樣品出借管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品出借管理，規(guī)范樣品出借行為，確保樣品安全、完整，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及樣品出借的部門和個人。（三）基本原則1.合法性原則：樣品出借行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.安全性原則：確保出借樣品在出借期間的安全，避免損壞、丟失等情況發(fā)生。3.可控性原則：對樣品出借的全過程進行有效控制，包括出借申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)。4.有償性原則：根據(jù)實際情況，對部分出借樣品可收取一定的費用。二、樣品定義及分類（一）樣品定義本辦法所稱樣品，是指公司用于展示、測試、研發(fā)、銷售等目的而留存的各類產(chǎn)品、材料、零部件等實物。（二）樣品分類1.按用途分類：展示樣品：用于公司展廳、展會等場所展示公司產(chǎn)品形象的樣品。測試樣品：用于產(chǎn)品性能測試、質(zhì)量檢驗等目的的樣品。研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進等過程中的樣品。銷售樣品：供客戶試用、體驗，促進銷售的樣品。2.按價值分類：高價值樣品：價值較高，對公司資產(chǎn)有重要影響的樣品。一般價值樣品：價值相對較低的樣品。三、出借申請與審批（一）申請流程1.出借部門或個人需填寫《樣品出借申請表》，詳細注明出借樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、出借原因、預計出借期限、歸還日期等信息。2.對于高價值樣品或重要樣品的出借申請，需附上詳細的出借用途說明及風險評估報告。3.將填寫完整的申請表提交至本部門負責人審核。（二）部門負責人審核1.部門負責人對出借申請的必要性、合理性進行審核。2.檢查申請表中各項信息是否準確、完整。3.評估出借樣品可能存在的風險，并提出相應(yīng)的意見。4.若審核通過，在申請表上簽字確認，并提交至樣品管理部門。（三）樣品管理部門審批1.樣品管理部門收到申請表后，對出借樣品的庫存情況進行核實。2.審查出借申請是否符合公司相關(guān)規(guī)定和流程。3.對于涉及多個部門的樣品出借申請，組織相關(guān)部門進行會審。4.根據(jù)審核和會審結(jié)果，做出審批決定。若審批通過，在申請表上簽字蓋章，并將申請表返回出借部門或個人；若審批不通過，需說明原因。（四）特殊情況處理1.如遇緊急出借情況，無法按照正常流程進行申請和審批時，出借部門或個人應(yīng)及時向樣品管理部門和公司領(lǐng)導報告。經(jīng)公司領(lǐng)導同意后，可先出借樣品，但需在事后補辦相關(guān)手續(xù)。2.對于出借期限較長或出借數(shù)量較大的樣品出借申請，樣品管理部門可組織相關(guān)人員進行實地考察或評估，確保出借行為的安全性和可控性。四、出借協(xié)議簽訂（一）協(xié)議簽訂原則1.所有樣品出借均需簽訂書面出借協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.出借協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容應(yīng)詳細、具體、明確。（二）協(xié)議內(nèi)容1.出借雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.出借樣品的詳細信息，如名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等。3.出借原因、出借期限、歸還日期及地點。4.出借樣品的使用范圍、使用方式及注意事項。5.出借樣品的保管責任，包括保管方式、保管地點、安全防范措施等。6.出借樣品的損壞、丟失賠償責任及方式。7.出借費用的金額、支付方式及支付時間（如有）。8.違約責任及爭議解決方式。（三）協(xié)議簽訂流程1.出借部門或個人在收到樣品管理部門的審批通過通知后，與借用方協(xié)商起草出借協(xié)議。2.雙方對出借協(xié)議內(nèi)容進行審核確認，確保協(xié)議條款符合雙方意愿和公司規(guī)定。3.出借雙方在出借協(xié)議上簽字蓋章。4.出借部門或個人將簽字蓋章后的出借協(xié)議副本提交至樣品管理部門備案。五、樣品交付與接收（一）交付準備1.出借部門或個人按照出借協(xié)議的要求，對出借樣品進行整理、包裝，確保樣品在運輸過程中不受損壞。2.對于有特殊要求的樣品，如需要特定的運輸條件、防護措施等，應(yīng)提前做好相應(yīng)的準備工作。（二）交付方式1.樣品交付可采用自行送達、委托快遞或物流等方式。2.若采用自行送達方式，出借部門或個人應(yīng)安排專人將樣品送至借用方指定地點，并辦理交接手續(xù)。3.若委托快遞或物流方式交付，出借部門或個人應(yīng)選擇具有良好信譽和服務(wù)質(zhì)量的快遞公司或物流公司，并確保樣品在運輸過程中的安全。