立項單使用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范立項單的使用與管理，確保公司各項項目的順利開展，提高項目管理效率，保障公司資源的合理配置與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及項目立項的部門及人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售等部門。（三）立項單定義立項單是公司對各類項目進(jìn)行正式立項的文件，是項目啟動的重要依據(jù)，記錄了項目的基本信息、背景、目標(biāo)、計劃、預(yù)算等關(guān)鍵內(nèi)容。（四）管理原則1.合法性原則：立項單的制定與使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.規(guī)范性原則：立項單的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)保持統(tǒng)一規(guī)范，確保信息準(zhǔn)確、完整、清晰。3.嚴(yán)肅性原則：立項單一經(jīng)批準(zhǔn)，即具有嚴(yán)肅性，項目相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照立項單內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自變更。4.高效性原則：在保證管理規(guī)范的前提下，簡化流程，提高立項單的使用效率，以促進(jìn)項目快速推進(jìn)。二、立項單的內(nèi)容與格式（一）基本信息1.項目名稱：應(yīng)準(zhǔn)確概括項目的核心內(nèi)容，簡潔明了，避免使用模糊、歧義的表述。2.項目編號：由公司統(tǒng)一編制，具有唯一性，便于項目的識別與管理。3.立項部門：填寫發(fā)起項目立項的具體部門名稱。4.項目負(fù)責(zé)人：明確負(fù)責(zé)項目實施的主要人員，應(yīng)具備相應(yīng)的項目管理能力和專業(yè)知識。5.立項日期：記錄項目正式立項的時間。（二）項目背景闡述項目發(fā)起的原因和依據(jù)，包括市場需求、公司戰(zhàn)略規(guī)劃、現(xiàn)有業(yè)務(wù)問題等，應(yīng)詳細(xì)、客觀地說明項目的必要性。（三）項目目標(biāo)1.總體目標(biāo)：明確項目預(yù)期達(dá)成的總體成果，應(yīng)具有可衡量性和明確的時間節(jié)點(diǎn)。2.具體目標(biāo)：將總體目標(biāo)細(xì)化為具體的、可操作的子目標(biāo)，以便于項目執(zhí)行過程中的監(jiān)控與評估。（四）項目計劃1.項目階段劃分：根據(jù)項目特點(diǎn)和實施流程，合理劃分項目階段，如需求調(diào)研階段、設(shè)計階段、開發(fā)階段、測試階段、上線階段等。2.各階段時間安排：明確每個階段的開始時間和結(jié)束時間，形成詳細(xì)的項目進(jìn)度計劃。3.關(guān)鍵里程碑：確定項目中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如需求評審會議、設(shè)計方案通過、系統(tǒng)上線等，以便于對項目進(jìn)度進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。（五）項目預(yù)算1.預(yù)算明細(xì)：詳細(xì)列出項目所需的各項費(fèi)用，包括人員費(fèi)用、設(shè)備采購費(fèi)用、軟件授權(quán)費(fèi)用、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等，應(yīng)明確每項費(fèi)用的金額及計算依據(jù)。2.預(yù)算總額：匯總各項預(yù)算費(fèi)用，得出項目的預(yù)算總額，并注明預(yù)算的有效期。（六）項目團(tuán)隊成員列出參與項目的所有人員名單，包括項目負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員、測試人員等，并明確各成員的職責(zé)分工。（七）審批意見1.部門負(fù)責(zé)人意見：立項部門負(fù)責(zé)人對項目的必要性、可行性等進(jìn)行審核，并簽署意見。2.財務(wù)部門意見：財務(wù)部門對項目預(yù)算的合理性、資金來源等進(jìn)行審核，并簽署意見。3.公司領(lǐng)導(dǎo)意見：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和資源狀況，對項目進(jìn)行最終審批，并簽署意見。（八）格式要求立項單應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，一般為電子文檔形式，便于存儲、查詢和流轉(zhuǎn)。文檔格式可選用常見的辦公軟件格式，如Word、Excel等，確保文件的兼容性和可讀性。三、立項單的申請與審批流程（一）申請1.項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目需求，填寫立項單的各項內(nèi)容，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.將填寫好的立項單提交至立項部門負(fù)責(zé)人。（二）部門初審1.立項部門負(fù)責(zé)人收到立項單后，對項目的必要性、可行性、技術(shù)合理性等進(jìn)行初步審核。2.審核通過后，在立項單上簽署部門意見，并提交至財務(wù)部門。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到立項單后，對項目預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查預(yù)算的合理性、資金來源及使用計劃等。2.如預(yù)算存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與項目負(fù)責(zé)人溝通，提出修改意見，項目負(fù)責(zé)人修改后重新提交審核。3.財務(wù)審核通過后，在立項單上簽署財務(wù)意見，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）公司審批1.