云南省檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強檔案管理，有效保護和利用檔案，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則檔案管理應(yīng)當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）職責分工省檔案行政管理部門主管全省檔案工作，對全省檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。州（市）、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位應(yīng)當加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展，提供必要的工作條件，配備適應(yīng)檔案管理工作需要的人員，確保檔案工作與各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、檔案機構(gòu)及其職責（一）檔案行政管理部門職責1.貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針政策，制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.組織檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究，推廣應(yīng)用先進的檔案管理技術(shù)和方法。5.法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責。（二）單位檔案管理機構(gòu)職責1.貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位的檔案，確保檔案的完整與安全。3.按照規(guī)定向檔案行政管理部門或者有關(guān)主管部門移交檔案。4.對本單位所屬機構(gòu)的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作提供服務(wù)。（三）檔案工作人員職責1.遵守檔案工作法律法規(guī)和職業(yè)道德，保守檔案秘密。2.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理技能，按照規(guī)定做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.對檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.重點收集反映單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)、科研項目、資產(chǎn)財務(wù)等方面的檔案。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)當按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行收集和管理。（二）收集要求1.各部門應(yīng)當指定專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全、完整。2.對歸檔的文件材料，應(yīng)當進行初步整理，確保字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件的收集應(yīng)當符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則與方法1.檔案整理應(yīng)當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件材料應(yīng)當按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)當按照卷、件等形式進行裝訂、編目、裝盒；電子檔案應(yīng)當按照相關(guān)標準進行分類、編號、存儲和管理。四、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.單位應(yīng)當設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)當配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，并保持整潔、通風良好。3.檔案庫房應(yīng)當安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案安全。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。單位應(yīng)當根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，合理確定檔案保管期限。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員職責，定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)當及時進行修復(fù)、復(fù)制，對電子檔案應(yīng)當定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案庫房的管理，非檔案工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。五、檔案的利用與公布（一）利用原則與范圍1.檔案利用應(yīng)當遵循合法、合理、安全的原則，方便社會各方面利用檔案。2.單位應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會開放檔案，提供利用服務(wù)。公民、法人和其他組織持有合法證明，可以利用已開放的檔案。3.單位內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)當履行審批手續(xù)，填寫查閱、借閱登記表。（二）利用方式與程序1.利用檔案可以采取查閱、借閱、復(fù)制等方式。查閱檔案應(yīng)當在檔案保管場所進行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)當按照規(guī)定的期限歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。復(fù)制檔案應(yīng)當經(jīng)檔案保管部門負責人批準，并注明復(fù)制日期、出處等。2.利用涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)當遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，履行保密手續(xù)。（三）檔案公布1.檔案公布是指將檔案的內(nèi)容通過某種形式向社會公開。檔案公布應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定進行審批。2.單位可以通過編印檔案史料、舉辦檔案展覽、在網(wǎng)站上公布等方式公布檔案，但不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。3.公布檔案應(yīng)當注明檔案的來源、保管單位等信息。六、檔案的信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃與建設(shè)1.單位應(yīng)當將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排檔案信息化建設(shè)所需的資金、設(shè)備和人員。2.按照國家和省有關(guān)檔案信息化標準和規(guī)范，建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用等功能。（二）電子檔案管理1.電子檔案的形成、辦理、傳輸、存儲等應(yīng)當符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。2.電子檔案應(yīng)當與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實行雙套制管理。電子檔案應(yīng)當按照規(guī)定進行分類、編號、存儲，存儲載體應(yīng)當符合長期保存的要求。3.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的維護和管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）檔案信息資源開發(fā)利用1.充分利用檔案信息化管理系統(tǒng)，開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供決策支持和服務(wù)。2.建立檔案信息共享平臺，促進檔案信息在不同單位之間的交流與共享。七、監(jiān)督檢查與法律責任（一）監(jiān)督檢查1.檔案行政管理部門應(yīng)當依法對單位的檔案工作進行監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進行抽查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案機構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)、檔案收集、整理、保管、利用等情況。3.被檢查單位應(yīng)當如實提供有關(guān)檔案材料，不得拒絕、隱匿或者弄虛作假。（二）法律責任1.單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正；逾期不改正的，對單位處1萬元以上5萬元以下的罰款；對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，依法給予處分：未建立健全檔案管理制度的；未按照規(guī)定收集、整理、保管檔案的；未按照規(guī)定向檔案行政管理部門或者有關(guān)主管部門移交檔案的；檔案保管條件不符合要求，危及檔案安全的；擅自銷毀檔案的。2.單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門給予警告，并責令限期改正；情節(jié)嚴重的，對單位處1萬元以上3萬元以下的罰款；對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，依法給予處分：檔案利用手續(xù)不齊全的；擅自公布未開放檔案的；涂改、偽造檔案的。3.檔案工作人員違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由所在單位或者檔案行政管理部門責令改正；情節(jié)嚴重的，依法給予處分：未履行檔案管理