認(rèn)證工作管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的認(rèn)證工作，確保認(rèn)證活動(dòng)的科學(xué)性、公正性、有效性，提高公司/組織的管理水平和市場競爭力，維護(hù)公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，促進(jìn)公司/組織持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及的各類認(rèn)證工作，包括但不限于質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等，以及相關(guān)認(rèn)證的申請、審核、批準(zhǔn)、監(jiān)督等全過程管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：認(rèn)證工作嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求，確保認(rèn)證活動(dòng)合法合規(guī)。2.客觀公正原則：認(rèn)證過程中秉持客觀、公正的態(tài)度，不受任何利益相關(guān)方的干擾，保證認(rèn)證結(jié)果真實(shí)可靠。3.科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦蜻M(jìn)行認(rèn)證活動(dòng)，確保認(rèn)證依據(jù)充分、結(jié)論準(zhǔn)確。4.持續(xù)改進(jìn)原則：通過認(rèn)證工作，發(fā)現(xiàn)公司/組織管理中的薄弱環(huán)節(jié)，推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)，不斷提升管理績效。二、認(rèn)證工作流程（一）認(rèn)證需求識別1.內(nèi)部需求分析各部門根據(jù)公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求及管理現(xiàn)狀，識別需要開展認(rèn)證的領(lǐng)域和項(xiàng)目。分析現(xiàn)有管理體系的運(yùn)行情況，評估是否存在改進(jìn)空間，確定是否有必要通過認(rèn)證來提升管理水平。2.外部要求考量關(guān)注國家政策法規(guī)的變化，了解行業(yè)主管部門對相關(guān)認(rèn)證的要求和導(dǎo)向。研究市場動(dòng)態(tài)，分析客戶、合作伙伴等對公司/組織認(rèn)證情況的期望和要求，以滿足市場競爭和業(yè)務(wù)合作的需要。（二）認(rèn)證機(jī)構(gòu)選擇1.機(jī)構(gòu)資質(zhì)審查收集潛在認(rèn)證機(jī)構(gòu)的信息，包括機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證書、認(rèn)可情況、業(yè)務(wù)范圍等。對認(rèn)證機(jī)構(gòu)的信譽(yù)、業(yè)績、專業(yè)能力等進(jìn)行評估，優(yōu)先選擇具有良好聲譽(yù)、在行業(yè)內(nèi)具有較高認(rèn)可度的認(rèn)證機(jī)構(gòu)。2.實(shí)地考察調(diào)研安排人員對擬合作的認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其內(nèi)部管理、審核流程、人員配備等情況。與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員進(jìn)行交流，考察其服務(wù)意識、溝通能力等，確保能夠與公司/組織良好合作。3.合作洽談簽約根據(jù)考察和評估結(jié)果，選擇合適的認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作洽談。明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，簽訂認(rèn)證服務(wù)合同，約定認(rèn)證項(xiàng)目、費(fèi)用、時(shí)間安排、審核方式等具體條款。（三）認(rèn)證準(zhǔn)備工作1.成立認(rèn)證工作小組由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干組成認(rèn)證工作小組。明確工作小組各成員的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作有序進(jìn)行。2.文件資料梳理按照所選認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求，對公司/組織現(xiàn)有的管理文件、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等進(jìn)行全面梳理。補(bǔ)充完善缺失的文件，修訂不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件，確保文件體系符合認(rèn)證要求。3.人員培訓(xùn)宣貫組織開展針對認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)活動(dòng)，使全體員工了解認(rèn)證的目的、意義和要求。對涉及認(rèn)證工作的關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，確保其熟悉認(rèn)證流程和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條款，能夠有效配合認(rèn)證工作。4.內(nèi)部審核與管理評審在認(rèn)證審核前，組織開展內(nèi)部審核，按照認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)對公司/組織的管理體系進(jìn)行全面審查。針對內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，制定整改措施并跟蹤整改落實(shí)情況。適時(shí)開展管理評審，對管理體系的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行評價(jià)，為認(rèn)證工作提供決策依據(jù)。（四）認(rèn)證申請與受理1.提交申請材料根據(jù)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求，準(zhǔn)備并提交完整的認(rèn)證申請材料，包括公司/組織簡介、管理體系文件、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評審報(bào)告等。確保申請材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠充分反映公司/組織的管理現(xiàn)狀和認(rèn)證準(zhǔn)備情況。2.