檔案管理辦法發(fā)文一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效的支持和服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類(lèi)檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ殉^(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。7.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司/組織檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；會(huì)議文件、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)；人事檔案、勞動(dòng)合同；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；行政公文、信函等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購(gòu)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案。具體包括業(yè)務(wù)合同、協(xié)議；市場(chǎng)調(diào)研資料；生產(chǎn)計(jì)劃、報(bào)表；質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；技術(shù)圖紙、資料；采購(gòu)訂單、發(fā)票；財(cái)務(wù)憑證、賬簿等。3.項(xiàng)目檔案針對(duì)公司/組織承擔(dān)的各類(lèi)項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案。包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告；項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、圖紙；項(xiàng)目招投標(biāo)文件；項(xiàng)目施工過(guò)程中的各類(lèi)文件、資料；項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.客戶(hù)檔案記錄與公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶(hù)信息，包括客戶(hù)基本資料、業(yè)務(wù)合作記錄、客戶(hù)反饋等。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、工程建設(shè)等情況的檔案。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)的各類(lèi)檔案，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則，采用層次編碼法進(jìn)行編制。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類(lèi)檔案編號(hào)：AD+年份+流水號(hào)其中，AD為行政管理類(lèi)檔案的英文縮寫(xiě)，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該類(lèi)檔案在當(dāng)年的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，每個(gè)業(yè)務(wù)類(lèi)別采用兩位字母縮寫(xiě)表示。例如，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)檔案編號(hào)為MK，生產(chǎn)管理類(lèi)檔案編號(hào)為PM，以此類(lèi)推。編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)類(lèi)別縮寫(xiě)+年份+流水號(hào)3.項(xiàng)目檔案編號(hào)：PJ+項(xiàng)目編號(hào)+年份+流水號(hào)其中，PJ為項(xiàng)目檔案的英文縮寫(xiě)，項(xiàng)目編號(hào)為公司/組織對(duì)項(xiàng)目的統(tǒng)一編號(hào)，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該項(xiàng)目檔案在當(dāng)年的順序號(hào)。4.客戶(hù)檔案編號(hào)：C+客戶(hù)編號(hào)+年份+流水號(hào)其中，C為客戶(hù)檔案的英文縮寫(xiě)，客戶(hù)編號(hào)為公司/組織對(duì)客戶(hù)的統(tǒng)一編號(hào)，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該客戶(hù)檔案在當(dāng)年的順序號(hào)。5.聲像檔案編號(hào)：AV+年份+流水號(hào)其中，AV為聲像檔案的英文縮寫(xiě)，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該聲像檔案在當(dāng)年的順序號(hào)。6.電子檔案編號(hào)：E+檔案類(lèi)別縮寫(xiě)+年份+流水號(hào)其中，E為電子檔案的英文縮寫(xiě)，檔案類(lèi)別縮寫(xiě)與上述各類(lèi)檔案編號(hào)中的縮寫(xiě)一致，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該電子檔案在當(dāng)年的順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門(mén)在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)形成的各類(lèi)文件、資料進(jìn)行分類(lèi)整理，定期移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)，并協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行整理和歸檔。4.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司/組織檔案資料全部移交檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固；對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.按照檔案保管期限的要求，將檔案分別裝入不同的檔案盒或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并在檔案盒或存儲(chǔ)介質(zhì)上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、題名等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和利用價(jià)值等因素確定。1.永久保管的檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；重要會(huì)議文件、紀(jì)要；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；涉及公司/組織重大權(quán)益、重要資產(chǎn)的文件；其他具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管的檔案一般行政管理文件、資料，保管期限為3年至10年；業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案，保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般為5年至30年；項(xiàng)目檔案，保管期限自項(xiàng)目結(jié)束后計(jì)算，一般為10年至30年；客戶(hù)檔案，保管期限根據(jù)與客戶(hù)的業(yè)務(wù)往來(lái)情況確定，一般為3年至15年；聲像檔案，保管期限根據(jù)其記錄內(nèi)容的重要性確定，一般為5年至30年；電子檔案，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步保管，保管期限相同。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.根據(jù)檔案保管期限的變化，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整和鑒定，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查詢(xún)和管理。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定同意后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢(xún)檔案信息，確定檔案的存放位置。2.檔案管理人員將檔案取出，交查閱人員查閱，并在旁進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人員如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行摘抄、復(fù)制。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明出處和日期。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，將檔案歸還原位。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各部門(mén)及員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等信息，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。3.根據(jù)公司/組織發(fā)展的需要，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等，為公司/組織的決策和管理提供支持。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.將檔案管理信息系統(tǒng)與公司/組織辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。3.推進(jìn)檔案數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化整合和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的信息化設(shè)備和軟件，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案管理軟件等，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，規(guī)范檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，滿(mǎn)足公司/組織檔案管理工作的需要。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和有效性等，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)檔案管理