業(yè)務(wù)群會議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)群會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，使會議能夠有效傳達信息、解決問題、推動工作開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有業(yè)務(wù)群會議，包括但不限于部門周會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞業(yè)務(wù)目標，注重實際效果，精簡議程，提高效率，避免形式主義。2.充分溝通原則：營造開放、平等的溝通氛圍，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議，確保信息準確傳遞和理解。3.責任明確原則：明確會議組織、主持、記錄等各環(huán)節(jié)的職責，確保會議有序進行，各項決議得到有效落實。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.各部門或項目負責人根據(jù)工作需要，提前[X]個工作日填寫《業(yè)務(wù)群會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人或項目經(jīng)理審核后，提交至公司行政部門進行統(tǒng)籌安排。（二）會議通知1.行政部門根據(jù)審核通過的申請表，及時發(fā)布會議通知。通知應(yīng)采用業(yè)務(wù)群公告的形式，確保參會人員能夠及時收到。2.會議通知應(yīng)明確會議的基本信息，包括主題、時間、地點（如為線上會議，需提供會議鏈接或平臺信息）、參會人員范圍等，并簡要說明會議的主要議程和相關(guān)要求。（三）會議準備1.資料準備：會議發(fā)起者應(yīng)提前準備好與會議主題相關(guān)的資料，如報告、方案、數(shù)據(jù)等，并確保資料的準確性和完整性。2.場地準備：對于線下會議，行政部門負責提前安排好會議場地，確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境整潔，并根據(jù)參會人數(shù)合理布置座位。3.設(shè)備調(diào)試：對于線上會議，會議發(fā)起者應(yīng)提前測試會議設(shè)備和軟件，確保音頻、視頻、網(wǎng)絡(luò)等正常運行，避免出現(xiàn)技術(shù)故障影響會議進行。三、會議主持（一）主持人職責1.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保對會議主題和目的有清晰的理解。2.在會議開始時，簡要介紹會議背景、目的和議程安排，引導(dǎo)參會人員進入會議狀態(tài)。3.把控會議節(jié)奏，按照議程有序推進會議進程，確保各項議題得到充分討論和決策。4.鼓勵參會人員積極發(fā)言，營造良好的溝通氛圍，協(xié)調(diào)不同意見之間的沖突，避免會議出現(xiàn)混亂或偏離主題的情況。5.對會議討論的重點內(nèi)容進行記錄和總結(jié)，確保會議決議明確、清晰。6.在會議結(jié)束時，對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議的重點和下一步工作要求。（二）主持人要求1.主持人應(yīng)具備較強的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和應(yīng)變能力，能夠有效地引導(dǎo)會議進行。2.主持人應(yīng)保持中立、客觀的態(tài)度，避免在會議中發(fā)表個人傾向性意見，確保會議的公正性和客觀性。3.主持人應(yīng)嚴格遵守會議時間，確保會議按時開始和結(jié)束，不拖延會議時間。四、會議記錄（一）記錄人員職責1.會議記錄人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，準備好記錄工具，如筆記本、電腦等。2.認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、發(fā)言要點、討論結(jié)果、決議事項等，確保記錄準確、完整。3.對于重要的觀點和意見，應(yīng)盡量記錄原話，以便準確傳達會議精神。4.在會議過程中，及時整理記錄內(nèi)容，對于不清晰或遺漏的部分，應(yīng)及時向發(fā)言者核實。5.會議結(jié)束后，及時將會議記錄整理成電子文檔，并發(fā)送至參會人員郵箱進行確認。同時，將會議記錄提交至公司行政部門存檔。（二）記錄要求1.會議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式，包括標題、會議基本信息、會議內(nèi)容、決議事項等部分。2.記錄內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長和繁瑣的表述。3.對于會議中的討論和決策過程，應(yīng)詳細記錄各方的觀點和意見，以及最終達成的共識。4.會議記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的語言風(fēng)格，避免出現(xiàn)口語化、隨意性的表述。五、會議議程（一）議程制定1.會議發(fā)起者應(yīng)根據(jù)會議主題和目的，合理制定會議議程。議程應(yīng)明確各項議題的順序、時間安排和負責人。2.議程應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免議程過于冗長或復(fù)雜，導(dǎo)致會議效率低下。3.在制定議程時，應(yīng)充分考慮參會人員的意見和建議，確保議程能夠滿足會議的實際需求。（二）議程調(diào)整1.在會議進行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整議程，主持人應(yīng)及時征求參會人員的意見，并根據(jù)多數(shù)人的意見進行調(diào)整。2.調(diào)整后的議程應(yīng)及時通知參會人員，確保參會人員能夠了解會議議程的變化。六、會議紀律（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議發(fā)起者請假，并委托他人代為參會。2.參會人員應(yīng)認真準備會議相關(guān)資料，積極參與會議討論，按時發(fā)表意見和建議。3.在會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，避免因手機鈴聲影響會議進行。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)盡量遠離會議現(xiàn)場，避免干擾會議。（二）會議秩序維護1.主持人應(yīng)負責維護會議秩序，確保會議按照預(yù)定議程有序進行。對于違反會議紀律的行為，主持人應(yīng)及時進行提醒和制止。2.參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人發(fā)言或進行惡意攻擊。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達自己的觀點。3.會議期間，不得在會場內(nèi)吸煙、隨意走動或進行與會議無關(guān)的活動。七、會議決議與執(zhí)行（一）決議形成1.會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)及時總結(jié)會議討論結(jié)果，形成會議決議。決議應(yīng)明確、具體，具有可操作性。2.會議決議應(yīng)經(jīng)參會人員充分討論和表決通過，對于重要決議事項，應(yīng)采用無記名投票等方式進行表決。3.會議決議應(yīng)記錄在會議記錄中，并由主持人和記錄人員簽字確認。（二）決議執(zhí)行1.會議決議形成后，相關(guān)責任部門或人員應(yīng)按照決議要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并明確執(zhí)行時間、責任人等。2.執(zhí)行部門或人員應(yīng)定期向會議發(fā)起者匯報決議執(zhí)行情況，確保決議得到有效落實。3.對于決議執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，執(zhí)行部門或人員應(yīng)及時向會議發(fā)起者反饋，共同商討解決方案。（三）決議監(jiān)督1.公司行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查執(zhí)行部門或人員的工作進展。2.對于未按時完成決議事項或執(zhí)行不力的部門或人員，公司將進行通報批評，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)責任。八、會議評估與改進（一）評估方式1.定期對業(yè)務(wù)群會議進行評估，評估方式包括參會人員滿意度調(diào)查、會議效果評估等。2.參會人員滿意度調(diào)查應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)進行，通過在線問卷等方式收集參會人員對會議組織、議程安排、溝通效果等方面的評價和建議。3.會議效果評估主要從會議是否達到預(yù)期目的、決議執(zhí)行情況等方面進行評估，由會議發(fā)起者或相關(guān)負責人根據(jù)實際情況進行總結(jié)和分析。（二）改進措施1.根據(jù)評估結(jié)果，及時總結(jié)會議組織和管理過程中存在的問題和不足之處。2