核對(duì)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）檔案定義本辦法所指檔案是公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)助綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.配合綜合管理部門開展檔案鑒定、清查等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱登記等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。2.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等文件材料。4.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司技術(shù)檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目文件、技術(shù)圖紙、工藝文件等。7.公司設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。8.公司行政檔案，包括辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄、辦公場(chǎng)所租賃協(xié)議等。9.公司對(duì)外宣傳資料、榮譽(yù)證書等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其真實(shí)性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的基本要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等，確保檔案存放環(huán)境符合要求。3.建立庫(kù)房管理制度，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保護(hù)1.采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄露，如對(duì)重要檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制檔案查閱權(quán)限等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.考慮檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、重要程度等因素。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改或損毀檔案。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員提供有效證件，并按照規(guī)定繳納借閱押金。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，不得擅自更改檔案信息。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和真實(shí)性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、編目、檢索、借閱等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的