疫情物質管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織在疫情期間物資的管理，確保物資的合理采購、儲存、調(diào)配和使用，保障公司/組織的正常運轉以及員工的健康安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有與疫情防控相關物資的管理活動，包括但不限于防護用品（口罩、防護服、護目鏡等）、消毒用品（酒精、消毒液等）、檢測試劑、醫(yī)療設備及其他相關物資。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導原則：在公司/組織疫情防控領導小組的統(tǒng)一領導下，明確各部門職責，協(xié)同做好物資管理工作。2.保障需求原則：根據(jù)疫情防控實際需求，優(yōu)先保障一線防控人員、重點崗位人員的物資供應，確保物資滿足疫情防控工作需要。3.科學管理原則：運用科學的管理方法和手段，合理規(guī)劃物資采購、儲備和使用，提高物資管理效率。4.規(guī)范透明原則：物資管理過程嚴格遵循相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，做到流程規(guī)范、賬目清晰、信息透明，接受監(jiān)督檢查。二、職責分工（一）疫情防控領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織疫情防控物資管理工作，制定物資管理政策和決策，審核物資采購計劃和預算，協(xié)調(diào)解決物資管理過程中的重大問題。（二）物資管理部門1.負責制定物資管理制度和流程，明確物資管理各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和要求。2.組織編制物資采購計劃，根據(jù)疫情防控需求和庫存情況，合理確定采購品種、數(shù)量和時間，確保物資及時供應。3.負責物資的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，跟蹤采購進度，確保物資質量和交付期。4.建立物資庫存管理制度，定期盤點物資庫存，掌握物資出入庫動態(tài)，及時更新庫存信息，做到賬實相符。5.負責物資的調(diào)配和發(fā)放工作，根據(jù)各部門需求，按照規(guī)定的流程和標準進行物資發(fā)放，確保物資合理使用。6.對物資管理過程進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，定期向上級匯報物資管理情況。（三）使用部門1.根據(jù)本部門疫情防控工作實際需要，向物資管理部門提出物資需求計劃，明確物資品種、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負責本部門領用物資的使用和管理，按照規(guī)定的用途和標準使用物資，不得擅自挪用或浪費。3.配合物資管理部門做好物資盤點和清查工作，如實提供物資使用情況和庫存信息。（四）財務部門1.負責審核物資采購預算，確保資金合理安排和使用。2.對物資采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的財務收支進行核算和監(jiān)督，確保賬目清晰、合規(guī)。3.協(xié)助物資管理部門做好物資成本控制和效益分析工作。三、物資采購（一）采購計劃制定1.物資管理部門應定期收集各使用部門的物資需求信息，結合疫情防控形勢和公司/組織實際情況，綜合考慮物資庫存、消耗規(guī)律、市場供應等因素，制定物資采購計劃。2.采購計劃應明確物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調(diào)整。3.對于緊急采購需求，使用部門應及時向物資管理部門提出申請，物資管理部門審核后報疫情防控領導小組批準，優(yōu)先安排采購。（二）供應商選擇1.物資管理部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、資質齊全、生產(chǎn)能力和供應能力較強的供應商作為物資采購對象。2.對新供應商進行考察評估，包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面，確保供應商能夠滿足公司/組織的物資采購需求。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款，確保采購過程合法合規(guī)。（三）采購實施1.物資管理部門根據(jù)采購計劃和選定的供應商，及時下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量到貨。2.在采購過程中，如遇供應商無法按時交貨、物資質量問題等情況，物資管理部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的解決措施，如催貨、換貨、退貨等，確保公司/組織的利益不受損失。3.對于進口物資，應按照國家相關法律法規(guī)和海關規(guī)定辦理報關、檢驗檢疫等手續(xù)，確保物資合法合規(guī)進入公司/組織。四、物資儲存（一）儲存場所管理1.設立專門的物資儲存場所，確保儲存場所安全、通風、干燥、清潔，符合物資儲存要求。2.對儲存場所進行分類分區(qū)管理，根據(jù)物資的性質、用途、規(guī)格等因素，合理劃分儲存區(qū)域，設置明顯的標識牌，便于物資的存放和查找。3.配備必要的消防、安全設施設備，如滅火器、消防栓、煙霧報警器、防盜門窗等，定期進行檢查和維護，確保設施設備完好有效。（二）物資入庫管理1.物資到貨后，物資管理部門應組織相關人員按照采購合同和質量標準進行驗收，核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量等信息，確保物資符合要求。2.驗收合格的物資應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應商等信息，并由驗收人員、倉庫管理人員簽字確認。3.