禮品申領管理辦法總則目的為加強公司禮品管理，規(guī)范禮品申領流程，合理控制禮品使用成本，維護公司利益和形象，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部所有部門及員工的禮品申領、使用和管理工作。定義本辦法所指禮品，是指公司為開展業(yè)務、維護客戶關系、進行公關活動、參加會議等工作需要，以公司名義購買、制作或接受捐贈的各類物品，包括但不限于紀念品、宣傳品、促銷品、高檔煙酒、茶葉、工藝品等。禮品管理職責分工采購部門1.負責禮品的采購工作，根據(jù)各部門的需求，選擇合適的禮品供應商，進行價格比較和談判，確保所采購禮品的質量和性價比。2.建立禮品供應商檔案，對供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格等進行評估和管理。3.及時掌握市場上禮品的最新信息和動態(tài)，為公司禮品采購提供參考建議。行政部門1.負責禮品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作，建立禮品庫存管理制度，定期對禮品庫存進行盤點，確保禮品的安全和完整。2.制定禮品的分類標準和編碼規(guī)則，對禮品進行分類管理和標識，便于禮品的查詢和統(tǒng)計。3.負責禮品的日常維護和保養(yǎng)工作，對損壞或過期的禮品及時進行處理。財務部門1.負責禮品采購資金的預算編制、審核和支付工作，對禮品采購費用進行核算和控制。2.建立禮品采購費用臺賬，對禮品采購的數(shù)量、金額、用途等進行詳細記錄，定期進行統(tǒng)計和分析。3.對禮品的發(fā)放和使用情況進行監(jiān)督和審計，確保禮品的使用符合公司的規(guī)定和要求。申請部門1.負責根據(jù)工作需要提出禮品申領申請，明確禮品的用途、數(shù)量、規(guī)格、預算等信息，并按照規(guī)定的流程進行審批。2.對申領的禮品進行妥善保管和使用，確保禮品的使用符合公司的利益和形象要求。3.及時向行政部門反饋禮品的使用情況和效果，為公司禮品管理提供參考建議。禮品采購管理采購計劃1.各部門應根據(jù)年度工作安排和業(yè)務需求，于每年年底前制定下一年度的禮品采購計劃，明確禮品的種類、數(shù)量、預算等信息，報采購部門匯總。2.采購部門根據(jù)各部門的采購計劃，結合公司的實際情況，制定公司年度禮品采購總計劃，報公司領導審批。3.年度禮品采購計劃一經(jīng)批準，各部門應嚴格按照計劃執(zhí)行。如因工作需要確需調整采購計劃的，應提前向采購部門提出申請，經(jīng)采購部門審核后報公司領導批準。采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《禮品采購申請表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報采購部門。2.采購審批：采購部門收到《禮品采購申請表》后，對申請內容進行審核，根據(jù)禮品的金額和重要程度，按照公司的審批權限進行審批。對于金額較大或重要的禮品采購申請，采購部門應組織相關人員進行論證和評估。3.供應商選擇：采購部門根據(jù)禮品的采購需求，通過詢價、比價、招標等方式選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等因素。4.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款，確保雙方的權利和義務。5.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同的要求，組織禮品的采購和驗收工作。在采購過程中，應及時跟蹤禮品的生產(chǎn)和運輸情況，確保禮品按時、按質、按量到貨。6.采購付款：禮品到貨驗收合格后，采購部門根據(jù)采購合同的約定，辦理付款手續(xù)。財務部門應嚴格按照公司的財務制度進行審核和支付。采購監(jiān)督1.審計部門應定期對禮品采購工作進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購價格是否合理、采購質量是否符合要求等。2.各部門應加強對禮品采購工作的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時向采購部門或審計部門反映。3.對于在禮品采購工作中存在違規(guī)行為的部門和個人，公司將按照有關規(guī)定進行嚴肅處理。禮品申領管理申領條件1.因開展業(yè)務、維護客戶關系、進行公關活動、參加會議等工作需要，確需使用禮品的部門和員工，可以按照本辦法的規(guī)定申請禮品。2.禮品的申領應符合公司的業(yè)務范圍和工作需要，不得用于個人消費或其他非工作用途。申領流程1.申請：申請人填寫《禮品申領申請表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計發(fā)放對象等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門。2.審批：行政部門收到《禮品申領申請表》后，對申請內容進行審核，根據(jù)禮品的數(shù)量和價值，按照公司的審批權限進行審批。對于數(shù)量較多或價值較高的禮品申領申請，行政部門應報公司領導批準。3.發(fā)放：行政部門根據(jù)審批通過的《禮品申領申請表》，辦理禮品發(fā)放手續(xù)。申請人應在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認。申領審批權限1.單次申領禮品價值在[X]元以下的，由部門負責人審批。2.單次申領禮品價值在[X]元以上（含[X]元）、[X]元以下的，由行政部門負責人審批。3.單次申領禮品價值在[X]元以上（含[X]元）的，由公司領導審批。特殊情況處理1.如因緊急情況需要臨時申領禮品的，申請人可以先電話向部門負責人和行政部門負責人申請，經(jīng)同意后可以先領取禮品，但應在事后及時補辦申領手續(xù)。2.對于重要客戶或特殊場合需要使用的禮品，申請人可以向公司領導提出特殊申請，經(jīng)公司領導批準后，可以不受本辦法規(guī)定的申領條件和審批權限的限制。禮品使用管理使用原則1.禮品的使用應符合公司的業(yè)務范圍和工作需要，不得用于個人消費或其他非工作用途。2.禮品的使用應注重實效，避免浪費和濫用。在選擇禮品時，應根據(jù)發(fā)放對象的身份、地位、需求等因素，選擇合適的禮品。3.禮品的使用應遵循廉潔自律的原則，不得違反國家法律法規(guī)和公司的有關規(guī)定。使用記錄1.申請人應在領取禮品后，及時記錄禮品的發(fā)放對象、發(fā)放時間、發(fā)放原因等信息，并定期向行政部門反饋禮品的使用情況。2.行政部門應建立禮品使用臺賬，對禮品的發(fā)放和使用情況進行詳細記錄，定期進行統(tǒng)計和分析。使用監(jiān)督1.各部門應加強對禮品使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門或審計部門反映。2.審計部門應定期對禮品使用情況進行審計，檢查禮品的使用是否符合公司的規(guī)定和要求。3.對于在禮品使用工作中存在違規(guī)行為的部門和個人，公司將按照有關規(guī)定進行嚴肅處理。禮品庫存管理入庫管理1.禮品到貨后，采購部門應及時組織驗收工作。驗收內容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質量、包裝等。2.驗收合格的禮品，采購部門應填寫《禮品入庫單》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息，經(jīng)采購部門負責人和行政部門負責人簽字后，辦理入庫手續(xù)。3.行政部門應按照禮品的分類標準和編碼規(guī)則，對入庫的禮品進行分類存放和標識，建立禮品庫存明細賬。出庫管理1.申請人領取禮品時，應填寫《禮品出庫單》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人和行政部門負責人簽字后，辦理出庫手續(xù)。2.行政部門應按照《禮品出庫單》的要求，及時發(fā)放禮品，并在禮品庫存明細賬上進行記錄。庫存盤點1.行政部門應定期對禮品庫存進行盤點，盤點周期一般為每月一次。盤點內容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質量、存放位置等。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)禮品數(shù)量不符、質量問題或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。3.盤點結束后，行政