物資掛賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資掛賬管理，規(guī)范物資采購(gòu)、出入庫(kù)及款項(xiàng)支付等流程，確保物資管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，保障公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和完整性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)涉及物資采購(gòu)、使用、庫(kù)存管理及相關(guān)款項(xiàng)結(jié)算的所有活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：物資掛賬管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：物資采購(gòu)、出入庫(kù)等信息應(yīng)準(zhǔn)確記錄，掛賬數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假記錄。3.及時(shí)性原則：物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保掛賬信息與實(shí)際業(yè)務(wù)同步更新。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在物資掛賬管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰，相互制約。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的編制與執(zhí)行，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.及時(shí)將采購(gòu)訂單、到貨信息等傳遞給相關(guān)部門(mén)，跟進(jìn)物資到貨情況。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)物資價(jià)格、交貨期等事宜，處理采購(gòu)過(guò)程中的變更事項(xiàng)。（二）倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)1.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收入庫(kù)工作，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，確保物資符合要求。2.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄物資的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.根據(jù)審批后的領(lǐng)料單發(fā)放物資，辦理出庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)更新庫(kù)存信息。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)實(shí)際需求提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.在物資到貨后，配合倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收工作，對(duì)物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)。3.按照規(guī)定辦理物資的領(lǐng)用手續(xù)，合理使用物資，避免浪費(fèi)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)建立物資掛賬核算體系，依據(jù)相關(guān)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，確保物資掛賬信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.審核物資采購(gòu)合同、發(fā)票、出入庫(kù)單據(jù)等相關(guān)資料，對(duì)掛賬金額進(jìn)行核對(duì)和控制。3.定期與采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)核對(duì)物資掛賬情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決差異問(wèn)題。4.根據(jù)物資掛賬情況和合同約定，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，確保公司資金安全。（五）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)物資掛賬管理情況進(jìn)行定期審計(jì)和不定期抽查，檢查物資采購(gòu)、出入庫(kù)、掛賬及款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保物資掛賬管理規(guī)范運(yùn)行。三、物資采購(gòu)掛賬管理（一）采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算1.各使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，提前編制物資采購(gòu)計(jì)劃，并提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)部門(mén)結(jié)合公司庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)狀況等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核和匯總，形成年度、季度和月度采購(gòu)預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃或預(yù)算，需按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容應(yīng)包括物資價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂前，需經(jīng)公司法律部門(mén)或相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員審核，確保合同條款合法合規(guī)。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（三）物資到貨與驗(yàn)收1.供應(yīng)商按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)發(fā)貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤物資到貨情況，并提前通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在物資到貨時(shí)，應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、送貨單等相關(guān)憑證，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符等情況，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，公司可組織相關(guān)部門(mén)聯(lián)合驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物資驗(yàn)收單，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（四）采購(gòu)掛賬處理1.采購(gòu)部門(mén)在物資驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單、采購(gòu)合同等相關(guān)資料提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核無(wú)誤的資料，按照合同約定的價(jià)格和付款方式進(jìn)行掛賬處理。2.對(duì)于貨到票未到的物資，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單等信息，暫估入賬，并在收到發(fā)票后及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。暫估入賬的物資應(yīng)在備注欄注明“暫估”字樣，待發(fā)票到達(dá)后進(jìn)行紅字沖銷(xiāo)，再按發(fā)票金額重新入賬。3.采購(gòu)掛賬應(yīng)遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，按照物資實(shí)際采購(gòu)金額和已到貨情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，不得提前或延遲掛賬。四、物資出入庫(kù)掛賬管理（一）物資入庫(kù)掛賬1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在物資驗(yàn)收入庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)驗(yàn)收單錄入物資庫(kù)存管理系統(tǒng)，更新庫(kù)存臺(tái)賬，并辦理入庫(kù)掛賬手續(xù)。入庫(kù)掛賬金額應(yīng)與采購(gòu)掛賬金額一致，確保賬賬相符。2.對(duì)于自制物資或委托加工物資，生產(chǎn)部門(mén)或委托加工部門(mén)應(yīng)在物資完工并驗(yàn)收合格后，及時(shí)將入庫(kù)信息傳遞給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)按照規(guī)定辦理入庫(kù)掛賬手續(xù)，并將相關(guān)成本核算資料提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.物資入庫(kù)掛賬應(yīng)按照物資的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行明細(xì)核算，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）物資出庫(kù)掛賬1.使用部門(mén)因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)料單，并注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)料單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)領(lǐng)取物資。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)審批后的領(lǐng)料單發(fā)放物資，并及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)掛賬應(yīng)按照實(shí)際發(fā)出物資的成本進(jìn)行核算，采用先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等合理的計(jì)價(jià)方法確定發(fā)出物資的成本。3.對(duì)于銷(xiāo)售發(fā)出的物資，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)在發(fā)貨后及時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)辦理出庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售合同和發(fā)貨單等相關(guān)憑證，辦理出庫(kù)掛賬，并將出庫(kù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行銷(xiāo)售收入和成本的核算。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)與掛賬調(diào)整1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期（至少每月一次）對(duì)物資進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄物資的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、金額及盤(pán)盈盤(pán)虧情況。2.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資存在盤(pán)盈盤(pán)虧情況，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)庫(kù)存盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告單，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批后的庫(kù)存盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告單，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。盤(pán)盈物資應(yīng)增加庫(kù)存資產(chǎn)和相關(guān)收益；盤(pán)虧物資應(yīng)減少庫(kù)存資產(chǎn)，并根據(jù)不同原因分別計(jì)入管理費(fèi)用、營(yíng)業(yè)外支出等科目。五、款項(xiàng)支付掛賬管理（一）付款申請(qǐng)與審批1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，在物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，及時(shí)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、發(fā)票金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等詳細(xì)信息。2.付款申請(qǐng)單需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提交至財(cái)務(wù)部門(mén)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)核對(duì)采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)資料的真實(shí)性、完整性和一致性，確保付款金額準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于金額較大或存在風(fēng)險(xiǎn)的付款業(yè)務(wù)，公司可實(shí)行集體決策或聯(lián)簽制度，加強(qiáng)對(duì)款項(xiàng)支付的風(fēng)險(xiǎn)控制。（二）款項(xiàng)支付與掛賬核銷(xiāo)1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單，按照公司資金管理制度和相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。支付方式可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等形式，確保資金支付安全、及時(shí)。2.款項(xiàng)支付后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的物資掛賬金額，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行掛賬核銷(xiāo)。核銷(xiāo)后的掛賬記錄應(yīng)進(jìn)行標(biāo)記，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。3.如因特殊原因需要對(duì)已支付款項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整或退款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理，并及時(shí)更新相關(guān)掛賬信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資掛賬管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查物資采購(gòu)、出入庫(kù)、掛賬及款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.內(nèi)部審計(jì)可采用抽樣檢查、詳細(xì)審計(jì)等方式，對(duì)物資采購(gòu)合同、發(fā)票、出入庫(kù)單據(jù)、付款申請(qǐng)單等相關(guān)資料進(jìn)行審查，核實(shí)掛賬信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.審計(jì)部門(mén)應(yīng)跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。對(duì)違反物資掛賬管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行責(zé)任追究。（二）日常監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)核對(duì)物資掛賬情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決差異問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并進(jìn)行深入調(diào)查。2.采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)、出入庫(kù)等業(yè)務(wù)的日常管理，確保各項(xiàng)操作符合規(guī)定流程。同時(shí)，應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。3.公司應(yīng)建立物資掛賬管理舉報(bào)制度，鼓勵(lì)員工對(duì)物資掛賬管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