對驗收不合格的物資，應及時與供應商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)，并做好記錄。（三）物資庫存管理1.倉庫管理人員應按照物資儲存要求，對物資進行分類存放，做到整齊有序、便于管理。2.建立物資庫存臺賬，詳細記錄物資的出入庫時間、品種、規(guī)格、數(shù)量、領用部門等信息，定期進行盤點核對，確保賬實相符。3.定期對物資庫存進行檢查，查看物資的質量狀況、儲存環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對過期、變質、損壞的物資進行清理報廢。4.根據(jù)物資的消耗規(guī)律和庫存情況，合理控制物資庫存水平，避免物資積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。五、物資調(diào)配與發(fā)放（一）調(diào)配原則1.優(yōu)先保障原則：優(yōu)先滿足一線防控人員、重點崗位人員的物資需求，確保疫情防控工作的順利開展。2.合理分配原則：根據(jù)各部門實際工作需要和物資庫存情況，合理調(diào)配物資，避免物資浪費和不合理占用。3.動態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)疫情防控形勢的變化和物資庫存情況，及時調(diào)整物資調(diào)配方案，確保物資供應與實際需求相匹配。（二）調(diào)配流程1.使用部門根據(jù)本部門疫情防控工作需要，填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交物資管理部門。2.物資管理部門審核領用申請表，根據(jù)庫存情況和調(diào)配原則進行審批，對于符合要求的申請予以批準，并安排物資發(fā)放。3.倉庫管理人員根據(jù)審批后的領用申請表，辦理物資出庫手續(xù)，填寫出庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門、領用時間等信息，并由領用人員簽字確認。4.物資管理部門定期對物資調(diào)配情況進行統(tǒng)計分析，掌握物資流向和使用情況，為物資采購和庫存管理提供參考依據(jù)。（三）特殊情況處理1.在疫情防控緊急情況下，物資管理部門可根據(jù)疫情防控領導小組的指示，采取特事特辦的方式，優(yōu)先保障急需物資的調(diào)配和發(fā)放，但事后應及時補辦相關手續(xù)。2.對于因工作需要跨部門調(diào)配物資的情況，物資管理部門應做好協(xié)調(diào)溝通工作，確保物資調(diào)配順暢。六、物資使用與監(jiān)督（一）使用要求1.使用部門應按照規(guī)定的用途和標準使用物資，不得擅自改變物資用途或挪作他用。2.加強對物資使用過程的管理，確保物資使用安全、有效，避免浪費和濫用現(xiàn)象的發(fā)生。3.對于一次性使用的物資，使用后應按照相關規(guī)定進行妥善處理，防止二次污染。（二）監(jiān)督檢查1.物資管理部門定期對物資使用情況進行監(jiān)督檢查，查看物資是否按照規(guī)定的用途和標準使用，是否存在浪費、挪用等現(xiàn)象。2.財務部門對物資采購、使用等環(huán)節(jié)的費用支出進行審核監(jiān)督，確保費用支出合理合規(guī)。3.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對物資管理工作進行審計，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、物資采購、儲存、調(diào)配、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（三）違規(guī)處理1.對于違反物資管理規(guī)定，擅自挪用、浪費物資的部門或個人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于因違規(guī)行為導致公司/組織利益受損的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。七、物資盤點與清查（一）盤點計劃制定1.物資管理部門應定期制定物資盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員、方法等內(nèi)容。2.盤點計劃應根據(jù)物資管理實際情況和公司/組織要求進行安排，一般每月或每季度進行一次全面盤點，特殊情況下可隨時進行盤點。（二）盤點實施1.成立盤點小組，由物資管理部門、財務部門、使用部門等相關人員組成，負責具體的盤點工作。2.盤點人員按照盤點計劃和規(guī)定的方法，對物資進行逐一清點，記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、質量等信息。3.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行記錄。（三）清查結果處理1.盤點結束后，盤點小組應編制物資盤點報告，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等內(nèi)容。2.對于盤盈的物資，應查明原因，按照規(guī)定辦理入賬手續(xù)；對于盤虧的物資，應查明原因，屬于正常損耗的，按照規(guī)定進行核銷，屬于人為原因造成的，應追究相關責任人的責任。3.根據(jù)物資盤點結果，對物資庫存管理進行總結分析，查找存在的問題和不足，及時采取改進措施，完善物資管理制度和流程。八、信息管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)1.物資管理部門應建立物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、庫存、調(diào)配、發(fā)放等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠實時反映物資庫存動態(tài)和使用情況，為物資管理決策提供數(shù)