現(xiàn)代檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案內容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織工作活動中形成的各類檔案，確保無遺漏。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公司/組織各項工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和具體實施。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務水平。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和價值。5.負責檔案的查閱、借閱服務，為公司/組織各項工作提供檔案支持。6.對各部門檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門檔案管理職責各部門負責本部門工作活動中形成檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行公司/組織檔案管理制度，做好本部門檔案管理工作。2.負責收集、整理本部門工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，并定期向檔案管理部門移交。4.妥善保管本部門檔案，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據、聲像等各種形式的材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司/組織的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結、請示報告、合同協(xié)議、人事檔案等。業(yè)務經營類：市場調研、銷售合同、采購訂單、財務報表、審計報告、項目文檔等。技術研發(fā)類：科研項目申報書、研究報告、技術方案、設計圖紙、實驗數(shù)據等?；窘ㄔO類：工程規(guī)劃、設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。設備儀器類：設備采購合同、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、設備臺賬等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設等情況。2.員工個人在工作中形成的屬于公司/組織所有的文件材料，如工作成果、調研報告、技術資料等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作活動中形成的文件材料，確保檔案的及時、完整。2.對于重要文件材料，應實行“隨辦隨歸”制度，辦理完畢后立即歸檔。3.收集的文件材料應字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，符合檔案管理要求。4.對電子文件的收集，應確保其格式的通用性和可讀性，并按照相關規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史連貫性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務經營類、技術研發(fā)類、基本建設類、設備儀器類、聲像檔案類等一級類目，在一級類目下再根據實際情況設置二級及以下類目。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和查找。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結合的方式。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，應去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質可采用光盤、磁帶、硬盤等，備份應異地存放，確保數(shù)據的安全性。3.聲像檔案應按照類別進行整理，分別存儲在相應的載體上，并建立目錄索引，便于查閱。（三）保管期限根據檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。2.每年應對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、載體質量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應定期進行數(shù)據備份和維護，檢查數(shù)據的完整性和可讀性，防止數(shù)據丟失和損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案的內容、來源、時間、形式等，分析其價值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、價值不大的檔案進行重點鑒定。3.結合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃和工作需要，對檔案的保存價值進行動態(tài)評估。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司/組織主管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責檔案的銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.嚴禁將應銷毀檔案出售或贈送他人，確保檔案信息的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，確保檔案信息不泄露。2.遵循檔案查閱審批程序，確保查閱行為的合法性和規(guī)范性。3.方便利用原則，在確保檔案安全的前提下，為查閱者提供便捷的服務。（二）查閱范圍1.公司/組織內部員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）查閱審批1.公司/組織內部員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.外單位查閱檔案，應提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、內容、期限等，經公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排查閱。3.涉及機密、絕密級檔案的查閱，應經公司/組織保密委員會審批，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。（四）查閱方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.如需復印、拍照檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等，確保檔案的完整性和安全性。（五）借閱管理1.公司/組織內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，確保檔案的安全歸還。4.外單位借閱檔案，應按照公司/組織相關規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并繳納一定的押金。借閱期限和歸還要求按照雙方約定執(zhí)行。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全性和保密性。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，負責檔案信息化管理工作的實施和維護。2.電子檔案應