通信協(xié)調(diào)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司通信協(xié)調(diào)管理，規(guī)范通信行為，提高通信效率，確保公司內(nèi)外部通信順暢，保障公司各項工作的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作伙伴、客戶及相關(guān)機構(gòu)之間的通信協(xié)調(diào)管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：通信協(xié)調(diào)活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標準。2.準確及時原則：通信內(nèi)容應(yīng)準確無誤，傳遞及時，避免延誤和錯誤信息的傳遞。3.安全保密原則：嚴格保護通信過程中的信息安全，防止公司機密信息泄露。4.高效協(xié)作原則：通過有效的通信協(xié)調(diào)，促進各部門之間的協(xié)作配合，提高工作效率。二、通信方式及管理（一）內(nèi)部通信1.辦公電話各部門應(yīng)妥善使用辦公電話，不得隨意撥打與工作無關(guān)的電話。接聽電話應(yīng)及時、禮貌，使用規(guī)范用語，如“您好，[部門名稱]”。重要電話應(yīng)做好記錄，包括來電時間、來電人、通話內(nèi)容等，并及時傳達相關(guān)信息。2.電子郵件員工應(yīng)使用公司指定的電子郵箱進行工作溝通。郵件主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件內(nèi)容。郵件正文應(yīng)條理清晰，語言規(guī)范，重要事項應(yīng)突出顯示。發(fā)送郵件前應(yīng)仔細核對收件人、抄送人和密送人，確保信息傳遞準確。對于重要郵件，應(yīng)及時跟蹤是否已被閱讀和處理。3.即時通訊工具公司統(tǒng)一使用指定的即時通訊工具進行內(nèi)部溝通。在工作時間內(nèi)，應(yīng)保持即時通訊工具在線，以便及時接收和回復(fù)信息。溝通內(nèi)容應(yīng)限于工作相關(guān)事宜，避免閑聊。涉及重要工作事項的溝通，應(yīng)及時轉(zhuǎn)為正式郵件或其他書面形式進行確認。4.內(nèi)部會議根據(jù)工作需要，定期或不定期召開內(nèi)部會議。會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知相關(guān)人員。參會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席。如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前請假。會議應(yīng)做好記錄，明確會議討論的主要內(nèi)容、決議事項及責任人、完成時間等。會后應(yīng)及時整理會議紀要，并發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（二）外部通信1.固定電話與外部合作伙伴、客戶等進行電話溝通時，應(yīng)使用禮貌用語，清晰表達溝通意圖。對于重要電話溝通內(nèi)容，應(yīng)做好記錄，并及時向相關(guān)領(lǐng)導或部門匯報。2.移動電話員工在使用移動電話進行外部通信時，應(yīng)注意維護公司形象。涉及公司重要業(yè)務(wù)的通話，應(yīng)確保通話環(huán)境安全，防止信息泄露。3.傳真如需發(fā)送傳真，應(yīng)確保傳真內(nèi)容準確無誤，并在傳真封面注明傳真日期、傳真號碼、收件人、發(fā)件人等信息。接收傳真后，應(yīng)及時整理，并將傳真件轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員。4.信函對外發(fā)送信函應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式的信紙，并加蓋公司公章。信函內(nèi)容應(yīng)規(guī)范、準確，表達清晰。信函郵寄時，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并保留好郵寄憑證。5.拜訪與接待因工作需要拜訪外部單位或接待來訪人員時，應(yīng)提前做好預(yù)約。拜訪人員應(yīng)注意儀表儀態(tài)，禮貌待人，遵守對方單位的相關(guān)規(guī)定。接待來訪人員時，應(yīng)熱情周到，安排好接待事宜，確保溝通順暢。三、通信流程與規(guī)范（一）信息發(fā)起1.員工在工作中需要發(fā)起通信時，應(yīng)明確通信目的、內(nèi)容及接收對象。2.對于重要信息，應(yīng)提前進行整理和審核，確保信息準確、完整。（二）信息傳遞1.根據(jù)通信內(nèi)容和接收對象的特點，選擇合適的通信方式進行傳遞。2.在傳遞信息時，應(yīng)確保信息的保密性和完整性，避免信息泄露或丟失。（三）信息接收與處理1.接收方應(yīng)及時接收通信信息，并認真閱讀、聽取或查看。2.對于需要處理的信息，應(yīng)按照規(guī)定的流程和時間要求進行處理，并及時反饋處理結(jié)果。（四）通信記錄與存檔1.對重要通信應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括通信時間、通信方式、通信雙方、通信內(nèi)容等。2.通信記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和追溯。3.涉及公司重要業(yè)務(wù)的通信文件、資料等應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔。四、通信安全與保密（一）安全管理1.加強通信設(shè)備的管理，定期進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。2.注意通信網(wǎng)絡(luò)安全，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.對移動存儲設(shè)備的使用進行嚴格管理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（二）保密措施1.明確公司機密信息的范圍，包括但不限于商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.在通信過程中，涉及機密信息的應(yīng)采取加密、保密等措施。3.嚴禁在非工作場合談?wù)摴緳C密信息，嚴禁將機密信息泄露給無關(guān)人員。4.員工離職時，應(yīng)及時歸還所持有公司的機密文件和資料，并辦理相關(guān)保密手續(xù)。五、通信協(xié)調(diào)責任與監(jiān)督（一）責任劃分1.各部門負責人為本部門通信協(xié)調(diào)工作的第一責任人，負責組織和管理本部門的通信協(xié)調(diào)工作。2.員工應(yīng)按照公司通信協(xié)調(diào)管理辦法的要求，積極配合做好通信協(xié)調(diào)工作，確保信息傳遞準確、及時。（二）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責對公司通信協(xié)調(diào)管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門通信協(xié)調(diào)工作進行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對違反通信協(xié)調(diào)管理辦法的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。六、培訓與考核（一）培訓1.定期組織通信協(xié)調(diào)管理方面的培訓，提高員工的通信技能和意識。2.培訓內(nèi)容包括通信方式的使用、溝通技巧、信息安全保密等方面。（二）考核1.將通信協(xié)調(diào)工作納入員工績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括通信的準確性、及時性、協(xié)作性以及信息安全保密等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行表彰和獎勵，對存在問題的員工進行督促改進或相應(yīng)處罰。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部