5s會(huì)議室管理制度一、制度概述

5S會(huì)議室管理制度旨在通過實(shí)施5S管理方法，優(yōu)化會(huì)議室的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)五個(gè)方面，提高會(huì)議室的使用效率，提升會(huì)議質(zhì)量，營造一個(gè)整潔、有序、高效的會(huì)議環(huán)境。本制度適用于公司所有會(huì)議室，包括會(huì)議室的使用者、管理員及相關(guān)部門。

二、5S管理方法應(yīng)用

1.整理（Seiri）：對(duì)會(huì)議室內(nèi)的物品進(jìn)行分類，區(qū)分必需品和非必需品。必需品保持整齊擺放，非必需品移出會(huì)議室，確保會(huì)議室只保留與會(huì)議直接相關(guān)的物品。

2.整頓（Seiton）：對(duì)必需品進(jìn)行定位管理，根據(jù)使用頻率和重要性，將物品放置在易于取放的位置，確保每次會(huì)議前都能迅速找到所需物品。

3.清掃（Seiso）：定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃，包括地面、桌面、墻面等，保持會(huì)議室的清潔衛(wèi)生。同時(shí)，對(duì)會(huì)議室的設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)作。

4.清潔（Seiketsu）：建立清潔衛(wèi)生的日常維護(hù)制度，確保會(huì)議室始終保持整潔。同時(shí)，對(duì)會(huì)議室的清潔情況進(jìn)行記錄，以便跟蹤和改進(jìn)。

5.素養(yǎng)（Shitsuke）：培養(yǎng)員工良好的行為習(xí)慣，包括不隨意擺放物品、保持會(huì)議室整潔等。通過培訓(xùn)和激勵(lì)，提高員工對(duì)5S管理制度的認(rèn)同感和執(zhí)行力。

三、物品分類與標(biāo)識(shí)

物品分類應(yīng)遵循以下原則：

-必需品：與會(huì)議直接相關(guān)的物品，如投影儀、白板筆、筆記本等。

-非必需品：與會(huì)議無關(guān)或使用頻率較低的物品，如個(gè)人物品、閑置設(shè)備等。

-廢棄品：損壞或不再使用的物品，應(yīng)立即清除會(huì)議室。

標(biāo)識(shí)方法：

-使用醒目的標(biāo)簽或標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物品的名稱、使用頻率和存放位置。

-對(duì)于常用物品，設(shè)置固定存放區(qū)域，并使用易于識(shí)別的顏色或符號(hào)進(jìn)行區(qū)分。

-對(duì)于不常用物品，可將其存放在專門的儲(chǔ)物柜或隔層中，并在柜門或隔層上貼上標(biāo)簽。

-定期檢查和更新標(biāo)識(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性和有效性。

四、清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)與執(zhí)行

清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：

-地面：保持地面干凈無塵，定期進(jìn)行濕拖，特殊污漬需及時(shí)處理。

-桌面：會(huì)議前后清理桌面，確保桌面無殘留物，投影儀、白板等設(shè)備清潔無灰塵。

-墻面：定期擦拭墻面，去除污漬和灰塵，保持墻面整潔。

-窗戶：保持窗戶清潔，定期擦洗窗玻璃，確保光線充足。

-設(shè)備：會(huì)議設(shè)備如投影儀、音響系統(tǒng)等，使用后及時(shí)清潔，防止灰塵積聚影響使用。

執(zhí)行措施：

-制定清潔衛(wèi)生時(shí)間表，明確每日、每周和每月的清潔任務(wù)。

-安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行日常清潔，對(duì)特殊清潔任務(wù)進(jìn)行定期檢查。

-對(duì)清潔效果進(jìn)行評(píng)估，確保符合清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。

-對(duì)員工進(jìn)行清潔衛(wèi)生培訓(xùn)，提高其對(duì)會(huì)議室清潔重要性的認(rèn)識(shí)。

-設(shè)立投訴渠道，接受員工和訪客對(duì)清潔衛(wèi)生問題的反饋，及時(shí)解決問題。

五、設(shè)備管理與維護(hù)

設(shè)備管理原則：

-定期檢查：對(duì)會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)備進(jìn)行定期檢查，包括投影儀、音響、白板等，確保其處于良好工作狀態(tài)。

-維護(hù)記錄：建立設(shè)備維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄每次檢查和維修的時(shí)間、內(nèi)容、責(zé)任人等信息。

