金額必須大寫，收款人名稱應(yīng)填寫全稱，不得簡寫或使用簡稱。支票用途應(yīng)與申請表一致，不得擅自更改。3.填寫完畢后，在支票正面加蓋公司財務(wù)專用章和法人章（或授權(quán)代理人章），確保印章清晰、完整。4.簽發(fā)后的支票應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對，確保填寫信息無誤。核對無誤后，將支票交予申請人，并辦理交接手續(xù)。（四）交付與使用1.申請人應(yīng)妥善保管支票，并盡快將支票交付給收款人。交付過程中，應(yīng)采取安全可靠的方式，如專人送達(dá)、掛號郵寄等，確保支票能夠安全、及時到達(dá)收款人手中。2.收款人收到支票后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到銀行辦理入賬手續(xù)。如因特殊原因無法及時入賬，應(yīng)與公司相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保資金安全。3.在支票使用過程中，如發(fā)現(xiàn)支票填寫錯誤或其他問題需要作廢，應(yīng)及時將支票交回財務(wù)部門。財務(wù)部門對作廢支票進(jìn)行妥善保管，并在支票使用登記臺賬中注明作廢原因及日期。四、清分機(jī)支票的風(fēng)險防范（一）防范措施1.加強對支票使用人員的培訓(xùn)，提高其風(fēng)險意識和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉支票使用流程和相關(guān)法律法規(guī)，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致風(fēng)險。2.建立健全支票使用的監(jiān)督機(jī)制，定期對支票使用情況進(jìn)行檢查和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.與銀行保持密切溝通，及時了解銀行關(guān)于支票業(yè)務(wù)的政策變化和風(fēng)險提示，確保公司支票使用符合銀行要求。4.對于可疑支票或存在風(fēng)險的業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行重點關(guān)注和審核，必要時可暫停支票使用，待風(fēng)險排除后再行處理。（二）風(fēng)險應(yīng)急處理1.如發(fā)生支票丟失、被盜用等情況，公司應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案。首先，通知財務(wù)部門停止支付該支票款項，并向開戶銀行申請掛失止付。2.同時，向公安機(jī)關(guān)報案，尋求警方協(xié)助調(diào)查。積極配合銀行和警方的工作，提供相關(guān)線索和資料，爭取盡快追回?fù)p失。3.對于因支票風(fēng)險事件給公司造成的損失，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和評估，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善風(fēng)險防范措施。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對清分機(jī)支票的管理情況進(jìn)行審計檢查，包括支票的購買、保管、使用等環(huán)節(jié)。2.審計檢查內(nèi)容主要包括：支票使用流程是否合規(guī)，審批手續(xù)是否齊全，支票保管是否安全，賬目記錄是否準(zhǔn)確等。3.對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時出具審計報告，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受銀行等外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的意見和要求，及時調(diào)整和完善公司清分機(jī)支票管理辦法，確保公司支票管理工作符合外部監(jiān)管要求。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用清分機(jī)支票。2.支票填寫信息錯誤，導(dǎo)致退票或其他風(fēng)險。3.未妥善保管支票，造成支票丟失、被盜用等情況。4.違反支票使用流程，如未按規(guī)定申請、審核、簽發(fā)等。5.其他違反本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并要求其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，同時可并處一定金額的罰款。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)