認(rèn)證機(jī)構(gòu)受理認(rèn)證機(jī)構(gòu)收到申請材料后，進(jìn)行形式審查。如申請材料符合要求，認(rèn)證機(jī)構(gòu)予以受理，并向公司/組織發(fā)出受理通知；如材料不符合要求，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將一次性告知需要補(bǔ)充或修改的內(nèi)容。（五）認(rèn)證審核實(shí)施1.首次會議認(rèn)證機(jī)構(gòu)安排審核組進(jìn)駐公司/組織，召開首次會議。審核組組長介紹審核目的、范圍、依據(jù)、方法和程序，明確審核計(jì)劃和審核組成員分工。公司/組織認(rèn)證工作小組負(fù)責(zé)人介紹公司/組織概況、管理體系運(yùn)行情況及本次審核的準(zhǔn)備工作情況。2.文件審查審核組對公司/組織提交的管理體系文件進(jìn)行審查，檢查文件是否符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求，文件之間是否相互協(xié)調(diào)、有效。3.現(xiàn)場審核審核組按照審核計(jì)劃，對公司/組織的各個(gè)部門、工作場所進(jìn)行現(xiàn)場檢查。通過查閱文件記錄、觀察實(shí)際操作、與員工交流等方式，收集客觀證據(jù)，評價(jià)管理體系的運(yùn)行情況。重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵過程、特殊過程、風(fēng)險(xiǎn)較高的環(huán)節(jié)以及與認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的條款執(zhí)行情況。4.末次會議現(xiàn)場審核結(jié)束后，審核組召開末次會議。審核組組長通報(bào)審核情況，包括發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)及審核結(jié)論。公司/組織針對不符合項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，并表示將采取措施進(jìn)行整改。（六）認(rèn)證結(jié)果評定與批準(zhǔn)1.審核報(bào)告編制審核組根據(jù)審核情況編制審核報(bào)告，詳細(xì)描述審核過程、發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)及審核結(jié)論。審核報(bào)告經(jīng)審核組組長簽字確認(rèn)后提交給認(rèn)證機(jī)構(gòu)。2.認(rèn)證評定認(rèn)證機(jī)構(gòu)對審核報(bào)告進(jìn)行評審，綜合考慮審核情況、不符合項(xiàng)整改情況等因素，對公司/組織的管理體系是否符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評定。3.認(rèn)證批準(zhǔn)如評定結(jié)果符合認(rèn)證要求，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將批準(zhǔn)公司/組織通過認(rèn)證，并頒發(fā)認(rèn)證證書。如評定結(jié)果不符合認(rèn)證要求，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將書面通知公司/組織未通過認(rèn)證的原因及整改要求，公司/組織需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改并申請復(fù)評。（七）認(rèn)證后監(jiān)督管理1.定期監(jiān)督審核認(rèn)證機(jī)構(gòu)按照規(guī)定的時(shí)間間隔對公司/組織進(jìn)行定期監(jiān)督審核，一般每年進(jìn)行一次。監(jiān)督審核的范圍和方式與初次認(rèn)證審核類似，但重點(diǎn)關(guān)注管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行情況以及上次審核不符合項(xiàng)的整改落實(shí)情況。2.不定期抽查認(rèn)證機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況對公司/組織進(jìn)行不定期抽查，以驗(yàn)證管理體系的運(yùn)行狀況。3.客戶投訴與處理關(guān)注客戶及相關(guān)方對公司/組織認(rèn)證情況的反饋，如收到投訴，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。對于因管理體系問題引發(fā)的投訴，督促公司/組織采取有效措施進(jìn)行整改，確?？蛻魸M意度。4.再認(rèn)證審核在認(rèn)證證書有效期屆滿前，公司/組織需向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出再認(rèn)證申請。認(rèn)證機(jī)構(gòu)按照初次認(rèn)證審核的要求進(jìn)行再認(rèn)證審核，如審核通過，換發(fā)新的認(rèn)證證書。三、認(rèn)證工作相關(guān)職責(zé)（一）認(rèn)證工作小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織制定認(rèn)證工作計(jì)劃和實(shí)施方案，確保認(rèn)證工作有序進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保障認(rèn)證準(zhǔn)備工作所需的人力、物力和財(cái)力資源。3.組織開展內(nèi)部審核和管理評審，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。4.配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核工作，提供必要的協(xié)助和支持，解答審核組的疑問。5.負(fù)責(zé)對認(rèn)證過程中出現(xiàn)的重大問題進(jìn)行決策和協(xié)調(diào)解決。（二）各部門職責(zé)1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系認(rèn)證工作的具體組織和實(shí)施。制定質(zhì)量管理體系文件，組織開展質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核和數(shù)據(jù)分析，持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系。配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核工作，提供質(zhì)量管理相關(guān)的文件和資料，協(xié)助審核組進(jìn)行現(xiàn)場審核。2.環(huán)境管理部門負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系認(rèn)證工作的具體組織和實(shí)施。