-更新?lián)Q代：對(duì)于無法修復(fù)或效率低下的設(shè)備，及時(shí)提出更新?lián)Q代計(jì)劃，確保會(huì)議室設(shè)備的先進(jìn)性和實(shí)用性。

具體措施：

-設(shè)備標(biāo)識(shí)：為每臺(tái)設(shè)備貼上標(biāo)識(shí)，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、使用說明等，方便快速識(shí)別和操作。

-使用培訓(xùn)：對(duì)新設(shè)備或更新設(shè)備，對(duì)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們能夠正確、高效地使用設(shè)備。

-預(yù)防性維護(hù)：根據(jù)設(shè)備制造商的建議和維護(hù)手冊(cè)，進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)，減少設(shè)備故障的發(fā)生。

-應(yīng)急預(yù)案：制定設(shè)備故障應(yīng)急處理預(yù)案，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，能夠迅速響應(yīng)并采取措施，減少對(duì)會(huì)議的影響。

-節(jié)能環(huán)保：鼓勵(lì)使用節(jié)能設(shè)備，合理使用會(huì)議室設(shè)備，減少能源消耗，提高環(huán)保意識(shí)。

六、員工培訓(xùn)與激勵(lì)

培訓(xùn)內(nèi)容：

-5S管理理念：向員工講解5S管理的起源、目的和重要性，使其理解并認(rèn)同5S管理在提升工作效率和環(huán)境質(zhì)量中的作用。

-會(huì)議室使用規(guī)范：培訓(xùn)員工如何正確使用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，包括音響、投影儀等，以及如何維護(hù)會(huì)議室的整潔和秩序。

-清潔衛(wèi)生操作：指導(dǎo)員工進(jìn)行日常清潔工作，包括清潔工具的使用方法、清潔劑的正確選擇等。

-激勵(lì)機(jī)制：建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)積極參與5S管理、表現(xiàn)突出的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工的積極性和參與度。

實(shí)施步驟：

-新員工入職培訓(xùn)：在員工入職初期，進(jìn)行5S管理及會(huì)議室使用規(guī)范的培訓(xùn)，確保每位員工都了解相關(guān)要求。

-定期復(fù)訓(xùn)：定期組織復(fù)訓(xùn)，針對(duì)5S管理的新動(dòng)態(tài)、新要求進(jìn)行更新，確保員工知識(shí)體系的持續(xù)更新。

-互動(dòng)交流：通過組織小組討論、案例分析等形式，鼓勵(lì)員工分享經(jīng)驗(yàn)和建議，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。

-考核評(píng)估：對(duì)員工在5S管理方面的表現(xiàn)進(jìn)行定期考核，評(píng)估培訓(xùn)效果，并根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容。

-持續(xù)改進(jìn)：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，對(duì)5S管理制度和培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以適應(yīng)不斷變化的工作環(huán)境。

七、會(huì)議記錄與反饋

會(huì)議記錄要求：

-準(zhǔn)確記錄：會(huì)議主持人或記錄員需準(zhǔn)確記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等關(guān)鍵信息。

-實(shí)時(shí)更新：在會(huì)議進(jìn)行中，對(duì)重要決議和行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保記錄的完整性和時(shí)效性。

-格式規(guī)范：采用統(tǒng)一的會(huì)議記錄格式，包括標(biāo)題、日期、參與人員、議題、討論內(nèi)容、結(jié)論等模塊。

反饋流程：

-記錄審核：會(huì)議結(jié)束后，由主持人或指定人員對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確無誤。

-分發(fā)記錄：將審核后的會(huì)議記錄分發(fā)給與會(huì)人員及相關(guān)人員，以便于跟進(jìn)和執(zhí)行。

-反饋收集：設(shè)立反饋機(jī)制，允許與會(huì)人員和相關(guān)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出對(duì)會(huì)議記錄的補(bǔ)充或修正意見。

-修訂與存檔：根據(jù)反饋意見，對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行必要的修訂，并及時(shí)存檔，作為公司檔案資料保存。

-跟蹤執(zhí)行：對(duì)會(huì)議中提出的決議事項(xiàng)，安排專人負(fù)責(zé)跟蹤執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

-定期回顧：定期對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行回顧，分析會(huì)議效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來的會(huì)議提供參考。

