煤炭合同管理辦法總則1.目的為加強(qiáng)公司煤炭合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及煤炭行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司與境內(nèi)外煤炭供應(yīng)商、客戶(hù)簽訂的各類(lèi)煤炭買(mǎi)賣(mài)合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和煤炭行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。合同簽訂管理1.合同主體資格審查業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等進(jìn)行審查。要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件復(fù)印件，并加蓋公章。通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道查詢(xún)對(duì)方的信用記錄，核實(shí)其是否存在違法違規(guī)行為。2.合同條款擬定合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于煤炭品種、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任等。煤炭質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)熱量、含硫量、灰分等指標(biāo)要求。價(jià)格條款應(yīng)明確價(jià)格的構(gòu)成、調(diào)整方式及調(diào)整條件。交貨時(shí)間應(yīng)具體到年、月、日、時(shí)，交貨地點(diǎn)應(yīng)明確具體的地址。運(yùn)輸方式應(yīng)明確由哪一方負(fù)責(zé)運(yùn)輸，以及運(yùn)輸費(fèi)用的承擔(dān)方式。結(jié)算方式應(yīng)明確是現(xiàn)款現(xiàn)貨、銀行承兌匯票還是其他方式，并約定結(jié)算期限。3.合同審批流程合同承辦部門(mén)擬定合同初稿后，應(yīng)提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。合同承辦部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)進(jìn)行修改后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審查。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資金安排等進(jìn)行審查，提出意見(jiàn)。合同承辦部門(mén)將法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后的合同提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批，簽署同意或不同意的意見(jiàn)。4.合同簽訂合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由合同承辦部門(mén)與合同對(duì)方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章及法定代表人或授權(quán)代表的簽字（章）。合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本交至法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔。合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。通過(guò)合同交底，使相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)，確保合同的順利履行。2.履行跟蹤與監(jiān)控合同承辦部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同的履行情況。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與合同對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決。對(duì)于煤炭采購(gòu)合同，應(yīng)跟蹤煤炭的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量情況、運(yùn)輸情況等，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量收到煤炭。對(duì)于煤炭銷(xiāo)售合同，應(yīng)跟蹤客戶(hù)的提貨情況、貨款結(jié)算情況等，確保貨款及時(shí)回籠。3.變更與解除管理合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。變更合同條款應(yīng)按照合同簽訂審批流程進(jìn)行審批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方，并按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并對(duì)已履行部分進(jìn)行結(jié)算和清理。合同結(jié)算管理1.結(jié)算依據(jù)合同結(jié)算應(yīng)以合同約定的條款為依據(jù)，包括煤炭數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等。結(jié)算時(shí)應(yīng)提供相關(guān)的結(jié)算憑證，如煤炭過(guò)磅單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票等。2.結(jié)算流程合同承辦部門(mén)根據(jù)合同履行情況，填寫(xiě)結(jié)算申請(qǐng)單，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)結(jié)算申請(qǐng)單及相關(guān)結(jié)算憑證進(jìn)行審核，核實(shí)無(wú)誤后辦理結(jié)算手續(xù)。對(duì)于采用銀行承兌匯票結(jié)算的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照銀行承兌匯票管理規(guī)定進(jìn)行操作。3.應(yīng)收賬款管理財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，及時(shí)記錄應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回等情況。定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行清理，對(duì)逾期未收回的賬款，應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通催款，必要時(shí)采取法律措施。加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定合理的信用政策，防范應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估法務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同合同承辦部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同法律審查，確保合同條款合法合規(guī)；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理調(diào)整合同價(jià)格等條款；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)客戶(hù)信用管理，要求客戶(hù)提供擔(dān)?；虿扇∑渌L(fēng)險(xiǎn)防范措施。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。合同檔案管理1.檔案收集與整理合同承辦部門(mén)應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中，及時(shí)收集相關(guān)的合同文件、資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、結(jié)算憑證、往來(lái)信函等。對(duì)收集到的合同文件、資料進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。2.檔案保管與查閱合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所。建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱流程。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.檔案銷(xiāo)毀合同檔案保管期限屆滿(mǎn)后，按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀合同檔案應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改