私人公用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織內(nèi)部私人公用物品的使用與管理，確保公私物品使用界限清晰、資源合理配置、工作高效開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及私人公用物品使用的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.公私分明原則嚴格區(qū)分私人物品與公用物品，明確各自的使用范圍和管理責任，不得隨意混淆或挪用。2.合理使用原則鼓勵員工在工作中合理使用公用物品，提高資源利用率，同時倡導員工愛護公用物品，避免浪費和損壞。3.規(guī)范管理原則建立健全私人公用物品的采購、登記、領用、使用、維護、歸還等管理制度，確保管理工作有章可循、規(guī)范有序。4.責任追究原則對違反本管理辦法的行為，視情節(jié)輕重追究相關人員的責任，以維護制度的嚴肅性。二、私人公用物品定義與分類（一）定義私人公用物品是指員工個人所有，但在工作場景中為完成工作任務而經(jīng)常使用的物品。（二）分類1.辦公設備類如筆記本電腦、平板電腦、打印機、掃描儀等。2.辦公文具類如鋼筆、圓珠筆、筆記本、文件夾、訂書機等。3.通訊工具類如手機、耳機、移動硬盤等。4.交通工具類如員工因工作需要使用的私家車，用于公司業(yè)務接送、出差等。5.其他類如相機、投影儀、測量工具等根據(jù)工作特殊需求配備的物品。三、采購管理（一）采購申請1.員工因工作需要使用私人公用物品，應提前填寫《私人公用物品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預計使用期限等信息。2.部門負責人對員工的采購申請進行審核，根據(jù)工作實際需求簽署意見，對于金額較大或涉及多個部門使用的物品，需報上級領導審批。（二）采購渠道1.優(yōu)先選擇公司/組織指定的合作供應商進行采購，以確保物品質(zhì)量和售后服務。2.對于指定供應商無法提供的物品，可通過正規(guī)的市場渠道進行采購，但需提供采購發(fā)票及相關質(zhì)量證明文件。（三）采購驗收1.采購的私人公用物品到貨后，采購人員應及時通知使用部門和相關驗收人員進行驗收。2.驗收人員應按照采購申請及合同要求，對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進行仔細檢查，確保符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問題或與采購申請不符，應及時與供應商聯(lián)系退換貨，并做好記錄。四、登記管理（一）建立臺賬公司/組織應設立專門的私人公用物品臺賬，對每一件私人公用物品進行詳細登記，包括物品名稱、規(guī)格型號、采購日期、采購價格、使用部門、使用人員、領用時間、歸還時間等信息。（二）編號管理為便于管理和查詢，對每一件私人公用物品進行編號，并在物品上粘貼編號標識。編號應具有唯一性，與臺賬記錄相對應。（三）動態(tài)更新臺賬應根據(jù)物品的領用、歸還、維修、報廢等情況及時進行動態(tài)更新，確保信息的準確性和完整性。五、領用管理（一）領用流程1.使用人員憑已審批的《私人公用物品采購申請表》到指定地點辦理領用手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)申請表和臺賬記錄，核實物品庫存情況，向使用人員發(fā)放私人公用物品，并在臺賬上記錄領用時間、使用人員等信息。3.使用人員在領用物品時，應仔細檢查物品的質(zhì)量和完整性，如有問題及時與倉庫管理人員溝通解決。（二）領用期限1.私人公用物品的領用期限應根據(jù)工作實際需求合理確定，一般不超過規(guī)定的最長使用期限。2.如需延長領用期限，使用人員應提前向部門負責人申請，經(jīng)批準后方可延長。（三）領用責任1.使用人員對領用的私人公用物品負有保管和使用責任，應妥善保管，合理使用，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。2.部門負責人對本部門員工領用的私人公用物品使用情況進行監(jiān)督檢查，確保物品用于工作目的。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.使用人員應按照物品的使用說明書和操作規(guī)程正確使用私人公用物品，避免因操作不當造成損壞。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物品出現(xiàn)故障或損壞，應及時停止使用，并報告部門負責人和相關管理人員。（二）使用記錄使用人員應做好私人公用物品的使用記錄，包括使用時間、使用地點、使用內(nèi)容等信息，以便于追溯和統(tǒng)計分析。（三）使用監(jiān)督1.公司/組織定期對私人公用物品的使用情況進行檢查，重點檢查物品的使用是否符合規(guī)定、是否存在浪費和損壞現(xiàn)象等。2.對于違反使用規(guī)范的行為，及時進行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。七、維護管理（一）日常維護1.使用人員負責私人公用物品的日常清潔、保養(yǎng)和維護工作，確保物品保持良好的使用狀態(tài)。2.定期對辦公設備類物品進行軟件更新、硬件檢查等維護工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。（二）維修管理1.當私人公用物品出現(xiàn)故障或損壞時，使用人員應填寫《私人公用物品維修申請表》，詳細說明故障情況和維修要求。2.部門負責人對維修申請進行審核后，交至公司/組織指定的維修部門進行維修。維修部門應及時安排維修，并做好維修記錄。3.維修費用由公司/組織根據(jù)實際情況承擔，如因使用人員個人原因造成物品損壞的，維修費用由使用人員自行承擔。（三）報廢管理1.私人公用物品達到規(guī)定的使用年限或因損壞無法修復等原因需要報廢時，使用人員應填寫《私人公用物品報廢申請表》，提交相關證明材料。2.部門負責人對報廢申請進行審核，報上級領導審批后，由公司/組織統(tǒng)一進行報廢處理。3.報廢物品應按照相關規(guī)定進行妥善處置，如變賣、回收等，處置收入應及時上繳公司/組織財務部門。八、歸還管理（一）歸還期限1.使用人員在完成工作任務后，應按照規(guī)定的歸還期限及時將私人公用物品歸還倉庫。2.如需延長使用期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，否則按逾期歸還處理。（二）歸還檢查1.倉庫管理人員在接收歸還的私人公用物品時，應按照臺賬記錄進行仔細檢查，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)物品存在損壞或缺失，使用人員應說明原因，并按照規(guī)定進行賠償。（三）歸還記錄倉庫管理人員對物品的歸還情況進行記錄，更新臺賬信息，確保物品歸還流程清晰可查。九、賠償管理（一）賠償情形1.因使用人員個人原因造成私人公用物品丟失、損壞的，使用人員應按照物品的購置價格或折舊后的價值進行賠償。2.轉(zhuǎn)借他人或挪作他用導致物品損壞或丟失的，由轉(zhuǎn)借人或挪用人承擔賠償責任。3.未按照規(guī)定的使用期限歸還物品，造成公司/組織損失的，應按照相關規(guī)定進行賠償。（二）賠償方式1.賠償方式可采用現(xiàn)金賠償、實物賠償或從工資中扣除等方式，具體方式由公司/組織根據(jù)實際情況確定。2.對于因重大過失或故意造成物品損壞或丟失的，除進行賠償外，還將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設立專門的監(jiān)督小組，定期對私人公用物品的管理情況進行檢查，重點檢查采購、登記、領用、使用、維護、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.監(jiān)督小組可通過查閱臺賬、實地檢查、詢問使用人員等方式進行監(jiān)督檢查，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）員工監(jiān)督鼓勵員工對私人公用物品管理