質(zhì)監(jiān)文書管理辦法一、總則（一）目的為加強質(zhì)監(jiān)文書管理，確保質(zhì)監(jiān)工作的規(guī)范化、標準化和科學化，提高工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有與質(zhì)監(jiān)工作相關(guān)的文書管理，包括但不限于質(zhì)量監(jiān)督計劃、檢驗報告、整改通知、處罰決定書等各類文書的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔、保管和查詢等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：質(zhì)監(jiān)文書的制定和管理必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保文書的法律效力和權(quán)威性。2.準確性原則：文書內(nèi)容應(yīng)準確、清晰、完整，數(shù)據(jù)真實可靠，避免模糊、歧義或錯誤表述，以保證工作的順利開展和決策的科學性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、流程和標準進行文書管理，確保文書的格式統(tǒng)一、規(guī)范，流程嚴謹、有序，提高文書的質(zhì)量和管理效率。4.時效性原則：及時處理和傳遞質(zhì)監(jiān)文書，確保信息的及時、有效傳達，避免因延誤而影響工作進展或造成不良后果。5.保密性原則：對于涉及公司/組織機密或敏感信息的質(zhì)監(jiān)文書，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、文書分類與編號（一）文書分類1.質(zhì)量監(jiān)督計劃類：包括年度質(zhì)量監(jiān)督計劃、專項質(zhì)量監(jiān)督計劃等，用于指導(dǎo)和規(guī)范質(zhì)監(jiān)工作的開展。2.檢驗檢測報告類：涵蓋各類產(chǎn)品、項目的檢驗檢測報告，是對產(chǎn)品質(zhì)量或項目成果的客觀評價依據(jù)。3.整改通知類：針對質(zhì)量問題或不符合項發(fā)出的整改要求和通知，督促相關(guān)部門或單位進行整改。4.處罰決定類：對違反質(zhì)量法規(guī)或規(guī)定的行為作出的處罰決定，具有強制性和嚴肅性。5.其他類：如質(zhì)量分析報告、工作匯報、會議紀要等與質(zhì)監(jiān)工作相關(guān)的其他文書。（二）編號規(guī)則為便于文書的識別、管理和查詢，對各類質(zhì)監(jiān)文書進行統(tǒng)一編號。編號格式如下：[年份][部門代碼][文書類別代碼][順序號]其中：“年份”為文書形成年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年?！安块T代碼”由兩位字母組成，代表文書產(chǎn)生的部門，具體代碼由公司/組織統(tǒng)一規(guī)定，例如“QA”表示質(zhì)量保證部門?！拔臅悇e代碼”根據(jù)上述文書分類確定，用兩位數(shù)字表示，如“01”代表質(zhì)量監(jiān)督計劃類。“順序號”為該類文書在本年度內(nèi)的流水號，從001開始依次編排。例如，質(zhì)量保證部門于2022年5月發(fā)出的第10份整改通知，編號為“22QA0310”。三、文書起草（一）起草要求1.內(nèi)容要求文書起草應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和實際工作需要，確保內(nèi)容真實、準確、完整，邏輯清晰，語言規(guī)范。明確文書的目的、依據(jù)、范圍、具體要求和措施等要素，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。對于涉及數(shù)據(jù)、事實的內(nèi)容，應(yīng)提供可靠的來源和依據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實性和準確性。2.格式要求按照公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的文書格式進行起草，包括標題、文號、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。標題應(yīng)簡潔明了，準確概括文書的主要內(nèi)容；文號應(yīng)按照編號規(guī)則編寫；主送單位應(yīng)明確具體的接收部門或單位；正文應(yīng)層次分明，分段表述；附件應(yīng)注明名稱和序號，并與正文內(nèi)容緊密相關(guān)；落款應(yīng)寫明發(fā)文部門名稱，并加蓋公章；日期應(yīng)填寫文書的實際簽發(fā)日期。（二）起草流程1.任務(wù)分配：根據(jù)工作安排和職責分工，確定文書起草的責任部門或人員。2.資料收集：起草人員收集相關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范、工作記錄、數(shù)據(jù)資料等，為文書起草提供充分的依據(jù)。3.初稿撰寫：起草人員按照要求進行文書初稿的撰寫，確保內(nèi)容符合要求，格式規(guī)范。4.內(nèi)部審核：初稿完成后，由起草部門負責人或相關(guān)專業(yè)人員進行內(nèi)部審核，檢查內(nèi)容的準確性、完整性和格式的規(guī)范性，提出修改意見。5.修改完善：起草人員根據(jù)審核意見對初稿進行修改完善，形成送審稿。四、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：重點審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定，確保文書具有法律效力。2.準確性審核：檢查文書中的數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。3.規(guī)范性審核：審核文書格式、編號、字體、排版等是否符合公司/組織的統(tǒng)一要求，保證文書的規(guī)范性和一致性。4.完整性審核：查看文書內(nèi)容是否完整，各項要素是否齊全，是否涵蓋了應(yīng)表達的全部信息。（二）審核流程1.初審：送審稿提交至審核部門后，由審核人員進行初審。初審主要對文書的基本格式、內(nèi)容完整性等進行初步檢查，提出初審意見。2.會審：對于重要或涉及多個部門的文書，組織相關(guān)部門進行會審。會審人員應(yīng)從各自專業(yè)角度對文書內(nèi)容進行審核，充分發(fā)表意見，形成會審紀要。3.終審：初審或會審?fù)ㄟ^后的文書，提交至公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審。主管領(lǐng)導(dǎo)對文書的整體質(zhì)量、政策導(dǎo)向、合規(guī)性等進行全面審查，作出終審決定。（三）審核意見處理1.修改完善：起草人員根據(jù)審核意見對文書進行修改完善，直至審核通過。2.說明解釋：對于審核意見中存在疑問或需要進一步說明的問題，起草人員應(yīng)及時與審核人員溝通，作出合理的解釋。3.重新起草：如審核意見涉及重大內(nèi)容調(diào)整或不符合要求的情況較多，起草人員應(yīng)重新起草文書。五、文書簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.一般文書：由部門負責人簽發(fā)。