記錄管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的記錄管理，規(guī)范記錄的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和處置等活動(dòng)，確保記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：記錄管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度要求。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整規(guī)范原則：記錄應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，格式規(guī)范，內(nèi)容完整。4.便于檢索原則：記錄的分類、編號(hào)等應(yīng)便于快速查找和使用。5.安全保密原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的記錄，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。（四）職責(zé)分工1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定和完善記錄管理辦法，并監(jiān)督實(shí)施。指導(dǎo)各部門記錄管理工作，組織記錄管理培訓(xùn)。負(fù)責(zé)公司/組織重要記錄的集中存儲(chǔ)和保管。定期對(duì)記錄管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的形成、收集、整理和初步保管。按照公司/組織要求，定期向綜合管理部門移交相關(guān)記錄。配合綜合管理部門開(kāi)展記錄管理工作的檢查和評(píng)估。3.記錄形成崗位負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄，并確保記錄的真實(shí)、完整。按照規(guī)定的格式和要求填寫記錄，不得隨意涂改。二、記錄的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、流程和管理需求，將記錄分為以下幾類：1.行政管理類：包括文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、報(bào)告等。2.人事管理類：如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)一步細(xì)分，如銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.客戶關(guān)系管理類：客戶信息、客戶投訴處理記錄、服務(wù)反饋記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.記錄編號(hào)采用[分類代碼（2位）+年份（4位）+順序號(hào)（4位）]的格式。2.分類代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，為每類記錄設(shè)定特定的代碼，如行政管理類為“XG”，人事管理類為“RS”等。3.年份：記錄形成的年份，如2023年表示為“2023”。4.順序號(hào)：每類記錄按形成時(shí)間順序依次編排的序號(hào)，從0001開(kāi)始。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，編號(hào)為XG20230001；一份2023年的銷售合同，編號(hào)為YW20230002。三、記錄的形成與收集（一）形成要求1.記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生的同時(shí)或之后及時(shí)形成，確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.記錄的內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。3.記錄應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料或存儲(chǔ)介質(zhì)，如鋼筆、中性筆、打印紙、光盤等，確保記錄的長(zhǎng)期保存。（二）收集職責(zé)1.記錄形成崗位負(fù)責(zé)將本崗位形成的記錄及時(shí)收集整理，確保無(wú)遺漏。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門記錄的定期收集工作，對(duì)收集到的記錄進(jìn)行初步審核和整理。四、記錄的整理與存儲(chǔ)（一）整理要求1.收集到的記錄應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類記錄應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.對(duì)記錄中的空白頁(yè)、重復(fù)頁(yè)等進(jìn)行清理，確保記錄的簡(jiǎn)潔性。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確反映記錄內(nèi)容。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)記錄各部門應(yīng)設(shè)置專門的文件柜或檔案盒，對(duì)紙質(zhì)記錄進(jìn)行分類存放。綜合管理部門應(yīng)建立紙質(zhì)記錄檔案室，對(duì)重要記錄進(jìn)行集中存儲(chǔ)保管。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.電子記錄各部門應(yīng)定期將電子記錄備份至外部存儲(chǔ)設(shè)備，如移動(dòng)硬盤、光盤等，并異地存放。綜合管理部門應(yīng)建立電子記錄存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子記錄進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保數(shù)據(jù)安全。五、記錄的檢索與利用（一）檢索方式1.提供紙質(zhì)記錄的目錄索引，方便查閱。目錄應(yīng)包括記錄編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管部門等信息。2.建立電子記錄檢索系統(tǒng)，支持按關(guān)鍵詞、編號(hào)、分類等多種方式進(jìn)行檢索。（二）利用權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、記錄名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門或相關(guān)保管部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的記錄，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、傳播。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織記錄的，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，由綜合管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。六、記錄的處置（一）保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織實(shí)際情況，確定各類記錄的保管期限。保管期限分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長(zhǎng)期（[X]年）。（二）處置方式1.到期銷毀：記錄保管期限屆滿后，由綜合管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)需銷毀的記錄進(jìn)行鑒定，編制《記錄銷毀清單》，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并在《記錄銷毀清單》上簽字確認(rèn)。2.永久保存：對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或?qū)?組織發(fā)展有重大影響的記錄，應(yīng)永久保存。永久保存的記錄應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)，并妥善保管。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門記錄管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和處置等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）專項(xiàng)檢查根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的重點(diǎn)和實(shí)際需求，適時(shí)開(kāi)展記錄管理專項(xiàng)檢查，對(duì)特定領(lǐng)域或特定時(shí)間段的記錄管理工作進(jìn)行深入檢查和評(píng)估。（三）考核與獎(jiǎng)懲將記錄管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系，對(duì)記錄管理工