方山印章管理辦法一、總則（一）目的為加強方山印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司/組織的正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及所屬全資、控股子公司等涉及使用方山印章的所有單位和個人。（三）定義1.方山印章：指公司/組織擁有的，以方山為名稱或標識的各類印章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。2.印章使用：指在各類文件、合同、協(xié)議、報表、信函、證明等材料上加蓋方山印章的行為。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定。2.專人負責原則：明確專人負責印章的保管和使用，確保責任落實到人。3.審批規(guī)范原則：建立嚴格的印章使用審批制度，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。4.安全保密原則：采取有效措施確保印章的安全，防止印章被盜用、冒用或丟失，嚴格保密印章使用情況。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門提出印章刻制申請，填寫《方山印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司/組織領導審批。2.審批通過后，由公司/組織指定的專人負責聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制?？讨茊挝槐仨殗栏癜凑展膊块T規(guī)定的程序和要求進行操作，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，由專人負責領取，并與刻制單位辦理交接手續(xù)，同時對印章進行仔細核對，檢查印章的文字、圖案、規(guī)格等是否與申請內(nèi)容一致，確認無誤后在《印章交接登記表》上簽字。（二）印章啟用1.新印章啟用前，必須在公司/組織內(nèi)部進行正式發(fā)文公布，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、保管人等信息。2.由專人負責將新印章的印模留存一份，作為印章使用的樣本備案，并將印模與《印章交接登記表》一并歸檔保存。3.新印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止，由專人負責收回并妥善保管，按照公司/組織規(guī)定進行銷毀處理。三、印章的保管（一）保管人員1.公司/組織根據(jù)印章的種類和使用范圍，指定專人負責印章的保管。保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章保管人員應保持相對穩(wěn)定，如因工作需要進行調(diào)整，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。（二）保管方式1.行政公章、合同專用章、財務專用章等重要印章應實行專人專柜保管，確保印章存放安全。2.印章保管人員不得將印章隨意帶出辦公場所，如因特殊情況需要攜帶外出，必須經(jīng)公司/組織領導批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，同時采取必要的安全措施，確保印章安全。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完好，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或字跡不清等情況，應及時報告并申請更換。（三）保管環(huán)境1.印章保管場所應具備安全防范設施，如防盜門、保險柜、監(jiān)控設備等，確保印章存放環(huán)境安全可靠。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，避免印章受潮、生銹或損壞。四、印章的使用（一）使用范圍1.行政公章用于公司/組織對外的正式文件、報告、信函、證明等材料的簽署；對內(nèi)的重要文件、通知、決議等材料的發(fā)布。2.合同專用章用于公司/組織簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等法律文件。3.財務專用章用于公司/組織的財務收支、結(jié)算、報銷等相關(guān)業(yè)務。4.法定代表人章用于公司/組織特定的財務、法律等業(yè)務，如支票簽署、授權(quán)委托書等。5.其他印章按照公司/組織規(guī)定的使用范圍進行使用。（二）使用流程1.申請：使用方山印章的部門或個人應填寫《方山印章使用申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、文號、份數(shù)、使用部門、申請人等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，按照公司/組織規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。一般事項由部門負責人審批；重要事項由公司/組織領導審批；涉及重大經(jīng)濟合同、法律文件等事項，還需經(jīng)過相關(guān)專業(yè)部門或法律顧問審核后，報公司/組織領導審批。3.用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《方山印章使用申請表》后，仔細核對申請內(nèi)容與審批意見是否一致，確認無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《方山印章使用登記表》上記錄用印時間、文件名稱、文號、份數(shù)、申請人等信息。4.登記：用印完畢后，印章保管人員應及時將《方山印章使用申請表》和《方山印章使用登記表》進行歸檔保存，以便日后查閱和追溯。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即使用印章，但無法按照正常審批流程進行審批時，使用部門或個人應電話請示公司/組織領導同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及多個部門或需要多枚印章同時使用的文件，應分別按照規(guī)定的審批流程進行審批，并在文件上加蓋相應的印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用原因1.因公司/組織名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務范圍變化等原因，原印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用等情況，需要停用印章。（二）停用程序1.由相關(guān)部門提出印章停用申請，填寫《方山印章停用申請表》，詳細說明停用原因、印章名稱、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司/組織領導審批。2.審批通過后，由專人負責收回停用印章，并在《印章交接登記表》上注明停用日期和原因。3.公司/組織應及時發(fā)文公布印章停用信息，通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章。（三）銷毀程序1.對于停用的印章，由專人負責按照公司/組織規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應填寫《方山印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司/組織領導審批。2.審批通過后，由專人負責組織銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。3.在銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并在《方山印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。銷毀完成后，監(jiān)督人、銷毀人應在登記表上簽字確認。4.銷毀后的《方山印章銷毀申請表》和《方山印章銷毀登記表》應歸檔保存，以備查考。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設立專門的印章管理監(jiān)督部門，負責對印章的刻制、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、啟用、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.印章使用審批手續(xù)的完備性，是否存在未經(jīng)審批擅自使用印章的情況。3.印章保管人員的履職情況，是否嚴格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。4.印章使用登記記錄的完整性和準確性，是否及時、詳細記錄印章使用情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門定期對印章管理情況進行全面檢查，檢查周期一般為每季度一次。2.不定期抽查：監(jiān)督部門不定期對印章使用情況進行抽查，重點檢查重要文件、合同等用印情況。3.專項檢查：針對印章管理中的突出問題或重要事項，開展專項檢查，確保印章管理規(guī)范、安全。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應及時下達《印章管理問題整改通知書》，要求責任部門或個人限期整改。2.責任部門或個人應認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報告監(jiān)督部門。3.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對責任部門或個人進行嚴肅處理，包括批