檔案集中管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，實現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案集中管理工作。（三）基本原則1.集中管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考依據(jù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，及時報送檔案工作情況。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供檔案查閱、借閱等相關(guān)服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司檔案的收集范圍包括：1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的會議文件、決議、紀(jì)要等。3.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。4.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如項目申報材料、可行性研究報告、設(shè)計方案、招投標(biāo)文件、驗收報告等。6.公司財務(wù)、審計、統(tǒng)計等工作中形成的報表、賬簿、憑證、審計報告等文件材料。7.公司人事管理工作中形成的員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等文件材料。8.公司行政管理工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、請示、報告、通知、函件等。9.公司宣傳、文化、工會等工作中形成的文件材料，如宣傳資料、活動記錄、榮譽(yù)證書等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整歸檔。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。4.電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲安全。（三）整理方法1.分類：檔案管理部門按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項目，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、編號順序等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。2.加強(qiáng)檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整與可讀。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處理能力。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。3.出具證明：公司外部單位因工作需要查閱公司檔案或要求出具檔案證明的，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或出具證明手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱或證明的內(nèi)容，如實提供相關(guān)檔案材料，并加蓋檔案管理部門印章。（二）利用要求1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案信息的安全與保密。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）時間、檔案名稱、查閱（借閱）目的等信息。3.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案材料，提高檔案利用效率。4.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地、辯證地分析檔案價值的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定工作小組對每一份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值和保管期限。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和利用情況，從而確定檔案的價值和保管期限。3.效益評估法：從檔案對公司工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的利用價值和保管期限，確保檔案的鑒定結(jié)果符合公司的實際需求。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)操作等工作流程，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工質(zhì)量管理，對檔案數(shù)字化加工過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份等工作。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容