煙草合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司煙草合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在煙草業(yè)務(wù)活動中簽訂的各類合同，包括但不限于煙草種植收購合同、煙草銷售合同、煙草物資采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)政策，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則確定各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害對方利益。3.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風險防范原則加強合同風險管理，對合同簽訂、履行過程中的風險進行識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。（四）職責分工1.公司合同管理部門負責合同管理制度的制定、修訂和解釋；對合同簽訂、履行、變更、解除等過程進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；參與重大合同的談判、起草、審核等工作；負責合同檔案的管理。2.業(yè)務(wù)部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作；配合合同管理部門對合同進行審核、監(jiān)督和檢查；及時向合同管理部門報送合同履行情況等相關(guān)信息。3.法務(wù)部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議；參與重大合同的談判、起草等工作；處理合同糾紛等法律事務(wù)。4.財務(wù)部門負責對合同涉及的資金收付進行審核和監(jiān)督；參與合同的成本核算和預(yù)算控制等工作。二、合同簽訂（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格進行審查，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.審查內(nèi)容包括：對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照是否齊全、有效；對方的經(jīng)營范圍是否符合合同約定；對方的法定代表人或授權(quán)代表的身份是否真實、有效等。（二）合同文本起草1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門負責起草。起草合同應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義條款。2.合同文本應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的基本信息；合同標的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等要求；價格及付款方式；履行期限、地點和方式；違約責任；爭議解決方式等。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進行初審。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、完整性、準確性等方面進行審核，并提出修改意見。2.初審?fù)ㄟ^后，合同文本應(yīng)提交法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)重點審查合同是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風險，并出具法律審查意見。3.合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，組織業(yè)務(wù)部門對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人、合同管理部門負責人、法務(wù)部門負責人簽字確認后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門負責與合同對方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。2.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方在合同上簽字、蓋章，并留存對方簽字、蓋章的原件。合同一式多份，應(yīng)根據(jù)需要分送相關(guān)部門存檔。三、合同履行（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點和責任人。2.履行計劃應(yīng)報合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)定期對履行計劃的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。（二）履行過程跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計劃組織實施合同履行工作，并及時跟蹤合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或風險，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向合同管理部門報告。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。對重大合同的履行情況，合同管理部門應(yīng)進行重點跟蹤和監(jiān)控。（三）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進行審核和審批，并報合同管理部門備案。（四）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進行審核和審批，并報合同管理部門備案。合同解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同結(jié)算（一）結(jié)算依據(jù)審核1.財務(wù)部門在辦理合同結(jié)算前，應(yīng)審核合同結(jié)算的依據(jù)是否充分，包括合同約定的結(jié)算條款、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同履行情況及結(jié)算所需的相關(guān)資料，確保結(jié)算工作的順利進行。（二）結(jié)算流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同履行情況，填寫合同結(jié)算申請單，并附上相關(guān)結(jié)算依據(jù)，報部門負責人審核簽字。2.部門負責人審核通過后，合同結(jié)算申請單提交財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核結(jié)算金額是否準確、結(jié)算方式是否符合合同約定等。3.財務(wù)部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式辦理付款手續(xù)。（三）發(fā)票管理1.合同對方應(yīng)按照合同約定及時開具發(fā)票。業(yè)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進行審核，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。2.發(fā)票審核無誤后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票提交財務(wù)部門進行入賬處理。財務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對發(fā)票進行管理，確保發(fā)票的真實性和合法性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，并移交合同管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如履行計劃、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、發(fā)票等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理歸檔，并移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的合同檔案進行整理、分類和編號。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料，確保檔案資料的完整性和準確性。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限的要求進行分類保管，定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案資料的安全和完整。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在合同管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負責人批準。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識和風險防范意識，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)資料。合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門負責與合同對方進行談判、協(xié)商，必要時可委托律師事務(wù)所等專業(yè)機構(gòu)代理訴訟或仲裁等法律事務(wù)。4.糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況，確保糾紛得到妥善處理。七、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對公司合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）責任追究1.對違反本