制定環(huán)境管理體系文件，組織開展環(huán)境因素識別與評價(jià)、環(huán)境監(jiān)測與測量等工作，確保環(huán)境管理體系有效運(yùn)行。配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核工作，提供環(huán)境管理相關(guān)的文件和資料，協(xié)助審核組進(jìn)行現(xiàn)場審核。3.職業(yè)健康安全管理部門負(fù)責(zé)職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證工作的具體組織和實(shí)施。制定職業(yè)健康安全管理體系文件，組織開展危險(xiǎn)源辨識與風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)、職業(yè)健康安全培訓(xùn)與教育等工作，保障員工的職業(yè)健康安全。配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核工作，提供職業(yè)健康安全管理相關(guān)的文件和資料，協(xié)助審核組進(jìn)行現(xiàn)場審核。4.其他部門按照公司/組織的認(rèn)證工作要求，做好本部門的認(rèn)證準(zhǔn)備工作，包括文件資料整理、人員培訓(xùn)等。在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織的管理體系文件，確保管理體系在本部門有效運(yùn)行。積極配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核工作，如實(shí)提供相關(guān)信息和證據(jù)，接受審核組的檢查和詢問。（三）認(rèn)證機(jī)構(gòu)職責(zé)**1.按照國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)可機(jī)構(gòu)的要求，公正、客觀、科學(xué)地開展認(rèn)證工作。2.組建專業(yè)的審核組，確保審核組成員具備相應(yīng)的專業(yè)知識和審核經(jīng)驗(yàn)。3.制定合理的審核計(jì)劃和程序，確保審核工作的順利進(jìn)行。4.對審核過程中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行準(zhǔn)確判斷和記錄，并向公司/組織提出整改要求。5.根據(jù)審核情況，對公司/組織的管理體系是否符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評定，及時(shí)頒發(fā)認(rèn)證證書或作出未通過認(rèn)證的決定。6.對獲得認(rèn)證的公司/組織進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督管理，定期開展監(jiān)督審核和不定期抽查，確保認(rèn)證的有效性。四、認(rèn)證文件與記錄管理（一）認(rèn)證文件管理1.文件分類與編號對認(rèn)證工作涉及的文件進(jìn)行分類，如管理體系文件、認(rèn)證申請材料、審核報(bào)告等。為每類文件編制唯一的編號，便于文件的識別、檢索和管理。2.文件編制與修訂按照認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的實(shí)際情況，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)編制認(rèn)證文件。文件編制過程中要確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。定期對文件進(jìn)行評審和修訂，確保文件的有效性和適應(yīng)性。3.文件發(fā)放與回收建立文件發(fā)放登記制度，明確文件發(fā)放的范圍、對象和方式。文件發(fā)放時(shí)要確保接收人員能夠及時(shí)獲取最新版本的文件，并簽收確認(rèn)。對于作廢或失效的文件，要及時(shí)進(jìn)行回收和銷毀，防止誤用。（二）認(rèn)證記錄管理1.記錄分類與歸檔對認(rèn)證工作過程中產(chǎn)生的各類記錄進(jìn)行分類，如內(nèi)部審核記錄、管理評審記錄、認(rèn)證申請記錄、審核記錄等。按照記錄的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯。2.記錄填寫與保存記錄填寫要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。明確記錄的保存期限，確保記錄在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到妥善保存，以備查閱和審核。3.記錄查閱與使用建立記錄查閱制度，規(guī)定查閱記錄的權(quán)限和流程。因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)印、外借記錄。五、不符合項(xiàng)管理（一）不符合項(xiàng)識別與分類1.識別方法在內(nèi)部審核、管理評審、認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核等過程中，通過查閱文件記錄、現(xiàn)場觀察、人員訪談等方式識別不符合項(xiàng)。2.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不符合項(xiàng)對管理體系運(yùn)行的影響程度和性質(zhì)，將不符合項(xiàng)分為嚴(yán)重不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。嚴(yán)重不符合項(xiàng)是指明顯違反認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求，可能導(dǎo)致管理體系失效或產(chǎn)生重大風(fēng)險(xiǎn)的不符合項(xiàng)。一般不符合項(xiàng)是指雖不符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求，但對管理體系運(yùn)行影響較小的不符合項(xiàng)。（二）不符合項(xiàng)整改措施制定與實(shí)施1.整改措施制定針對識別出的不符合項(xiàng)，由責(zé)任部門分析原因，制定具體的整改措施。整改措施應(yīng)明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，確保整改措施具有可操作性。2.整改措施實(shí)施責(zé)任部門按照整改措施計(jì)劃組織實(shí)施整改工作，確保整改措施得到有效落實(shí)。在整改過程中，如遇到困難或需要協(xié)調(diào)其他部門的工作，應(yīng)及時(shí)向認(rèn)證工作小組報(bào)告。3.整改效果驗(yàn)證整改完成后，由認(rèn)證工作小組或相關(guān)部門對整改效果進(jìn)行驗(yàn)證。通過查閱文件記錄、現(xiàn)場檢查、