檔案專項管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。公司設(shè)立綜合檔案室，負責(zé)集中管理公司各類檔案。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)嚴格把關(guān)，確保檔案的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項活動的全過程，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的記錄。檔案管理人員應(yīng)及時收集、整理各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。檔案管理人員應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的安全保管。（四）定義1.檔案指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.歸檔指各部門將在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，按照規(guī)定的時間、范圍和要求，移交公司綜合檔案室集中管理的過程。3.檔案利用指公司內(nèi)部人員因工作需要，按照規(guī)定的程序和手續(xù)，查閱、借閱、復(fù)制檔案的活動。二、檔案管理職責(zé)（一）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。2.定期聽取檔案工作匯報，研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的開展提供必要的人力、物力和財力支持。（二）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、檢索等工作，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.負責(zé)對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.負責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。7.負責(zé)公司檔案的數(shù)字化工作，推進檔案資源的共享和利用。8.負責(zé)與上級檔案管理部門和其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.指定專人負責(zé)本部門檔案的日常管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交公司綜合檔案室。3.在工作中積極配合公司綜合檔案室的檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、合同協(xié)議、工作計劃、工作總結(jié)等。2.科技檔案公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的具有保存價值的各種技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、實驗報告、技術(shù)總結(jié)等。3.會計檔案公司在財務(wù)管理活動中形成的具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案公司員工的個人檔案，包括員工履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動合同、考核鑒定、獎懲情況等。5.聲像檔案公司在各項活動中形成的具有保存價值的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.其他檔案公司在其他活動中形成的具有保存價值的各種檔案，如實物檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負責(zé)本部門檔案的收集工作。檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、準確、全面的原則，確保檔案的真實性和可靠性。檔案收集責(zé)任人應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容，確保檔案信息的準確無誤。3.對重要的檔案資料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進行備份，確保檔案的安全性。備份檔案應(yīng)與原件一同移交公司綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標準。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，編制項目檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照檔案內(nèi)容的分類標準進行分類整理，建立人事檔案索引。5.聲像檔案按照時間、內(nèi)容等進行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。6.其他檔案根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的整理方法進行整理。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確把握檔案的價值。3.嚴格按照國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定進行鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。檔案鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等，確定檔案的保存價值。2.統(tǒng)計分析法對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進行統(tǒng)計分析，了解檔案的整體情況，為檔案鑒定提供參考依據(jù)。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放索引，注明檔案的類別、保管期限、存放位置等信息。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲。備份電子檔案應(yīng)與原電子檔案分開存放，異地保管。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項業(yè)務(wù)活動提供檔案信息支持。3.確保安全原則檔案利用應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合檔案室查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供的信息，及時準確地提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱檔案公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合檔案室負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)將檔案借給借閱人，并做好借閱登記工作。借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案公司內(nèi)部人員復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合檔案室負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。（四）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用應(yīng)在公司綜合檔案室內(nèi)進行，如需帶出公司，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換檔案材料。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。3.檔案的銷毀情況。（二）統(tǒng)計要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行統(tǒng)計，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。2.統(tǒng)計報表應(yīng)按照國家有關(guān)檔案統(tǒng)計報表制度的要求編制，報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（三）移交規(guī)定1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交公司綜合檔案室。移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.公司綜合檔案室應(yīng)定期對接收的檔案進行核對和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.對已超過保管期限的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確無保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由檔案鑒定小組成員簽字確認。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和規(guī)范化。2.實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系