同時，應(yīng)妥善保存快遞或物流憑證，作為樣品交付的依據(jù)。（三）接收確認1.借用方在收到出借樣品后，應(yīng)及時對樣品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即與出借部門或個人聯(lián)系，并在《樣品接收確認單》上注明。2.借用方確認樣品無誤后，在《樣品接收確認單》上簽字蓋章，并將確認單返回給出借部門或個人。3.出借部門或個人收到借用方的《樣品接收確認單》后，應(yīng)妥善保存，作為樣品已成功交付的證明。六、樣品保管與使用（一）保管責任1.借用方應(yīng)按照出借協(xié)議的約定，對出借樣品承擔保管責任。2.借用方應(yīng)將出借樣品存放在安全、適宜的場所，采取必要的防護措施，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.對于有特殊保管要求的樣品，借用方應(yīng)嚴格按照要求進行保管。（二）使用范圍與方式1.借用方應(yīng)嚴格按照出借協(xié)議約定的使用范圍和方式使用出借樣品，不得擅自改變樣品的用途或轉(zhuǎn)借他人。2.在使用出借樣品過程中，借用方應(yīng)遵守相關(guān)操作規(guī)程和安全規(guī)定，確保樣品的正常使用和安全。（三）定期檢查1.樣品管理部門應(yīng)定期對出借樣品的保管和使用情況進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括樣品的存放位置、保管狀況、使用記錄等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，樣品管理部門應(yīng)及時通知借用方進行整改，并跟蹤整改情況。七、樣品歸還（一）歸還通知1.在出借期限屆滿前，樣品管理部門應(yīng)提前通知借用方做好樣品歸還準備。2.借用方應(yīng)在歸還日期前，將出借樣品按照出借協(xié)議的要求歸還給出借部門或個人。（二）歸還驗收1.出借部門或個人在收到歸還樣品后，應(yīng)及時對樣品的數(shù)量、規(guī)格、外觀、性能等進行驗收。2.驗收內(nèi)容應(yīng)與出借時的狀況進行對比，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求借用方說明原因，并按照出借協(xié)議的約定進行處理。3.若驗收合格，出借部門或個人應(yīng)在《樣品歸還驗收單》上簽字蓋章，并將驗收單返回樣品管理部門。（三）費用結(jié)算（如有）1.對于涉及出借費用的樣品出借，出借部門或個人應(yīng)在樣品歸還后，與借用方進行費用結(jié)算。2.費用結(jié)算應(yīng)按照出借協(xié)議的約定進行，雙方核對無誤后，辦理相關(guān)支付手續(xù)。八、損壞、丟失賠償（一）賠償責任界定1.若借用方在借用期間因保管不善、使用不當?shù)仍驅(qū)е鲁鼋铇悠窊p壞、丟失的，借用方應(yīng)承擔賠償責任。2.若因不可抗力等不可預見、不可避免的原因?qū)е聵悠窊p壞、丟失的，借用方應(yīng)及時通知出借部門或個人，并提供相關(guān)證明，經(jīng)雙方協(xié)商后可酌情減輕或免除賠償責任。（二）賠償方式1.借用方應(yīng)按照出借協(xié)議的約定，以現(xiàn)金、實物或其他雙方認可的方式對損壞、丟失的樣品進行賠償。2.賠償金額應(yīng)根據(jù)樣品的原值、折舊情況、市場價格等因素進行確定。對于高價值樣品或難以確定價值的樣品，可委托專業(yè)評估機構(gòu)進行評估，以確定賠償金額。（三）賠償流程1.出借部門或個人發(fā)現(xiàn)樣品損壞、丟失后，應(yīng)及時通知借用方，并要求借用方在規(guī)定時間內(nèi)做出書面說明和賠償承諾。2.雙方就賠償事宜進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂賠償協(xié)議。3.借用方按照賠償協(xié)議的約定支付賠償款或交付賠償實物。4.出借部門或個人將賠償情況記錄在案，并反饋至樣品管理部門。九、監(jiān)督與處罰（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立樣品出借管理監(jiān)督小組，成員包括樣品管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組定期對樣品出借管理情況進行檢查和監(jiān)督，確保出借行為符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.任何部門和個人有權(quán)對樣品出借過程中的違規(guī)行為進行舉報，監(jiān)督小組應(yīng)及時受理并進行調(diào)查處理。（二）處罰措施1.對于違反本辦法規(guī)定的出借部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、暫停或取消樣品出借資格等。2.若因樣品出借違規(guī)