調(diào)研文件管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司調(diào)研文件的管理，確保調(diào)研文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高調(diào)研工作的效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部開展的各類調(diào)研活動(dòng)所產(chǎn)生的文件資料管理，包括但不限于調(diào)研計(jì)劃、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗洝?shù)據(jù)分析報(bào)告等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保調(diào)研文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)調(diào)研文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責(zé)和流程，避免文件分散、混亂。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)調(diào)研文件的安全保護(hù)，防止文件泄露、丟失或損壞，涉及敏感信息的文件要嚴(yán)格保密。4.高效利用原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件檢索、查閱和使用效率，充分發(fā)揮調(diào)研文件的價(jià)值。二、管理職責(zé)（一）調(diào)研部門1.負(fù)責(zé)本部門調(diào)研項(xiàng)目的策劃與實(shí)施，按照規(guī)定的格式和要求及時(shí)收集、整理調(diào)研過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并確保文件的真實(shí)性和完整性。2.在調(diào)研項(xiàng)目結(jié)束后，將整理好的文件資料移交至公司文件管理部門。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門保管的調(diào)研文件進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）文件管理部門1.制定和完善調(diào)研文件管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、審核、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管公司所有調(diào)研文件，建立健全調(diào)研文件檔案庫(kù)。3.按照規(guī)定的流程為公司內(nèi)部各部門提供調(diào)研文件的查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.定期對(duì)調(diào)研文件進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件的安全和完整。5.負(fù)責(zé)對(duì)到期或已失去保存價(jià)值的調(diào)研文件進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（三）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批調(diào)研文件管理的重要規(guī)章制度和工作計(jì)劃。2.協(xié)調(diào)解決調(diào)研文件管理工作中出現(xiàn)的重大問題，保障文件管理工作的順利開展。三、文件的形成與收集（一）調(diào)研計(jì)劃的制定1.調(diào)研項(xiàng)目啟動(dòng)前，調(diào)研部門應(yīng)根據(jù)調(diào)研目的和需求，制定詳細(xì)的調(diào)研計(jì)劃。調(diào)研計(jì)劃應(yīng)包括調(diào)研背景、目的、范圍、方法、步驟、人員安排、時(shí)間進(jìn)度、預(yù)算等內(nèi)容。2.調(diào)研計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司管理層審批后實(shí)施。（二）文件資料的收集1.在調(diào)研過程中，調(diào)研人員應(yīng)按照調(diào)研計(jì)劃和相關(guān)要求，及時(shí)收集各類文件資料，包括但不限于：調(diào)查問卷：設(shè)計(jì)合理、針對(duì)性強(qiáng)的調(diào)查問卷，確保問題清晰、明確，易于回答。訪談?dòng)涗洠涸敿?xì)記錄訪談過程，包括訪談對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、問題、回答內(nèi)容等，訪談?dòng)涗洃?yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。實(shí)地觀察記錄：對(duì)調(diào)研現(xiàn)場(chǎng)的觀察情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括觀察時(shí)間、地點(diǎn)、現(xiàn)象、相關(guān)人員行為等。會(huì)議紀(jì)要：整理調(diào)研過程中召開的各類會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。數(shù)據(jù)分析報(bào)告：運(yùn)用科學(xué)的數(shù)據(jù)分析方法對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，形成客觀、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析報(bào)告。其他相關(guān)文件：如調(diào)研過程中的照片、錄音、錄像等資料。2.收集的文件資料應(yīng)注明來源、日期、收集人等信息，確保文件的可追溯性。四、文件的整理與歸檔（一）文件的整理1.調(diào)研項(xiàng)目結(jié)束后，調(diào)研部門應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.按照文件的性質(zhì)和用途，將調(diào)研文件分為調(diào)研計(jì)劃類、調(diào)查問卷類、訪談?dòng)涗涱?、?shù)據(jù)分析報(bào)告類、其他類等。3.為每份文件編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于文件的識(shí)別和管理。4.對(duì)文件進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)確保文件整齊、牢固，便于查閱和保存。5.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找和檢索文件。（二）文件的歸檔1.整理好的調(diào)研文件應(yīng)及時(shí)移交至公司文件管理部門進(jìn)行歸檔。2.文件管理部門在接收調(diào)研文件時(shí)，應(yīng)對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。3.將歸檔的調(diào)研文件按照分類和編號(hào)順序，存放于專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，建立健全檔案索引，便于快速查找和利用。五、文件的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對(duì)紙質(zhì)調(diào)研文件應(yīng)分類存放，排列有序，便于查閱。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)于電子調(diào)研文件，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并建立電子文件索引，方便檢索和使用。電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)遵循相關(guān)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的可讀性和完整性。（二）存儲(chǔ)期限1.調(diào)研文件的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和公司相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，重要的調(diào)研文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，一般性的調(diào)研文件可保存一定期限后進(jìn)行鑒定銷毀。2.涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的調(diào)研文件，應(yīng)永久保存。六、文件的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱調(diào)研文件時(shí)，應(yīng)填寫《調(diào)研文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《調(diào)研文件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、文件名稱、查閱用途等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）借閱流程1.因特殊情況需要借閱調(diào)研文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《調(diào)研文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。2.《調(diào)研文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司管理層審批后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，將文件借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記手續(xù)應(yīng)包括借閱日期、借閱人、文件名稱、借閱期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借文件。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、文件的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的調(diào)研文件，應(yīng)嚴(yán)格保密。文件管理部門應(yīng)與接觸此類文件的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在文件的查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。如限制查閱范圍、對(duì)查閱人員進(jìn)行監(jiān)督等。3.對(duì)存儲(chǔ)有敏感信息的電子文件，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，防止信息被非法獲取。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對(duì)紙質(zhì)文件的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保文件銷毀徹底，防止文件信息泄露。對(duì)于電子文件的刪除，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、文件的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.文件管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的調(diào)研文件進(jìn)行鑒定，確定文件是否已失去保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、歷史價(jià)值等因素，綜合評(píng)估文件的保存價(jià)值。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，明確文件的銷毀方式和時(shí)間。（二）銷毀流程1.根據(jù)鑒定意見，文件管理部門制定文件銷毀計(jì)劃，并報(bào)公司管理層審批。2.審批通過后，文件管理部門按照規(guī)定的程序?qū)π桎N毀的文件進(jìn)行處理。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。