檔案及合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及合同管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平和運(yùn)營(yíng)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案及合同管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案及合同管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理。2.真實(shí)完整原則檔案及合同資料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.規(guī)范有序原則建立健全檔案及合同管理制度和流程，確保管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案及合同資料的安全保密措施，防止資料泄露、損毀和丟失。二、檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等公司治理文件，行政公文、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等行政事務(wù)文件。2.人事檔案涵蓋員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等相關(guān)資料，勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等人事管理文件。3.財(cái)務(wù)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料，稅務(wù)申報(bào)資料、資金管理文件等財(cái)務(wù)管理文件。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)類(lèi)型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、項(xiàng)目管理檔案、采購(gòu)合同檔案、銷(xiāo)售合同檔案等，記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)資料。（二）檔案收集1.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理。在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交至公司綜合管理部門(mén)。2.收集范圍包括但不限于各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、票據(jù)、信函、會(huì)議記錄、工作底稿等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。（三）檔案整理1.分類(lèi)編號(hào)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，并編制唯一的檔案編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。2.裝訂編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。同時(shí)，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，便于查閱。（四）檔案歸檔1.歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至公司綜合管理部門(mén)。綜合管理部門(mén)應(yīng)在收到檔案資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔要求歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。同時(shí)，應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查閱。（五）檔案保管1.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.保管場(chǎng)所公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。3.保管措施定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性。（六）檔案查閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到公司綜合管理部門(mén)查閱。涉及重要檔案或機(jī)密信息的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位或個(gè)人查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并嚴(yán)格遵守公司檔案查閱規(guī)定。2.查閱登記建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、審批人等信息。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.查閱限制查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（七）檔案借閱1.借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到公司綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位或個(gè)人借閱公司檔案的，參照檔案查閱流程辦理審批手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱歸還借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（八）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀程序建立檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀記錄檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。三、合同管理（一）合同分類(lèi)1.采購(gòu)合同包括原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同、辦公用品采購(gòu)合同等，用于明確公司與供應(yīng)商之間的采購(gòu)關(guān)系。2.銷(xiāo)售合同涵蓋產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、服務(wù)銷(xiāo)售合同等，規(guī)定公司與客戶之間的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)條款。3.租賃合同涉及辦公場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃等合同，明確公司與出租方之間的租賃權(quán)利義務(wù)。4.借款合同包括公司與金融機(jī)構(gòu)或其他單位之間的借款合同，規(guī)范借款金額、期限、利率等相關(guān)事項(xiàng)。5.其他合同如技術(shù)合同、合作協(xié)議、勞動(dòng)合同等，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要簽訂的其他各類(lèi)合同。（二）合同簽訂1.合同起草合同由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，涉及法律專(zhuān)業(yè)條款的，應(yīng)征求公司法律顧問(wèn)的意見(jiàn)。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任等條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.合同審核合同起草完成后，應(yīng)提交公司綜合管理部門(mén)進(jìn)行審核。綜合管理部門(mén)主要審核合同的格式、條款、文字表述等是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，還應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。3.合同審批經(jīng)審核后的合同，按照公司合同審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和金額，履行相應(yīng)的審批職責(zé)。一般合同由部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。4.合同簽訂合同經(jīng)審批通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保雙方簽字蓋章手續(xù)完備，合同文本一式多份，分別由公司相關(guān)部門(mén)留存。（三）合同履行1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.變更與解除合同履行過(guò)程中如需變更或解除合同的，應(yīng)按照合同簽訂流程重新進(jìn)行審批，并簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確原合同的變更或解除事項(xiàng)、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。3.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及法律糾紛的，應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)公司法律顧問(wèn)參與處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。（四）合同歸檔1.歸檔范圍合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料移交至公司綜合管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.歸檔要求歸檔的合同資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，按照合同分類(lèi)進(jìn)行整理和編號(hào)，并編制合同目錄。合同檔案應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)檔案一同保管，便于查閱和參考。（五）合同統(tǒng)計(jì)與分析1.統(tǒng)計(jì)報(bào)表綜合管理部門(mén)應(yīng)定期編制合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.數(shù)據(jù)分析通過(guò)對(duì)合同數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)合同管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善合同管理制度和流程。四、信息化管理（一）檔案及合同管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立檔案及合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案及合同資料的電子化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案及合同數(shù)據(jù)的錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的有效性。（三）信息安全管理加強(qiáng)檔案及合同管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置用戶權(quán)限、加密存儲(chǔ)、定期備份等，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案及合同管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案及合同管理制度的執(zhí)行情況、資料的完整性和準(zhǔn)確性、管理流程的合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案及合同管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案及合同資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）考核評(píng)