港口合同管理辦法一、總則（一）目的為加強港口合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，促進公司健康發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在港口業(yè)務活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于貨物裝卸合同、倉儲合同、運輸合同、港口設施租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方的權利和義務應當對等，不得損害對方的合法權益，維護公平公正的市場秩序。3.誠實守信原則合同雙方應當誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.風險防范原則加強合同風險識別、評估和應對，采取有效措施防范合同風險，確保公司利益不受損失。二、合同管理機構及職責（一）合同管理委員會成立合同管理委員會，作為公司合同管理的決策機構。其主要職責包括：1.審議合同管理制度、流程和重大合同；2.協(xié)調解決合同管理中的重大問題；3.監(jiān)督合同管理工作的執(zhí)行情況。（二）合同管理部門設立合同管理部門，負責公司合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度、流程；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作；3.建立合同臺賬，對合同進行登記、統(tǒng)計、歸檔和保管；4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，提出改進建議；5.處理合同糾紛，維護公司合法權益。（三）業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關工作。其主要職責包括：1.根據(jù)業(yè)務需要，起草合同文本；2.組織合同談判，明確雙方權利和義務；3.負責合同的簽訂、履行和日常管理工作；4.及時向合同管理部門報告合同履行情況及存在的問題。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務需求，按照法律法規(guī)和公司要求起草合同文本。合同文本應具備明確的標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于格式合同，應仔細審查格式條款的合法性和合理性，確保不損害公司利益。（二）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等方面進行審核，并提出審核意見。2.審核內(nèi)容包括：合同主體資格是否合法有效；合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標準；合同條款是否完整、準確，權利義務是否對等；合同的簽訂和履行是否存在風險，風險防范措施是否得當；合同的格式是否規(guī)范。3.對于重大合同或法律關系復雜的合同，合同管理部門應組織法律專業(yè)人員進行會審，并出具法律意見書。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人進行簽訂。簽訂合同前，應確保對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應采用書面形式，由雙方當事人簽字（蓋章）確認。合同文本一式多份，雙方當事人各執(zhí)一份，公司相關部門留存一份。3.簽訂合同的人員應具備相應的授權，不得超越授權范圍簽訂合同。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交合同管理部門進行登記備案。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同的主要內(nèi)容通知相關人員，明確各自的職責和義務，確保合同順利履行。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同履行過程中，如對方當事人出現(xiàn)違約行為，業(yè)務部門應及時采取措施，要求對方承擔違約責任，并向合同管理部門報告。3.如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，業(yè)務部門應及時通知對方當事人，并采取合理措施減少損失。同時，應在規(guī)定時間內(nèi)將情況報告合同管理部門。（三）資料歸檔合同履行過程中產(chǎn)生的各種文件、資料，如送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等，業(yè)務部門應及時整理歸檔，并交合同管理部門統(tǒng)一保管。五、合同變更與解除管理（一）變更條件1.經(jīng)雙方當事人協(xié)商一致，可以變更合同內(nèi)容。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，需要變更合同的。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。（二）變更程序1.合同變更應經(jīng)雙方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更情況通知相關人員，并將變更協(xié)議副本提交合同管理部門進行登記備案。（三）解除條件1.經(jīng)雙方當事人協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同目的無法實現(xiàn)，需要解除合同的。3.一方當事人嚴重違約，另一方當事人有權解除合同。4.法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。（四）解除程序1.合同解除應經(jīng)雙方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。解除協(xié)議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利和義務等內(nèi)容。2.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的債權債務，并將解除情況通知相關人員。同時，應將解除協(xié)議副本提交合同管理部門進行登記備案。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時與對方當事人進行溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商不成的，應及時報告合同管理部門。2.合同管理部門應會同法律專業(yè)人員對糾紛情況進行調查分析，制定糾紛處理策略，并組織相關人員進行處理。3.對于涉及金額較大、影響較大的合同糾紛，應及時報告公司領導，并根據(jù)領導指示采取相應的措施，如通過訴訟、仲裁等方式解決糾紛。七、合同檔案管理（一）檔案收集合同管理部門負責收集、整理合同簽訂、履行、變更、解除等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，并建立合同檔案。（二）檔案整理合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、編號等進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、保密的場所。檔案保管期限應按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定程序進行審批和處理。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復制、涂改、損毀檔案資料。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查合同管理部門應定期對公司合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同風險防范情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價建立合同管理考核評價機制，對各業(yè)務部門的合同管