資料外發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司資料外發(fā)管理，規(guī)范資料外發(fā)流程，確保公司資料的安全、完整和有效利用，防止資料泄露和不當使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司有業(yè)務往來的外部合作單位在資料外發(fā)過程中的管理。（三）基本原則1.合法性原則：資料外發(fā)必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準的要求，不得從事違法違規(guī)活動。2.安全性原則：確保外發(fā)資料的保密性、完整性和可用性，防止資料被篡改、泄露或丟失。3.必要性原則：嚴格控制資料外發(fā)的范圍和對象，僅在必要的情況下進行外發(fā)，避免不必要的資料擴散。4.可控性原則：對外發(fā)資料的全過程進行有效監(jiān)控和管理，確保外發(fā)行為在公司的掌控之中。二、資料定義與分類（一）資料定義本辦法所稱資料，是指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務活動、技術研發(fā)等過程中產(chǎn)生或獲取的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報告、合同等信息載體。（二）資料分類1.按重要性分類核心資料：涉及公司核心業(yè)務、商業(yè)機密、關鍵技術等重要信息的資料，對公司的生存和發(fā)展具有重大影響。重要資料：與公司主要業(yè)務相關，對業(yè)務開展有較大支持作用的資料。一般資料：一般性的業(yè)務資料，對公司業(yè)務影響較小。2.按性質分類商業(yè)機密資料：包含公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等需要嚴格保密的資料。內部管理資料：公司內部用于管理、決策、溝通等方面的資料。業(yè)務資料：與公司業(yè)務活動直接相關的資料，如合同、訂單、業(yè)務報告等。三、外發(fā)流程（一）申請1.部門如需外發(fā)資料，應填寫《資料外發(fā)申請表》，詳細說明外發(fā)資料的名稱、數(shù)量、內容摘要、外發(fā)對象、外發(fā)目的、預計歸還時間等信息。2.對于涉及商業(yè)機密資料的外發(fā)申請，申請人還需提交《商業(yè)機密資料外發(fā)審批表》，并說明采取的保密措施。3.申請表由部門負責人審核簽字，確保申請內容真實、合理，符合公司業(yè)務需求。（二）審批1.一般資料外發(fā)部門負責人審核通過后，提交至分管領導審批。分管領導根據(jù)實際情況進行審批，如無異議則批準外發(fā)申請。2.重要資料外發(fā)分管領導審批通過后，還需提交至總經(jīng)理審批。總經(jīng)理從公司整體利益和戰(zhàn)略角度進行審查，決定是否批準外發(fā)。3.商業(yè)機密資料外發(fā)除經(jīng)過部門負責人、分管領導和總經(jīng)理審批外，還需報公司保密管理部門備案。保密管理部門對保密措施的有效性進行審核，確保資料外發(fā)過程中的保密性得到保障。（三）加密與標識1.經(jīng)審批同意外發(fā)的資料，如需保密，應進行加密處理。加密方式應采用符合國家相關標準和公司規(guī)定的加密算法，確保加密后的資料難以被破解。2.在資料外發(fā)前，應對外發(fā)資料進行標識，注明“保密”字樣以及保密期限等信息，提醒外發(fā)對象注意保密。（四）外發(fā)方式選擇1.根據(jù)外發(fā)資料的性質、數(shù)量、緊急程度以及外發(fā)對象的要求等因素，選擇合適的外發(fā)方式，如電子郵件、快遞、專人送達等。2.對于重要或機密資料，優(yōu)先采用專人送達或加密存儲介質快遞的方式，確保資料傳輸過程中的安全性。（五）登記與記錄1.資料外發(fā)時，應進行詳細登記。登記內容包括外發(fā)日期、外發(fā)資料名稱、數(shù)量、外發(fā)對象、外發(fā)方式、審批情況、預計歸還時間等信息。2.建立《資料外發(fā)登記簿》，由專人負責記錄和管理，確保外發(fā)資料的流向清晰可查。（六）跟蹤與催還1.資料外發(fā)后，外發(fā)部門應指定專人對外發(fā)資料進行跟蹤，及時了解資料的使用情況和歸還情況。2.在預計歸還時間前，對外發(fā)對象進行催還提醒，確保資料按時歸還。如遇特殊情況無法按時歸還，外發(fā)對象應提前向公司說明原因，并申請延期歸還。（七）歸還與驗收1.外發(fā)對象應按照約定時間將外發(fā)資料歸還公司。歸還時，應對資料的完整性和保密性進行檢查，確保資料未被篡改、泄露或丟失。2.資料歸還后，負責驗收的人員應填寫《資料外發(fā)歸還驗收表》，注明驗收情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與外發(fā)對象溝通解決，并向上級報告。四、保密要求（一）外發(fā)對象保密責任1.與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，承諾對公司外發(fā)的資料承擔保密責任。2.按照公司要求采取必要的保密措施，妥善保管外發(fā)資料，不得擅自復制、傳播、泄露或用于其他非授權目的。3.在資料使用完畢后，及時歸還公司，并確保資料的完整性和保密性。（二）公司內部保密措施1.加強對涉及資料外發(fā)人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和責任感。2.對外發(fā)資料的審批、加密、登記、跟蹤等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，防止內部人員違規(guī)操作導致資料泄露。3.定期對資料外發(fā)情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善保密管理措施。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對資料外發(fā)管理情況進行審計，檢查外發(fā)流程是否合規(guī)、資料是否安全、保密措施是否有效等。2.各部門應定期自查資料外發(fā)管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告上級領導。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自外發(fā)資料、泄露資料機密、未按時歸還資料等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因資料外發(fā)導致公司遭受經(jīng)濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究相關責