公司領(lǐng)導(dǎo)收到立項單后，根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資源狀況等因素，對項目進(jìn)行最終審批。2.審批通過的立項單，公司領(lǐng)導(dǎo)簽署同意立項意見，并加蓋公司公章。3.審批未通過的立項單，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確指出原因，項目負(fù)責(zé)人根據(jù)意見進(jìn)行修改完善后，重新提交申請。（五）發(fā)放與存檔1.立項單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由立項部門負(fù)責(zé)將立項單發(fā)放給項目團(tuán)隊成員及相關(guān)部門，并進(jìn)行存檔。2.同時，立項部門應(yīng)將立項單的電子文檔上傳至公司項目管理系統(tǒng)，以便于項目信息的共享與查詢。四、立項單的使用與變更（一）使用1.項目團(tuán)隊成員應(yīng)嚴(yán)格按照立項單的內(nèi)容開展項目工作，確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)。2.在項目執(zhí)行過程中，立項單作為項目的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保管，如有遺失或損壞，應(yīng)及時向立項部門申請補(bǔ)辦。（二）變更1.項目在實施過程中，如因市場需求變化、技術(shù)條件變更、公司戰(zhàn)略調(diào)整等原因需要對項目進(jìn)行變更，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《立項單變更申請表》。2.《立項單變更申請表》應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對項目進(jìn)度、預(yù)算、目標(biāo)等方面的影響，并提交至立項部門負(fù)責(zé)人。3.立項部門負(fù)責(zé)人收到變更申請表后，組織相關(guān)部門對變更內(nèi)容進(jìn)行評估，如變更涉及預(yù)算調(diào)整，還需財務(wù)部門參與評估。4.評估通過后，將變更申請表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批流程與立項申請審批流程相同。5.變更申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，對立項單進(jìn)行相應(yīng)修改，并重新發(fā)放給項目團(tuán)隊成員及相關(guān)部門，同時更新項目管理系統(tǒng)中的信息。五、立項單的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立項目管理辦公室（PMO），負(fù)責(zé)對立項單的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.PMO定期收集各項目的立項單及相關(guān)資料，檢查項目是否按照立項單內(nèi)容執(zhí)行，項目進(jìn)度是否符合計劃要求。（二）檢查內(nèi)容1.項目執(zhí)行情況：檢查項目團(tuán)隊是否按照立項單確定的項目目標(biāo)、計劃、預(yù)算等開展工作，有無擅自變更項目內(nèi)容或降低項目標(biāo)準(zhǔn)的情況。2.項目進(jìn)度：對比項目實際進(jìn)度與立項單中計劃進(jìn)度的差異，分析偏差原因，及時發(fā)現(xiàn)項目進(jìn)度滯后的風(fēng)險，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行解決。3.項目質(zhì)量：檢查項目成果是否符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，是否滿足立項單中設(shè)定的項目目標(biāo)。4.預(yù)算執(zhí)行情況：審查項目預(yù)算的執(zhí)行情況，檢查各項費(fèi)用支出是否合理，有無超預(yù)算或預(yù)算執(zhí)行不規(guī)范的問題。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，PMO應(yīng)及時向項目負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門反饋，并下達(dá)整改通知。2.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，并將整改情況及時上報給PMO。3.PMO對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。如問題嚴(yán)重影響項目進(jìn)度、質(zhì)量或預(yù)算，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取進(jìn)一步的措施進(jìn)行處理。六、立項單的存檔與保管（一）存檔要求1.立項單作為項目管理的重要文件，應(yīng)進(jìn)行妥善存檔。存檔文件應(yīng)包括立項單原件、相關(guān)審批意見、變更申請表及其他與項目立項有關(guān)的資料。2.存檔文件應(yīng)按照項目編號或時間順序進(jìn)行分類整理，便于查詢和檢索。（二）保管期限立項單及相關(guān)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為項目結(jié)束后[X]年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)確保文件的完整性和安全性，防止文件丟失、損壞或泄露。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱立項單及相關(guān)資料，應(yīng)填寫《立項單查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱立項單及相關(guān)資料，借閱人應(yīng)填寫《立項單借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借文件，如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)對查閱和借閱情況進(jìn)行記錄，確保文件的流轉(zhuǎn)可追溯。七、