檔案查閱管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案查閱管理，確保檔案的安全與完整，保障公司和相關(guān)人員的合法權(quán)益，規(guī)范檔案查閱行為，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人查閱公司檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱的流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案查閱范圍（一）公司內(nèi)部人員查閱范圍1.因工作需要，涉及公司日常運營、項目管理、財務(wù)管理、人力資源管理等方面的檔案資料。2.為解決工作中的問題，查閱相關(guān)業(yè)務(wù)流程、政策文件、會議紀(jì)要等檔案。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱特定項目或業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專項檔案。（二）外部單位查閱范圍1.與公司有業(yè)務(wù)合作關(guān)系的單位，因合同執(zhí)行、項目對接等需要，查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。2.政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等依法依規(guī)要求查閱公司檔案的情況。3.律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)，因公司委托的專項事務(wù)，查閱相關(guān)檔案資料，但需提前經(jīng)過公司相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、檔案查閱流程（一）內(nèi)部人員查閱流程1.提出申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、所需檔案名稱及內(nèi)容等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需求，審核申請的合理性，如同意查閱，在申請表上簽署意見并簽字。3.檔案部門審核：查閱人持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的申請表到檔案部門，檔案部門對申請進(jìn)行再次審核，確認(rèn)查閱范圍是否符合規(guī)定，申請手續(xù)是否齊全。審核通過后，在申請表上加蓋檔案部門印章。4.查閱檔案：查閱人憑加蓋檔案部門印章的申請表到檔案庫房或指定地點查閱檔案。檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性后，在申請表上注明歸還情況并簽字。（二）外部單位查閱流程1.提前申請：外部單位查閱公司檔案，需提前向公司相關(guān)部門提交書面申請，說明查閱目的、查閱人員名單、查閱時間等詳細(xì)信息，并提交相關(guān)證明文件（如單位介紹信、授權(quán)委托書等）。2.公司相關(guān)部門審核：公司對口業(yè)務(wù)部門收到申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，評估查閱需求的合理性和必要性。如涉及重要檔案或敏感信息，需征求公司其他相關(guān)部門意見。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核情況，對外部單位查閱申請進(jìn)行審批。審批通過后，通知檔案部門做好接待準(zhǔn)備。4.檔案部門接待：檔案部門收到領(lǐng)導(dǎo)審批通過的通知后，安排專人負(fù)責(zé)接待外部查閱人員。查閱人員需攜帶有效身份證件，在檔案部門指定地點查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱方式。5.查閱記錄與反饋：檔案管理人員對外部單位查閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱及內(nèi)容等。查閱結(jié)束后，及時將查閱情況反饋給公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門。四、檔案查閱要求（一）查閱人員要求1.查閱人員必須是經(jīng)過授權(quán)的公司內(nèi)部人員或符合規(guī)定的外部單位人員。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱公司檔案。2.查閱人員應(yīng)遵守公司的各項規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。3.查閱人員在查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員正常工作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（二）查閱場所要求1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)在檔案部門指定的查閱室進(jìn)行。查閱室應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備等，確保查閱環(huán)境適宜。2.外部單位查閱檔案一般應(yīng)在公司檔案部門指定的專門接待場所進(jìn)行。如因特殊情況需要在其他地點查閱，需經(jīng)公司檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的安全保密措施。（三）查閱時間要求1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)提前預(yù)約查閱時間，檔案部門根據(jù)工作安排合理確定查閱日期和時間段。查閱人員應(yīng)按照預(yù)約時間準(zhǔn)時到達(dá)查閱地點，如因特殊情況需要變更查閱時間，應(yīng)提前通知檔案部門。2.外部單位查閱檔案的時間應(yīng)根據(jù)公司的工作安排和檔案部門的接待能力合理確定。查閱時間一般應(yīng)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，如需延長查閱時間，應(yīng)提前向檔案部門提出申請并獲得批準(zhǔn)。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任。在檔案查閱過程中，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的公司檔案信息予以保密，不得擅自傳播、使用或泄露給第三方。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用專門的復(fù)印設(shè)備和紙張，并對復(fù)印件和摘錄件進(jìn)行妥善保管。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露相關(guān)信息。六、檔案查閱登記與統(tǒng)計（一）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門或單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱方式（如原件查閱、復(fù)印、摘錄等）、歸還日期等信息。2.查閱登記應(yīng)使用統(tǒng)一的《檔案查閱登記表》，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。登記表應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。（二）查閱統(tǒng)計1.檔案部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內(nèi)容包括查閱檔案的種類、數(shù)量、查閱人員分布、查閱目的分類等。2.通過查閱統(tǒng)計，了解公司檔案的利用情況和需求趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。查閱統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成報告，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案部門負(fù)責(zé)對檔案查閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查查閱人員是否遵守查閱流程和查閱要求，檔案管理人員是否履行職責(zé)，確保檔案查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.檔案部門應(yīng)定期對檔案查閱登記情況進(jìn)行核對，檢查登記信息是否準(zhǔn)確、完整，防止出現(xiàn)漏登、錯登等情況。（二）外部監(jiān)督1.對于涉及外部單位查閱公司檔案的情況，公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對查閱過程的跟蹤和監(jiān)督，確保外部查閱人員嚴(yán)格按照規(guī)定查閱檔案，不發(fā)生違規(guī)行為。2.公司審計部門有權(quán)對檔案查閱管理情況進(jìn)行審計檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員及時整改。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人員未經(jīng)授權(quán)擅自查閱公司檔案。2.查閱人員違反查閱要求，如在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案，擅自擴(kuò)大查閱范圍，泄露檔案信息等。3.檔案管理人員未履行職責(zé)，如未按規(guī)定審核查閱申請，未對查閱過程進(jìn)行有效監(jiān)督，未妥善保管查閱登記資料等。（二）處理措施1.對于違規(guī)查閱檔案的內(nèi)部人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理措施。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對于違規(guī)查閱檔案的外部單位，公司將視情節(jié)輕重采取暫停業(yè)務(wù)合作、終止合作關(guān)系、追究法律責(zé)任等措施。同時，要求外部單位對違規(guī)行為進(jìn)行整改，并賠償公司因此遭受的損失。3.對于檔案管理人員的違規(guī)行為，公司將視