訴訟證據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司訴訟證據(jù)的管理，提高證據(jù)收集、整理、保存和運(yùn)用的效率與質(zhì)量，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門在各類訴訟活動(dòng)中涉及的證據(jù)管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證據(jù)的合法性、真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性。2.全面及時(shí)原則全面收集與訴訟相關(guān)的各類證據(jù)，確保無遺漏，并及時(shí)進(jìn)行整理和保存，避免證據(jù)滅失或延誤提交。3.保密原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等證據(jù)資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.專人負(fù)責(zé)原則明確專人負(fù)責(zé)訴訟證據(jù)的管理工作，確保職責(zé)清晰，工作有序開展。二、證據(jù)的收集（一）收集責(zé)任1.各業(yè)務(wù)部門在日常工作中應(yīng)注重證據(jù)的收集與留存，對(duì)可能引發(fā)訴訟的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，并配合法務(wù)部門進(jìn)行證據(jù)收集工作。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)和參與重要訴訟證據(jù)的收集工作，對(duì)證據(jù)的合法性、關(guān)聯(lián)性進(jìn)行審查。（二）收集途徑1.合同協(xié)議在簽訂各類合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款，并確保合同文本的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，妥善保存合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如往來函件、會(huì)議紀(jì)要、談判記錄等。2.業(yè)務(wù)文件包括但不限于訂單、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、對(duì)賬單、財(cái)務(wù)報(bào)表等，這些文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)發(fā)生的過程和實(shí)際情況。3.溝通記錄通過郵件、短信、微信、電話等方式進(jìn)行溝通的記錄，應(yīng)及時(shí)保存原始載體，并確保內(nèi)容完整、可追溯。對(duì)于重要溝通，可進(jìn)行錄音或錄像，但需提前告知對(duì)方并取得同意。4.視聽資料如監(jiān)控錄像、現(xiàn)場(chǎng)照片、錄音等，應(yīng)確保視聽資料的來源合法、內(nèi)容清晰、完整，且未被篡改。同時(shí)，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、錄制人等信息。5.證人證言需要證人提供證言的，應(yīng)及時(shí)與證人溝通，明確證言的內(nèi)容和要求，并制作證人證言筆錄。證人應(yīng)在筆錄上簽字確認(rèn)，并注明其身份信息、聯(lián)系方式等。（三）收集要求1.證據(jù)應(yīng)具備真實(shí)性，能夠客觀反映事實(shí)真相，不得偽造、篡改或隱匿證據(jù)。2.證據(jù)應(yīng)具備合法性，來源合法、形式合法、取得方式合法，不得通過非法手段獲取證據(jù)。3.證據(jù)應(yīng)具備關(guān)聯(lián)性，與訴訟請(qǐng)求具有直接或間接的關(guān)聯(lián)，能夠證明案件事實(shí)。4.收集證據(jù)時(shí)，應(yīng)制作詳細(xì)的證據(jù)清單，注明證據(jù)名稱、來源、取得時(shí)間、保存地點(diǎn)等信息，并由收集人簽字確認(rèn)。三、證據(jù)的整理（一）分類整理1.根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，對(duì)收集到的證據(jù)進(jìn)行分類，如合同類、文件類、視聽資料類、證人證言類等。2.每類證據(jù)再按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行細(xì)分，便于查找和使用。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)為每份證據(jù)賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)證據(jù)的類別、年份和順序號(hào)等信息，如“HT2023001”表示2023年第1份合同類證據(jù)。同時(shí)，在證據(jù)清單和相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)上標(biāo)注編號(hào)，確保編號(hào)與證據(jù)一一對(duì)應(yīng)。（三）內(nèi)容審核對(duì)整理后的證據(jù)進(jìn)行內(nèi)容審核，檢查證據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和關(guān)聯(lián)性。對(duì)于存在瑕疵或疑問的證據(jù)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，必要時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（四）裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)證據(jù)，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，如合同在前，相關(guān)附件在后；文件按照重要程度依次排列等。