行政發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文程序，提高公文質(zhì)量和處理效率，確保公司政令暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬單位行政公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則。公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔。2.及時(shí)高效原則。嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限處理公文，提高工作效率，確保公文及時(shí)傳遞和辦理。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，妥善保管公文，防止公文泄露。二、發(fā)文種類（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。三、發(fā)文流程（一）起草1.承辦部門根據(jù)工作需要，確定公文主題和內(nèi)容，指定專人負(fù)責(zé)起草。2.起草公文應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范，符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。3.涉及多個(gè)部門的公文，由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草。（二）審核1.公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文送公司辦公室審核。公司辦公室主要審核公文的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等。3.對(duì)于重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，公司辦公室可組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過(guò)的公文，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.以公司名義發(fā)布的公文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)；涉及公司重大事項(xiàng)的公文，由公司董事長(zhǎng)簽發(fā)。3.各下屬單位以本單位名義發(fā)布的公文，由本單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（四）印發(fā)1.公文簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、印制、分發(fā)等工作。2.公文印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，嚴(yán)格控制印發(fā)范圍。3.公文印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將公文原件及相關(guān)材料歸檔保存。四、發(fā)文格式（一）一般要求1.公文應(yīng)使用A4型紙，左側(cè)裝訂。2.公文格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，包括版頭、主體、版記等部分。（二）版頭1.公司行政公文版頭一般由公司名稱、文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等組成。2.發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。（三）主體1.公文主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。2.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。3.主送機(jī)關(guān)應(yīng)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。4.正文應(yīng)使用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。5.附件說(shuō)明應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。7.成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。8.附注居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。9.附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（四）版記1.版記包括分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分。2.版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。3.抄送機(jī)關(guān)應(yīng)在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。4.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。五、發(fā)文編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.公司行政公文編號(hào)采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。2.發(fā)文機(jī)關(guān)代字由公司辦公室根據(jù)公司實(shí)際情況確定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后使用。3.年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。（二）編號(hào)管理1.公司辦公室負(fù)責(zé)行政公文編號(hào)的統(tǒng)一管理，建立編號(hào)登記臺(tái)賬，記錄公文編號(hào)的使用情況。2.各部門在起草公文時(shí)，應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則填寫發(fā)文稿紙，經(jīng)審核、簽發(fā)后，由公司辦公室統(tǒng)一編號(hào)。3.嚴(yán)禁擅自使用已停用或作廢的公文編號(hào)，嚴(yán)禁重復(fù)編號(hào)。六、發(fā)文歸檔（一）歸檔范圍1.公司行政公文原件及相關(guān)材料，包括起草稿、審核意見(jiàn)、簽發(fā)稿、印發(fā)稿等。2.與公文辦理相關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函等往來(lái)文件。3.公文處理過(guò)程中形成的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文原件及相關(guān)材料整理歸檔，確保歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.歸檔文件材料應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。（三）保管期限1.公司行政公文的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的公文主要包括公司重大決策、重要會(huì)議文件、重要法規(guī)性文件等。3.長(zhǎng)期保管的公文主要包括公司一般性文件、重要業(yè)務(wù)文件等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的公文主要包括公司臨時(shí)性文件、一般性業(yè)務(wù)文件等，保管期限一般為1年至5年。七、發(fā)文保密（一）保密原則1.公司行政公文處理過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文內(nèi)容不泄露。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等敏感信息的公文，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，限定發(fā)文對(duì)象，確保公文只傳達(dá)給需要知曉的人員。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)在信封上標(biāo)明“機(jī)密”“秘密”等字樣，并按照規(guī)定的傳遞渠道進(jìn)行傳遞。3.公文起草、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)等環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自擴(kuò)大公文知悉范圍。4.對(duì)于不再使用的涉密公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。八、發(fā)文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)行政發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門公文處理情況進(jìn)行抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文起草質(zhì)量、審核程序、簽發(fā)手續(xù)、印發(fā)格式、編號(hào)管理、歸檔情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將行政發(fā)文管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門公文處理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括公文質(zhì)量、處理