八、監(jiān)督與檢查

監(jiān)督職責(zé)：

-管理層負(fù)責(zé)監(jiān)督5S會(huì)議室管理制度的執(zhí)行情況，確保制度得到有效實(shí)施。

-設(shè)立監(jiān)督小組，由相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)定期和不定期的檢查。

檢查內(nèi)容：

-整理：檢查會(huì)議室內(nèi)的物品是否分類合理，非必需品是否已移出，標(biāo)識(shí)是否清晰。

-整頓：檢查物品是否按照使用頻率和重要性定位放置，是否易于取放。

-清掃：檢查會(huì)議室是否保持清潔，地面、桌面、墻面等是否干凈無塵。

-清潔：檢查清潔衛(wèi)生制度是否得到執(zhí)行，清潔記錄是否完整。

-素養(yǎng)：觀察員工是否養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，是否遵守會(huì)議室使用規(guī)范。

檢查頻率：

-定期檢查：每月至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)5S管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。

-不定期檢查：根據(jù)實(shí)際情況，可進(jìn)行不定期的抽查，確保日常執(zhí)行情況。

檢查方法：

-觀察法：實(shí)地觀察會(huì)議室的整潔度、設(shè)備狀態(tài)、物品擺放等。

-訪談法：與員工交談，了解他們對(duì)5S管理制度的看法和執(zhí)行情況。

-文件審查：審查清潔記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、培訓(xùn)記錄等相關(guān)文件。

改進(jìn)措施：

-對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出改進(jìn)措施，并監(jiān)督實(shí)施。

-對(duì)執(zhí)行不到位的環(huán)節(jié)，進(jìn)行原因分析，調(diào)整管理制度或加強(qiáng)培訓(xùn)。

-定期總結(jié)檢查結(jié)果，形成報(bào)告，向管理層匯報(bào)，以便及時(shí)調(diào)整管理策略。

九、持續(xù)改進(jìn)與效果評(píng)估

持續(xù)改進(jìn)措施：

-收集員工和訪客的反饋，了解他們對(duì)會(huì)議室環(huán)境和服務(wù)的滿意程度。

-分析會(huì)議記錄和執(zhí)行情況，識(shí)別效率和效果上的瓶頸。

-鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，對(duì)于合理且可行的建議，及時(shí)采納并實(shí)施。

效果評(píng)估方法：

-定量評(píng)估：通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如會(huì)議室的使用率、設(shè)備故障率、清潔頻率等，來評(píng)估5S管理制度的實(shí)施效果。

-定性評(píng)估：通過問卷調(diào)查、訪談等方式，收集員工和訪客對(duì)會(huì)議室環(huán)境的滿意度。

-比較評(píng)估：將實(shí)施5S管理制度前后的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，分析改進(jìn)效果。

-定期回顧：每季度或每年對(duì)5S管理制度的實(shí)施效果進(jìn)行一次全面回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足。

-改進(jìn)跟蹤：對(duì)已實(shí)施的改進(jìn)措施進(jìn)行跟蹤，確保其達(dá)到預(yù)期效果，并對(duì)未達(dá)標(biāo)的措施進(jìn)行調(diào)整。

效果評(píng)估報(bào)告：

-編制效果評(píng)估報(bào)告，詳細(xì)記錄評(píng)估過程、結(jié)果和分析。

-報(bào)告中應(yīng)包含改進(jìn)措施的具體內(nèi)容、實(shí)施效果、存在的問題以及下一步改進(jìn)計(jì)劃。

-將評(píng)估報(bào)告提交給管理層，為管理層提供決策依據(jù)，確保5S管理制度能夠持續(xù)優(yōu)化。

十、制度更新與完善

制度更新原則：

-隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和環(huán)境變化，5S會(huì)議室管理制度需要定期進(jìn)行更新，以適應(yīng)新的需求。

-更新過程中，應(yīng)充分考慮員工的反饋和實(shí)際操作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

更新流程：

-收集信息：通過問卷調(diào)查、訪談等方式，收集員工和訪客對(duì)會(huì)議室管理制度的意見和建議。

-分析評(píng)估：對(duì)收集到的信息進(jìn)行分析評(píng)估，確定制度更新的必要性和具體內(nèi)容。

-撰寫草案：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，撰寫5S會(huì)議室管理制度更新的草案，包括新增內(nèi)容、修改內(nèi)容、刪除內(nèi)容等。

-征求意見：將草案提交給相關(guān)部門和員工征求意見，確保制度更新符合實(shí)際需求。

-正式發(fā)布：經(jīng)過討論和修改