防疫采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織在防疫期間采購(gòu)活動(dòng)的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保防疫物資及時(shí)、充足供應(yīng)，保障公司/組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)和員工生命健康安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在防疫期間進(jìn)行的各類(lèi)防疫物資及相關(guān)服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.及時(shí)性原則：以最快速度響應(yīng)防疫需求，確保物資和服務(wù)及時(shí)到位。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先采購(gòu)質(zhì)量可靠、符合防疫標(biāo)準(zhǔn)的物資和服務(wù)。4.透明性原則：采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明，接受監(jiān)督。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立防疫采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)審議和決策重大防疫采購(gòu)事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)或團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)操作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)防疫需求制定采購(gòu)計(jì)劃。2.尋找合格供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等采購(gòu)流程。3.簽訂采購(gòu)合同并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.整理和歸檔采購(gòu)文件。（三）需求部門(mén)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際防疫工作需要，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提出物資和服務(wù)需求，并提供詳細(xì)的規(guī)格、數(shù)量等要求。配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商考察和驗(yàn)收工作。（四）監(jiān)督部門(mén)設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)防疫采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程公正、公平、公開(kāi)，防止違規(guī)行為發(fā)生。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期收集各需求部門(mén)的防疫物資和服務(wù)需求信息，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況和防疫形勢(shì)預(yù)測(cè)，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并根據(jù)需求變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（二）預(yù)算編制1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)編制防疫采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算應(yīng)涵蓋物資采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮防疫物資價(jià)格波動(dòng)因素，預(yù)留一定的彈性空間，確保資金充足。（三）計(jì)劃與預(yù)算審批采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算需經(jīng)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)審議通過(guò)后實(shí)施。審批過(guò)程中，應(yīng)重點(diǎn)審查計(jì)劃的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性以及與公司/組織整體防疫策略的契合度。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.建立防疫物資供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格考察，包括其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等方面，確保其具備供應(yīng)防疫物資和服務(wù)的資質(zhì)和能力。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價(jià)格、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合作的順利進(jìn)行。五、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明所需防疫物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行初步審核，確保申請(qǐng)內(nèi)容完整、合理。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，提交采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。2.選擇合適的供應(yīng)商后，與其簽訂采購(gòu)合同。合同簽訂前，應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)要求和公司/組織利益。3.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)通知需求部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.物資到貨時(shí)，由需求部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照公司/組織財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注防疫物資市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等信息，通過(guò)與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長(zhǎng)期合同等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于質(zhì)量不合格的物資，及時(shí)要求供應(yīng)商更換或采取其他補(bǔ)救措施，確保防疫工作不受影響。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)在簽訂采購(gòu)合同前，仔細(xì)審查合同條款，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或不利于公司/組織的條款。加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)確保采購(gòu)活動(dòng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，避免因違法違規(guī)行為給公司/組織帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。七、信息管理與保密（一）采購(gòu)信息收集與整理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理采購(gòu)過(guò)程中的各類(lèi)信息，包括供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，建立完整的采購(gòu)檔案。（二）信息共享與溝通采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)保持密切溝通，及時(shí)共享采購(gòu)信息，確保各部門(mén)工作協(xié)調(diào)一致。（三）保密措施對(duì)采購(gòu)過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息等予以嚴(yán)格保密。采購(gòu)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，防止信息泄露給公司/組織帶來(lái)?yè)p失。八、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督監(jiān)督部門(mén)定期對(duì)防疫采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、物資驗(yàn)收情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）審計(jì)監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)防疫采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、效益性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改情況。九、應(yīng)急采購(gòu)（一）應(yīng)急采購(gòu)情形在防疫物資供應(yīng)出現(xiàn)緊急短缺、現(xiàn)有物資無(wú)法滿(mǎn)足防疫工作需要等特殊情況下，啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)程序。（二）應(yīng)急采購(gòu)流程1.需求部門(mén)提出應(yīng)急采購(gòu)申請(qǐng)，說(shuō)明緊急情況和需求物資的詳細(xì)信息。2.采購(gòu)部門(mén)在確保合規(guī)的前提下，簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，優(yōu)先從現(xiàn)有合格供應(yīng)商中