部門負責人應(yīng)對文書內(nèi)容的準確性、合規(guī)性和必要性負責，確保文書符合本部門工作要求和公司/組織整體利益。2.重要文書：涉及公司/組織重大決策、政策調(diào)整、對外發(fā)布等重要事項的文書，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從全局角度對文書進行審核把關(guān)，確保文書的權(quán)威性和有效性。（二）簽發(fā)流程1.送簽：文書經(jīng)審核通過后，起草人員將文書送審稿及相關(guān)審核意見一并提交至有權(quán)簽發(fā)人。2.簽發(fā)：簽發(fā)人對送審稿進行認真審閱，確認無誤后簽署姓名和日期，并加蓋個人印章（如有要求）。3.登記：文書簽發(fā)后，由專人進行登記，記錄文書的簽發(fā)時間、簽發(fā)人、文號等信息，以便后續(xù)查詢和管理。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)準備1.排版校對：根據(jù)簽發(fā)后的文書原稿，進行排版和校對工作。排版應(yīng)符合公司/組織規(guī)定的格式要求，確保頁面布局合理、字體統(tǒng)一、字號規(guī)范。校對人員應(yīng)仔細核對文書內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯別字、漏字、標點符號錯誤等問題。2.編號蓋章：按照編號規(guī)則對文書進行編號，并加蓋公司/組織公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章的真實性和有效性。3.份數(shù)確定：根據(jù)文書的發(fā)送范圍和實際需要，確定印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)合理控制，避免浪費。（二）印發(fā)方式1.紙質(zhì)印發(fā)：對于需要紙質(zhì)文件的情況，采用打印、復(fù)印等方式制作紙質(zhì)文書，并按照規(guī)定的發(fā)送清單進行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)做好簽收記錄，確保文書準確送達接收部門或單位。2.電子印發(fā)：通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子郵件等方式將電子文書發(fā)送給相關(guān)部門或人員。發(fā)送電子文書時，應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并在郵件主題或附件名稱中注明文書的文號和標題，以便接收方準確識別。七、文書歸檔（一）歸檔范圍1.各類質(zhì)監(jiān)文書的原稿、修改稿、審核意見、簽發(fā)稿、印發(fā)稿等紙質(zhì)文件和電子文件。2.與質(zhì)監(jiān)文書相關(guān)的附件材料，如檢驗檢測數(shù)據(jù)、調(diào)查記錄、證明材料等。3.文書起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)過程中形成的各類記錄，如任務(wù)分配單、審核記錄、會審紀要、簽發(fā)登記表等。（二）歸檔要求1.及時性：文書辦理完畢后，應(yīng)及時進行歸檔，確保歸檔文件的完整性和時效性。一般應(yīng)在文書印發(fā)后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.準確性：歸檔文件應(yīng)準確無誤，與文書辦理過程中的實際情況相符。對歸檔文件的內(nèi)容、格式、編號等進行認真核對，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。3.規(guī)范性：按照公司/組織規(guī)定的檔案分類方法和編號規(guī)則對歸檔文件進行整理和編號，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。4.完整性：歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文書的各個組成部分和相關(guān)附件材料。對重要文書的修改過程、審核意見等應(yīng)一并歸檔，以便查閱和追溯。（三）歸檔流程1.收集整理：由專人負責收集各類質(zhì)監(jiān)文書及相關(guān)材料，按照歸檔要求進行分類整理。整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，確保歸檔文件的精煉和準確。2.編目裝訂：對整理好的歸檔文件進行編目，編制檔案目錄，包括文號、標題、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。然后按照檔案裝訂要求進行裝訂，確保文件整齊、牢固。3.移交歸檔：裝訂成冊的檔案移交至公司/組織檔案管理部門進行集中保管。檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行核對和驗收，辦理交接手續(xù)。八、文書保管（一）保管期限1.長期保管：涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、關(guān)鍵技術(shù)資料等具有長期保存價值的質(zhì)監(jiān)文書，保管期限為[X]年。2.短期保管：一般性的質(zhì)監(jiān)文書，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子質(zhì)監(jiān)文書進行分類存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對保管的質(zhì)監(jiān)文書進行檢查，查看檔案的完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.安全保密：嚴格遵守檔案管理的安全保密制度，限制無關(guān)人員進入檔案庫房，防止檔案信息泄露。對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。3.環(huán)境維護：保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，控制庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件，為檔案保管提供良好的環(huán)境。九、文書查詢（一）查詢權(quán)限1.內(nèi)部查詢：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢質(zhì)監(jiān)文書的，應(yīng)填寫《文書查詢申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門進行查詢。2.外部查詢：因法律法規(guī)要求、司法程序等需要對外提供質(zhì)監(jiān)文書查詢服務(wù)的，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的程序進行審批，并辦理相關(guān)手續(xù)。未經(jīng)授權(quán)，不得對外提供檔案查詢服務(wù)。（二）查詢流程1.申請：查詢?nèi)藛T填寫《文書查詢申請表》，詳細說明查詢的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并簽字確認。2.審批：申請表提交至所在部門負責人或相關(guān)審批部門進行審批。審批人員應(yīng)根據(jù)查詢目的和權(quán)限進行審核，決定是否批準