裝訂時(shí)應(yīng)使用牢固的裝訂方式，確保證據(jù)不易散落，并在封面注明證據(jù)名稱、編號(hào)、所屬類別、整理日期等信息。四、證據(jù)的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)證據(jù)應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案盒中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)證據(jù)借閱登記制度，記錄借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。2.電子證據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)可選用光盤、硬盤、云存儲(chǔ)等。備份應(yīng)采用多介質(zhì)、異地存儲(chǔ)等方式，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。3.視聽資料應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的要求進(jìn)行保存，如錄像帶、錄音帶應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受潮、發(fā)霉；光盤應(yīng)避免刮擦、磨損等。同時(shí)，對(duì)視聽資料進(jìn)行分類標(biāo)注，注明錄制內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。（二）保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類證據(jù)的保存期限。一般情況下，與訴訟相關(guān)的證據(jù)應(yīng)保存至訴訟終結(jié)后一定期限，如2年至5年不等。對(duì)于涉及公司重大利益、長(zhǎng)期業(yè)務(wù)關(guān)系等重要證據(jù)，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保存期限。（三）定期檢查定期對(duì)保存的證據(jù)進(jìn)行檢查，查看證據(jù)是否完好無損、存儲(chǔ)介質(zhì)是否正常等。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如重新備份、修復(fù)證據(jù)等，并記錄相關(guān)情況。五、證據(jù)的運(yùn)用（一）訴訟準(zhǔn)備階段1.法務(wù)部門根據(jù)案件情況，對(duì)整理保存的證據(jù)進(jìn)行全面審查和分析，確定核心證據(jù)和輔助證據(jù)。2.與業(yè)務(wù)部門、相關(guān)證人等進(jìn)行溝通，核實(shí)證據(jù)內(nèi)容，確保在訴訟中能夠準(zhǔn)確、有效地運(yùn)用證據(jù)支持公司的訴訟請(qǐng)求。3.根據(jù)訴訟策略，對(duì)證據(jù)進(jìn)行合理編排和組織，形成證據(jù)體系，以便在庭審中能夠清晰、有條理地展示證據(jù)。（二）庭審階段1.按照法定程序和法庭要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地向法庭提交證據(jù)，并進(jìn)行舉證、質(zhì)證。2.庭審過程中，應(yīng)根據(jù)對(duì)方的質(zhì)證意見，靈活調(diào)整證據(jù)運(yùn)用策略，對(duì)證據(jù)進(jìn)行必要的解釋和說明，增強(qiáng)證據(jù)的證明力。3.注意庭審記錄，對(duì)涉及證據(jù)的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行記錄，以便后續(xù)查閱和參考。（三）訴訟過程中的證據(jù)補(bǔ)充與變更1.在訴訟過程中，如發(fā)現(xiàn)新的證據(jù)或原證據(jù)存在問題需要補(bǔ)充或變更的，應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)，并按照法定程序向法庭提交。2.對(duì)于補(bǔ)充或變更證據(jù)的情況，應(yīng)向法庭說明理由，并提供相應(yīng)的證據(jù)支持。六、證據(jù)的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等證據(jù)資料，嚴(yán)格限制知悉范圍，僅限于參與訴訟工作的相關(guān)人員。2.與接觸證據(jù)的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任，防止證據(jù)信息泄露。3.在證據(jù)的收集、整理、保存和運(yùn)用過程中，采取必要的保密措施，如對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行加密、對(duì)紙質(zhì)證據(jù)進(jìn)行密封保存等。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)證據(jù)存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對(duì)存儲(chǔ)證據(jù)的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全可靠。3.制定證據(jù)丟失、被盜等突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生事件，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司訴訟證據(jù)管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查各部門證據(jù)收集、整理、保存和運(yùn)用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門可對(duì)訴訟證據(jù)管理工作進(jìn)行不定期審計(jì)，重點(diǎn)審查證據(jù)管理的合規(guī)性、有效性等情況。（二）考核制度1.將訴訟證據(jù)管理工作納入各部門績(jī)效考核體