稅務所檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強稅務所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關檔案管理的法律法規(guī)，結合本稅務所實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本稅務所及所屬各部門在稅收征收管理、行政管理、人事管理等各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則稅務所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或檔案管理人員負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案的形成應真實反映稅務所各項工作的實際情況，保證檔案內容的完整性，不得遺漏重要文件和信息。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案信息的檢索、查詢和利用，提高檔案服務稅收工作的效率和質量。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責本稅務所檔案管理工作的組織領導和協(xié)調，制定檔案管理制度和工作計劃，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員配備專職或兼職檔案管理人員，負責檔案的具體收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉稅收業(yè)務和相關法律法規(guī)，遵守檔案管理工作紀律。（三）各部門職責1.各部門負責本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，配合檔案管理部門開展檔案管理工作的檢查和考核。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征管檔案包括稅務登記、納稅申報、稅款征收、發(fā)票管理、稅務稽查等業(yè)務活動中形成的各類文件、報表、憑證、記錄等。2.行政管理檔案包括稅務所的工作計劃、總結、會議記錄、文件收發(fā)、印章管理、人事檔案、財務檔案等。3.其他檔案包括稅收政策法規(guī)宣傳資料、稅收調研成果、外事活動檔案等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)和相關軟件，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為稅收征管檔案、行政管理檔案、其他檔案等大類，再根據(jù)具體情況進行二級、三級分類。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.紙質檔案應采用密集架或檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全可靠。備份存儲地點應與檔案庫房分開，異地存放。3.對重要的檔案應采用多種保管方式，如紙質檔案與電子檔案同時保存，或進行異地備份等，以防止檔案丟失或損壞。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映稅務所主要職能活動和基本歷史面貌的，對稅務所工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內對稅務所工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內對稅務所工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的清點與核對定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準確、完整，檔案的存放位置與目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和保存價值，按照國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)范，對到期檔案進行鑒定。鑒定時應綜合考慮檔案的內容、來源、形式等因素，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，列出清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經稅務所負責人批準后進行銷毀。（四）銷毀1.銷毀檔案應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度形成量、累計存量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如整理的檔案數(shù)量、整理的時間等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，如檔案庫房的面積、檔案的存儲方式、保管期限的分布等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，如檔案的借閱次數(shù)、查閱人數(shù)、利用效果等。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整，統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間報送。（三）統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作的經驗和存在的問題，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。通過統(tǒng)計分析，不斷優(yōu)化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作水平。七、檔案的利用（一）利用范圍1.稅務所內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關、審計部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.稅務所內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級主管部門、相關單位查閱檔案，應出具單位介紹信，經稅務所負責人批準后，由檔案管理部門提供查閱服務。3.司法機關、審計部門等查閱檔案，應出具相關法律文書，經稅務所負責人批準后，按照規(guī)定的程序查閱檔案。（三）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。3.檔案管理部門應根據(jù)利用者的需求，提供檔案的復印件、摘錄等服務，但涉及保密內容的檔案不得提供復印件或摘錄。（四）利用效果跟蹤對檔案的利用效果進行跟蹤調查，了解利用者對檔案利用的滿意度，收集利用者的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立稅務所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化和規(guī)范化，提高檔案管理工作效率和服務質量。（二）信息化管理內容1.檔案信息的錄入與存儲將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息的檢索與查詢利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。3.檔案信息的安全管理采取安全防護措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應符合國家有關檔案信息化建設的標準和規(guī)范，具備檔案管理的各項功能。2.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的