洛陽(yáng)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正的原則，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。（四）職責(zé)分工1.公司合同管理部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.公司各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作。3.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，審核合同付款條款，確保合同款項(xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。2.對(duì)于格式合同或常用合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)優(yōu)先選用公司統(tǒng)一制定的格式合同文本，并根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行修改和完善。3.合同文本中涉及公司重大利益、法律風(fēng)險(xiǎn)較高的條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（二）合同的審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核通過(guò)后，將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出法律意見。3.對(duì)于重大合同或法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審應(yīng)形成書面意見，作為合同簽訂的重要依據(jù)。4.合同審核意見應(yīng)明確指出合同存在的問(wèn)題及修改建議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（三）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人簽署的授權(quán)委托書。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對(duì)方主體資格合法有效，具備相應(yīng)的履約能力。合同對(duì)方為自然人的，應(yīng)核實(shí)其身份證號(hào)碼、住址、聯(lián)系方式等基本信息；合同對(duì)方為法人或其他組織的，應(yīng)核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)證照，并留存復(fù)印件。3.合同簽訂時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同專用章。合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行，由專人負(fù)責(zé)保管和使用。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本原件交合同管理部門存檔，并將合同副本分送財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門。三、合同的履行（一）合同履行的跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行，并指定專人對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括合同標(biāo)的的交付、驗(yàn)收、款項(xiàng)收付、質(zhì)量保證等方面。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門匯報(bào)合同履行情況，合同管理部門應(yīng)及時(shí)掌握合同履行動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。（二）合同款項(xiàng)的收付1.合同款項(xiàng)的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)，審核付款條件是否成就，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的付款期限前向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。付款申請(qǐng)應(yīng)包括合同編號(hào)、付款金額、付款對(duì)象、付款事由等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。對(duì)于大額款項(xiàng)的支付，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同款項(xiàng)的收付情況，確?？铐?xiàng)及時(shí)到賬。對(duì)于逾期未付的款項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方溝通協(xié)商，采取有效措施催款。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂的審核流程，將變更協(xié)議文本提交合同管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，方可簽訂合同變更協(xié)議。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、雙方的權(quán)利義務(wù)、善后事宜等內(nèi)容。4.合同解除協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂的審核流程，將解除協(xié)議文本提交合同管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，方可簽訂合同解除協(xié)議。四、合同的歸檔與保管（一）合同的歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本原件交合同管理部門存檔。合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，并建立合同臺(tái)賬。2.合同臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、合同對(duì)方、簽訂時(shí)間、履行期限、標(biāo)的、金額、付款方式、履行情況等內(nèi)容。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新和維護(hù)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.合同文本原件應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損毀。對(duì)于電子合同，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（二）合同的保管1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的保管工作。保管人員應(yīng)具備一定的法律知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，熟悉合同管理流程。2.合同保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保合同文本的安全。3.合同保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年；重大合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。4.合同保管期限屆滿后，如無(wú)特殊情況，合同管理部門可按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀。銷毀合同應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、合同的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。3.公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合合同管理部門和審計(jì)部門做好合同監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同簽訂是否符合本辦法規(guī)定的程序和要求，合同條款是否合法合規(guī)、公平合理。2.合同履行情況是否良好，是否存在違約行為，合同款項(xiàng)收付是否及時(shí)、準(zhǔn)確。3.合同變更與解除是否符合本辦法規(guī)定的程序和要求，變更與解除協(xié)議是否簽訂并有效執(zhí)行。4.合同檔案管理是否規(guī)范，合同文本是否妥善保管，合同臺(tái)賬是否準(zhǔn)確、完整。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.合同管理部門和審計(jì)部門在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知書，要求限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，落實(shí)整改責(zé)