維修采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司維修采購管理工作，確保維修工作的順利進行，提高維修質量，控制維修成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各類設備、設施的維修采購活動，包括但不限于生產設備、辦公設備、建筑物及附屬設施等。（三）基本原則1.合法性原則：維修采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。2.效益性原則：在保證維修質量的前提下，充分考慮成本效益，合理選擇采購方式和供應商，降低采購成本。3.公正性原則：采購過程應遵循公正、公平、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.及時性原則：及時響應維修需求，確保維修工作按時完成，不影響公司正常生產經營活動。二、維修采購計劃管理（一）維修需求提出1.各部門應定期對本部門設備、設施進行巡檢，發(fā)現問題及時填寫《維修申請單》，詳細說明故障現象、維修要求及預計維修時間等信息。2.對于突發(fā)的設備故障，使用部門應立即通知設備管理部門或相關維修人員，并在事后及時補辦《維修申請單》。（二）維修需求評估1.設備管理部門或相關技術人員收到《維修申請單》后，應及時對維修需求進行評估，判斷故障原因及維修難度。2.根據評估結果，確定維修方式，對于簡單故障可安排內部維修人員進行維修；對于復雜故障或需更換零部件的，應納入維修采購計劃。（三）維修采購計劃編制1.設備管理部門根據維修需求評估結果，結合庫存情況，編制月度維修采購計劃。維修采購計劃應明確采購項目、規(guī)格型號、數量、預計采購時間等內容。2.維修采購計劃編制完成后，應提交至采購部門審核，采購部門審核通過后報公司領導審批。（四）維修采購計劃調整1.如因生產經營變化、設備故障突發(fā)等原因需要調整維修采購計劃，使用部門或設備管理部門應及時填寫《維修采購計劃調整申請表》，說明調整原因及調整內容。2.《維修采購計劃調整申請表》經采購部門審核，公司領導審批后，由采購部門負責通知相關部門進行調整。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況等資料，并定期進行更新和維護。2.根據維修采購需求，采購部門從供應商信息庫中篩選出符合要求的潛在供應商，組織相關部門對其進行實地考察和評估。3.評估內容包括供應商的生產能力、技術水平、產品質量、售后服務、價格水平等方面。評估結束后，由采購部門會同相關部門確定合格供應商名單，并報公司領導審批。（二）供應商準入1.對于新入選的供應商，采購部門應與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格條款、售后服務等內容。2.供應商應按照協議要求提供產品和服務，并接受公司的監(jiān)督和考核。（三）供應商考核1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行考核評價，考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于考核結果為優(yōu)秀的供應商，公司可給予適當的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對于考核結果為不合格的供應商，公司應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。（四）供應商淘汰1.如供應商出現以下情況之一，采購部門應及時將其從合格供應商名單中淘汰：提供的產品質量存在嚴重問題，給公司造成重大損失的；交貨期嚴重延誤，影響公司正常生產經營的；售后服務不到位，客戶投訴較多的；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的其他行為。2.供應商淘汰后，采購部門應及時通知相關部門，并對其未履行完畢的合同進行妥善處理。四、采購流程管理（一）采購申請1.根據批準的維修采購計劃，使用部門或設備管理部門填寫《采購申請單》，詳細注明采購項目、規(guī)格型號、數量、技術要求等內容。2.《采購申請單》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請單》后，應根據采購金額大小進行分類審批。對于金額較小的采購項目，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，需報公司領導審批。2.審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.采購部門根據批準的《采購申請單》，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于招標采購項目，采購部門應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。3.對于詢價采購項目，采購部門應向多家供應商發(fā)出詢價函，收集報價信息，比較分析后選擇合適的供應商。4.對于競爭性談判采購項目，采購部門應組織相關部門與供應商進行談判，確定成交供應商。5.對于單一來源采購項目，采購部門應提供充分的理由，并報公司領導審批后實施采購。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購部門應與其簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目、規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。2.采購合同簽訂前，應提交至法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。審核通過后，由采購部門負責人簽字蓋章，合同正式生效。（五）交貨驗收1.供應商應按照采購合同約定的交貨期將貨物送達指定地點。采購部門應提前通知使用部門或設備管理部門做好收貨準備。2.貨物到貨后，使用部門或設備管理部門應組織相關人員按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收單》；驗收不合格的，應及時通知供應商進行整改或退換貨。3.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。（六）付款結算1.采購部門根據驗收合格的《驗收單》和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。付款申請應注明采購項目、金額、付款方式等內容，并附相關憑證。2.付款申請經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門審核通過后，按照公司財務制度進行付款結算。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對維修采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量問題、交貨延遲等。2.針對識別出的風險因素，應制定相應的風險應對措施。（二）風險評估1.采購部門對識別出的風險因素進行評估，確定其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行分類排序，優(yōu)先關注高風險因素。（三）風險應對1.對于市場價格波動風險，采購部門可通過與供應商協商簽訂價格調整條款、建立價格預警機制、采用套期保值等方式進行應對。2.對于供應商違約風險，采購部門應加強對供應商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細的合同條款，明確違約責任，必要時可要求供應商提供履約保證金。3.對于質量問題風險，采購部門應加強對采購產品的質量檢驗，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商進行質量考核，如發(fā)現質量問題，應及時要求供應商整改或退換貨。4.對于交貨延遲風險，采購部門應與供應商明確交貨期要求，建立交貨跟蹤機制，及時了解貨物運輸情況，如出現交貨延遲，應要求供應商說明原因并采取相應的解決措施。六、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對維修采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應商管理的有效性等方面。2.審計部門應及時發(fā)現問題并提出整改建議，督促相關部門