電子溝通管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子溝通行為，確保信息傳遞的及時、準確、安全與高效，促進公司內(nèi)部及與外部合作伙伴之間的有效溝通與協(xié)作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工、各部門及子公司，以及與公司有業(yè)務往來的外部合作伙伴在使用電子溝通工具進行信息交流時的管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子溝通活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得利用電子溝通工具從事違法違規(guī)行為。2.真實性原則：信息發(fā)送者應確保所傳遞信息的真實性、準確性和完整性，不得故意提供虛假或誤導性信息。3.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息及個人隱私的內(nèi)容，應嚴格保密，防止信息泄露。4.及時性原則：對于重要信息和緊急事項，應及時進行電子溝通，避免延誤。5.適度性原則：合理使用電子溝通工具，避免過度溝通造成資源浪費和工作效率低下。二、電子溝通工具的分類與管理（一）內(nèi)部溝通工具1.公司內(nèi)部即時通訊軟件功能概述：提供實時文字、語音、視頻溝通功能，方便員工之間快速交流工作事宜。使用規(guī)范：員工應使用公司統(tǒng)一分配的賬號登錄，不得擅自使用非公司認可的賬號。溝通內(nèi)容應與工作相關，避免在工作時間進行無關閑聊。不得在即時通訊軟件上傳播未經(jīng)證實的謠言、負面信息及敏感內(nèi)容。對于重要工作事項的溝通，應盡量采用正式的語言表達，確保信息準確傳達。管理職責：由公司信息部門負責軟件的日常維護、賬號管理及技術支持，確保軟件的穩(wěn)定運行。各部門負責人負責監(jiān)督本部門員工的使用情況。2.公司內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)功能概述：用于正式文件、報告、通知等信息的傳遞，具有存檔和追溯功能。使用規(guī)范：郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件正文應條理清晰，邏輯連貫，重要內(nèi)容可適當加粗、下劃線或使用不同顏色標注。附件應確保格式正確、內(nèi)容完整，且大小符合公司規(guī)定，避免因附件問題影響郵件的正常接收。發(fā)送郵件前應仔細核對收件人、抄送人和密送人，確保信息傳遞范圍準確無誤。對于重要郵件，應在發(fā)送后及時跟進，確認收件人已收到并理解郵件內(nèi)容。管理職責：信息部門負責郵件系統(tǒng)的維護與管理，包括賬號開通、權限設置、數(shù)據(jù)備份等。各部門應指定專人負責本部門郵件的收發(fā)與管理，及時處理重要郵件。（二）外部溝通工具1.商務電子郵件功能概述：用于與外部合作伙伴、客戶等進行商務往來，是公司對外溝通的重要渠道之一。使用規(guī)范：郵件格式應遵循商務禮儀，使用正式的稱呼和落款。溝通內(nèi)容應體現(xiàn)公司專業(yè)形象，避免使用過于隨意或口語化的表述。對于重要商務郵件，應在發(fā)送前進行審核，確保內(nèi)容準確、恰當，不涉及公司機密信息的泄露。及時回復外部郵件，保持良好的溝通態(tài)度和合作關系。如因特殊原因無法及時回復，應向?qū)Ψ秸f明情況并約定回復時間。管理職責：各部門負責與外部合作伙伴的商務郵件溝通，涉及公司重大商務決策或敏感信息的郵件，需經(jīng)部門負責人審核后發(fā)送。2.視頻會議軟件功能概述：支持遠程視頻會議，方便與外部合作伙伴進行面對面的溝通與交流，提高溝通效率。使用規(guī)范：提前預約會議，明確會議主題、時間、參會人員等信息，并確保參會人員提前做好準備。會議過程中，保持良好的會議秩序，攝像頭應對準參會人員，確保畫面清晰、聲音正常。發(fā)言時應簡潔明了，避免冗長和無關的討論，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷。會議結(jié)束后，及時整理會議紀要，并發(fā)送給參會人員確認。管理職責：由公司行政部門負責視頻會議軟件的賬號管理和技術支持，各部門組織會議時應提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，確保會議順利進行。三、電子溝通內(nèi)容管理（一）信息分類1.工作信息：包括工作計劃、進展報告、工作成果、問題反饋等與工作直接相關的內(nèi)容。2.通知公告：公司發(fā)布的各類通知、公告、規(guī)章制度等信息。3.業(yè)務資料：涉及公司業(yè)務的文件、合同、報表、技術資料等。4.個人信息：員工個人的工作安排、請假申請、培訓需求等信息。（二）信息發(fā)布與審核1.工作信息：由相關責任人自行發(fā)布，但涉及多個部門或重要事項的信息，需經(jīng)部門負責人審核后發(fā)布。2.通知公告：由公司指定的部門或人員負責起草，經(jīng)相關領導審批后發(fā)布。3.業(yè)務資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，分別由業(yè)務部門負責人或公司高層審核后發(fā)布。4.個人信息：員工應確保所發(fā)布的個人信息真實、準確，涉及請假、離職等重要事項的信息，需按照公司規(guī)定的流程進行審批和備案。（三）信息存檔1.所有電子溝通記錄應按照信息分類進行定期存檔，存檔期限根據(jù)信息的重要性和相關法律法規(guī)要求確定。2.內(nèi)部即時通訊軟件的聊天記錄、電子郵件等應進行備份，以便在需要時進行查閱和追溯。3.信息存檔應采用安全可靠的存儲方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和保密性。四、電子溝通安全管理（一）賬號安全1.員工應妥善保管自己的電子溝通賬號及密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。2.定期更換密碼，設置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符的組合。3.如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常情況，如被盜用、密碼遺忘等，應及時聯(lián)系信息部門進行處理。（二）信息安全1.嚴格遵守公司信息安全制度，不得在電子溝通中泄露公司商業(yè)秘密、敏感信息及個人隱私。2.對于涉及公司機密的文件和信息，應采用加密方式進行傳輸和存儲，并嚴格控制訪問權限。3.在使用外部電子溝通工具時，注意識別釣魚郵件、詐騙信息等，避免因點擊鏈接或下載附件導致信息泄露或遭受網(wǎng)絡攻擊。（三）網(wǎng)絡安全1.合理使用公司網(wǎng)絡資源，不得利用電子溝通工具進行非法網(wǎng)絡活動，如網(wǎng)絡攻擊、惡意軟件傳播等。2.在進行遠程辦公或使用公共網(wǎng)絡進行電子溝通時，應采取必要的安全防護措施，如使用虛擬專用網(wǎng)絡（VPN）等。五、電子溝通的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司信息部門負責對電子溝通工具的使用情況進行日常監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。2.各部門負責人應定期檢查本部門員工的電子溝通記錄，確保溝通行為符合公司規(guī)定。3.設立舉報渠道，鼓勵員工對違反電子溝通管理辦法的行為進行舉報，公司將對舉報信息進行及時調(diào)查和處理。（二）考核辦法1.將電子溝通行為納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括信息傳遞的及時性、準確性、完整性，溝通態(tài)度，信息安全意識等方面。2.對于在電子溝通中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)莫剟?；對于違反管理辦法的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育